谈如何做好档案利用过程中的保密工作

谈如何做好档案利用过程中的保密工作

徐斌

徐斌（天津市规划局教育培训中心，天津300051）

摘要：探析如何做好档案开放利用中的保密工作和监督工作，进一步完善档案管理队伍建设。

关键词：档案；保密；监督；队伍建设

保密制度作为档案管理工作的首要制度，一直受到各级领导和档案管理人员的高度重视。但由于受到传统的保密观念影响，在日常工作中，档案工作普遍存在重保轻用、利用不足的现象，使得大批档案得不到充分利用，甚至有些利用价值很高的档案被长期束之高阁，变成了一堆废纸，造成档案的浪费；上、下级部门及相关单位不能及时了解情况，使档案得不到有效利用；同时档案管理人员的管理价值和工作成果也无法得到体现和认可。上述情况表明，档案部门和管理人员必须改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，发挥档案的服务作用势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。保密工作是档案保管利用工作的重要环节，是保证档案在利用过程中安全的必要手段，二者具有相辅相成、良性互动的关系。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

1做好档案开放利用中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在向社会开放档案的同时，应当做好相应的保密工作。

1.1要建立档案管理新制度。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容，以适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要。

（1）建立划定密期制度，以便届满自行解密。

（2）建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆室，以便及时掌握情况，做好变动的衔接工作。

（3）建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。

1.2做好档案的审查工作。审查工作是档案开放利用前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。通过初审、中审和终审各个环节，对开放期限内的档案逐件进行审查，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

1.3做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过３０年，机密级事项不超过２０年，秘密级事项不超过１０年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。过去，许多档案馆室，对其所保管的注有密级的档案，没有定期解密，影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”这也就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

1.4做好档案开放前的基础准备工作。

（1）提高开放档案案卷的内在质量。档案的质量是各项工作的重中之重，档案的齐全率、准确度、规范性直接关系到档案的利用效果。因此要充分利用原有基础，进行系统整理，达到收集齐全、分类科学、组卷合理、编目清楚、排列有序、管理规范的要求。

（2）合理编制检索工具。一是基础性检索工具，如《开放档案目录》；二是骨干性检索工具，如《开放档案卡片目录》；三是文字叙述性检索工具，如《开放档案全宗介绍》等。使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。

（3）事先准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相、扫描等形式进行复制，搞好档案副本。

2做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。

2.1做好档案利用制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2.2做好档案利用监督工作。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线等习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

3做好档案管理队伍建设

维护档案的完整与安全，这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱、不坏，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备良好的素质。

3.1具有良好的政治素质。档案利用管理人员要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业。

3.2具有娴熟的业务素质和丰富的文化素质。档案利用管理人员不仅要有高度的事业心，丰富的科学文化科学知识，较高的理论水平和综合分析能力，而且要熟悉专业知识，熟悉档案法规，熟悉所保管的档案内容，懂得计算机知识和音像知识，适应新形势的需要。

3.3具有敏锐的观察能力和较强的工作能力。档案利用管理人员要善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一些问题。

3.4具有较强服务意识。档案利用管理人员要在档案信息资源共享与服务理念的指导下，创新服务理念，变封闭的独享为开放的共享，变被动的服务为主动服务，变单一化服务为多样化服务，促进服务质量和效率的提高。