浅议工程档案对工程结算的重要性赵冬雪

浅议工程档案对工程结算的重要性赵冬雪

赵冬雪

中交一公局集团北京凯通物资有限公司北京市101100

摘要：工程项目档案包含内容非常多，包括施工记录、施工工艺、设计图纸、经济签证、隐蔽签证、组织设计、材料价格、检测报告、设计变更等等内容。可以说工程档案包含了整个工程的所有信息，而这些信息多少都会与工程成本挂钩，从而对最终的工程结算造成极大的影响。工程档案就是让专业的档案人员收集工程信息资料，并对信息资料进行分析、跟踪、分类归档，最后编制成为结算书。工程档案管理会直接影响工程结算质量，也是衡量工程建设是否达标的重要标准，这就需要加强工程档案管理的认知，确保工程结算质量。

关键词：工程档案；工程结算；措施

引言

随着建设行业的蓬勃发展，行业信息数据呈爆炸式增长，通过档案管理能够将这些信息数据的价值充分发挥出来，因此可以说档案管理质量直接关系到建设工程项目的施工质量与建筑企业整体效益密切相关。建设工程档案是工程建设过程的真实记录和见证，其对工程后期竣工、验收、审计部门检查、改建、维护等方面都可以提供有价值的参考资料。因此，必须充分认识建设工程档案管理的重要性，并进行规范化管理。

一、建设工程档案管理的重要性

建设工程档案中的资料常常以文字、表格、图像以及声音等方式呈现，具有一定的储存价值。但是随着工程项目的增多，工程资料也不断增多。在工程前期包括的资料主要有任务书、上级批示的文件、招标文件、勘察文件、施工合同等。而在实际施工过程中涉及到的资料主要包括施工材料、验收材料以及关于质量的监督材料等。而在项目竣工之后，还会涉及到竣工图纸、工程结算材料等。一般情况来讲，这些材料都对施工过程进行了详细介绍，是较为真实、全面的材料内容，对工程的质量有重要影响。就当前社会中各个行业的材料管理来讲，档案管理具有一定的社会属性，并且在国家的相关部门中已经形成了一定的管理制度。但是无论从企业的方面来讲，还是从个人的方面来讲，档案管理的实施都能实现对社会价值的良好呈现，因此在进行档案管理的过程中，相关工作人员需要给予这方面内容充分重视。

二、加强工程档案管理，确保工程结算的措施

1、保证工程建设资料的完整性

工程立项到竣工结算整个过程中，都会生成工程资料，这些资料与工程结算有着直接关系。要求档案管理人员全面搜集这些资料信息，并按照时间流程进行排序、分类、装订、归档，档案资料必须要与工程实际相结合，避免出现脱节问题。同时，在档案信息分类过程中，要按照发生顺序进行编号处理，还需要编制目录、资料内容预览表，便于查找、修补。此外，针对工程档案资料编制竣工图，如果出现较大的工程变更需要重新画图。如果变更较小，需要在图纸上标注变更新内容，并将变更单与图纸装订到一起。在竣工资料结算报送时，除了要附送相关档案资料图纸外，还需要将工程造价资料装订成册一起报送，以便于查看结算材料是否完整。

2、确保全过程资料的有效性

施工全过程资料需要按照合同标准，并按照甲方要求办理手续，确保工程档案资料齐全，以及工程结算工作顺利进行。针对漏章、漏内容的情况，需要施工方补充完整的资料信息。同时，施工过程发生的资料必须要与工程实际符合，不同阶段的项目工程各项资料需要有技术人员、监理人员盖章确认之后再进行分类归档，否则要求相关工作人员补充，避免出现档案资料漏洞问题。

3、做好结算书编制工作

在保证相关资料完整之后，预算人员要依照程序标准编制结算书，结算书当中的项目需要严格按照施工流程进行编撰，这样可以避免出现漏项问题。在工程结算书编制完成之后，需要加强类似工程造价指标、含量指标的搜集工作，从而判定结算编制内容是否合理，尽可能一次性编制完成，并达到行业的结算标准。

4、关于档案管理工作的指导、协调、监督以及检查

从建设单位层面来讲，应当具备独立的档案管理部门，实现对建设工程项目资料归档工作进行专业化指导、协调，并将后期维护检查及监督工作做好。由于各方面客观因素的存在，当前建设工程档案管理部门中存在着较多兼职档案管理人员，为了提升这些档案员的工作能力，应当要求其积极参与工程项目例会，这样能够协调解决有关档案归档的问题，同时监督各类档案的实际状态，还可以组织一部分人员分阶段地对施工单位做好相关指导与检查。此外，还可以通过实体培训班、网上教学等方式进行授课，或者是要求建设工程档案管理人员到各个单位做现场讲解，主要针对规范制度、知识技术、法律法规等与档案业务有关的内容进行推广，从而为建设单位相关部门以及其他单位在档案装订、整理、归档等方面提供更加清晰的思路，以提升档案管理的效率与质量。

5、关于档案管理体制及工作程序的规范

在具体的施工过程中，建设工程项目档案需要实施的管理体制是统一集中领导、分级管理与负责，具体体现在如下方面：一是档案管理体系的规范与完善。建设工程项目档案管理应充分利用当前的档案管理网络，然后开展统一集中领导，并结合网络化分级管理、扁平化管理进行综合管理。随着对档案管理组织机构的调整，目前档案管理已经完成网络分层划分，下设档案管理网络人员、检查小组、督导小组、管理小组等，同时明确各小组的职责与责任，并与其绩效考核挂钩。二是监理单位档案管理体系的规范与完善。整体监控责任是由总监理工程师主要负责，同时还配有电气仪表、设备以及工艺安装、土建等不同领域的专业工程监理。通过综合巡视、检验、旁站等方式将监督工作有序完成，并形成全面系统的监理资料。三是施工单位档案管理体系的规范与完善。为了进一步提升所收集档案资料的准确性、完整性，要求建设工程项目施工单位设置“五部一室”，即“财务部、物资部、计划部、工程部、技术质量部+档案室”，由其对施工过程中所产生的资料进行全面收集与整理，然后通过“五部一室”保障建设工程项目资料的质量，即要让资料足够完整、客观、准确。

6、关于建设工程项目合同及最终结算方面的有效控制

相关单位在对施工协议以及其他有效合同进行签订的过程中，需做好文档资料收集、整理工作，还要对移交与变更方面提出明确要求。在对最终结算进行办理的过程中，则要由档案管理部门确认签字，随后再继续进行后期的付款工作。

7、最大限度保障规范措施的落实

首先，建设单位需要建立由内部档案管理部门、参建单位以及其他相关职能部门所组成的资料考核小组，其作用是定期对文件资料进行收集、累积、形成、整理等环节中所存在的归档责任制进行有效落实，以提升建设工程项目质量管理的力度。其次，需要进一步做好相关考核以及检查。最后，以考查结果为基本依据，并根据“责任制”的明确要求对相关人员进行奖励与惩罚。

结束语

综上所述，工程档案作为工程建设整个周期的数据证明，每一类材料都与工程造价有关，对工程结算有着直接影响，无论是施工技术档案、工程变更档案，还是材料质检档案、隐蔽工程档案，只要有一项出现了信息失真就会影响工程结算质量，这就需要加强档案的搜集与管理工作，确保档案信息的精准性，从而为工程结算奠定基础。

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