建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施探究

建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施探究

王柏松

天津市地下铁道集团有限公司天津300171

摘要：在市场经济社会中，我国城市化进程不断的加快，在此过程中，凸显出了建筑工程档案管理的重要性。从建筑工程的设计阶段到工程的竣工阶段，档案管理工作贯穿其中，并且将建筑工程建设过程中形成的文字资料整理归档，因此需要加强建筑工程档案资料管理工作，不断的完善建筑工程档案资料管理工作中存在的不足之处，充分发挥建筑工程档案资料管理的作用

关键词：建筑工程；档案资料管理；处理措施

引言

在建筑工程管理中，档案资料管理工作具有一定的特殊性，需要工程管理人员加强管理力度。众所周知，建筑工程的施工时间长，所涉及的施工内容也十分的复杂，使得建筑工程的档案管理工作有着一定的复杂性，为了实现建筑工程档案资料管理的可持续性发展，需要全面的了解当前建筑工程档案资料管理中存在的问题，不断的完善管理中的不足之处，这对建筑工程档案资料管理工作有着重要意义[1]。

一、当前建筑工程档案资料管理中存在的问题

（一）管理人员意识不足

由于建筑工程的特殊性，建筑工程的档案管理工作也具备了一定的特殊性。在整个建筑物施工过程中，其所形成的文档式资料众多，需要大量的整理工作才能形成一份完整的档案资料。在建筑工程档案资料管理工作中，由于管理人员的意识较为薄弱，对于档案资料的管理工作不积极，在资料的整理过程中，存在着一定的消极态度，不认真进行工程档案资料的整理，降低了档案人员的工作效率，同时对于隐藏在大量资料中的问题很难发现，对于未来的建筑工程档案资料的借阅埋下了隐患。要想实现建筑工程档案资料有效管理，需要改变管理人员的意识。

（二）队伍水平不高

在当前的档案资料管理工作岗位上的工作人员，其并不是真正管理专业的人才，经常是建筑公司从其他岗位上借调或者调岗过来的。对于档案资料管理工作的认知不足，认为档案管理工作仅仅就是整理文件、做归档记录等，工作悠闲轻松。同时档案管理工作岗位上的工作人员对于建筑施工过程中第一手工程资料没有充足的了解，即使在建筑工程竣工后，送来的规定资料中，存在着问题，档案资料管理人员也不会发现，其只能按照公司的规章制度，进行档案资料的管理，这种方式使得建筑工程资料的准确性得不到保障，同时对建筑工程资料的完整性有着较大的影响[2]。在未来的发展中，需要提升档案工程管理工作人员的队伍水平。

（三）档案管理制度不完善

在公司的经营发展中，需要建立管理制度，为建筑公司的发展保驾护航。但是我国大多数建筑企业在实际的发展过程中，并未将自身的档案资料管理制度进行更新，仍然使用传统的档案管理制度，与建筑工程现代化发展相悖，呈现出了不相符的状态，影响了建筑企业的发展。随着我国城市化进程不断的加快，建筑工程的数量以及规模不断的增强，建筑工程项目的建设工期越来越长，建筑项目的工程类型越来越多，产生了大量的档案资料，因此需要加强档案管理制度的建设，实现有效的管理。在实际中，管理制度十分不健全，导致建筑工程档案资料管理工作出现较大的漏洞，制约着建筑工程企业的发展。

（四）档案管理质量低

目前，我国大多数的企业侧重于建筑工程档案资料的收集工作，但是却对工程资料的质量缺乏检验，使得档案资料中存在着一些问题，这对档案资料管理工作造成了极大的影响。因此需要加强建筑工程档案资料管理的力度，制定科学有效的管理体系。当前在建筑工程档案资料管理中存在着资料丢失、资料保管不当的问题，这对于未来建筑工程借鉴档案资料造成了不利的影响。尤其是对建筑工程中重要的资料管理意识不强，极易造成这部分资料丢失，影响了建筑工程档案的完整性，并且影响了档案资料的真实性。加强档案资料的管理质量，这对于工程施工质量的提升有着重要的意义。

二、建筑工程档案资料管理中问题的处理措施

（一）提升管理人员意识

为了完善建筑工程档案资料管理工作，需要提升管理人员的意识，让其重视建筑工程档案资料的管理工作，建筑公司可以采用宣讲的方式向工作在档案管理工作岗位上的人进行宣传，提升其管理意识。另外还可以采用培训方式，强化企业管理人员的意识，实现建筑工程档案资料的有效管理。最后，还可以采用互联网的形式，向档案资料管理工作人员进行宣传。建筑公司运用多种宣传渠道实现管理人员意识的提升，促进着建筑工程档案资料的管理工作有序开展。

（二）优化队伍配置

建筑工程档案资料的管理，其工作量较为庞大，主要在于建筑工程的施工周期较长，工程所涉及的方面众多，其形成文档形式的资料较多，档案资料管理工作人员要管理的方面较多，这就增加了档案管理工作人员的工作量。另外，高负荷的工作任务量，要求档案资料管理工作人员要具备较高的素质，能够将档案资料进行分类整理，提升档案资料管理的工作效率。再次，还要注重档案资料管理人员的业务能力的培训，从建筑公司的内部选拔有过项目经验的工作人员，由于其对于工程施工第一线的情况有所了解，对于档案资料的管理内容十分了解，因此可以保障建筑工程档案资料的完整性和真实性[3]。对于档案资料管理工作人员，还需要加强考核，针对管理人员的技能，工作态度、职业素养等等方面进行考核，从而提升了管理人员的综合素质。

（三）完善档案管理制度

为了提升建筑工程档案资料的管理工作的质量，建筑公司需要建立相应的管理制度，从规章制度方面入手，有效保障建筑工程技术档案资料管理工作的有序开展。首先，档案管理制度的制定，主要就是明确档案管理的范围，并且明确建筑工程施工过程中需要记录与管理的环节，有效避免建筑工程档案资料在收录过程中出现了漏记现象，影响整个工程的施工进度。另外，也可以有效的避免重复记录的事情发生，避免增加档案资料管理人员的工作量。其次，将档案管理部门的职责加以明确。对工程项目施工过程中的资料进行整理，保证归档的工程档案资料的真实性与完整性。

（四）提高档案管理质量

在档案资料的管理工作中，工作人员要进行统一规划，让建筑公司的各个单位对建筑工程的施工进度、施工情况等内容进行严格的收录。并且按照规章制度填写资料，形成统一的模式，从制度入手，提升档案管理的质量。其次，所有要归档的档案资料，必须有上级领导的签字，工程记录资料要经过项目负责人的审核，一旦发现问题，应及时的返回重新进行记录。如果档案资料通过了项目负责人的审核，到了档案资料管理部门，要由档案管理工作人员进行再次审核，发现问题，进行批注，返回到项目负责人那里进行修改。这样确保档案资料更加的清晰明了，方便管理。最后，可以将档案资料的相关信息录入到计算机中，从而实现档案资料管理信息化的发展。

结论

综上所述，当前我国的建筑工程发展快速，数量以及规模的增加，增强了建筑公司的管理工作，尤其是档案资料管理工作。其在公司的管理工作中发挥着重要的作用。建筑工程档案资料的合理性和完整性影响着建筑工程的质量，因此需要加强建筑工程档案资劳的管理工作，可以从管理人员、公司制度等方面入手，不断的完善建筑工程资料管理工作，切实的提升建筑工程资料管理水平

参考文献:

[1]苏碧云.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].江西建材,2017(2):283-284.

[2]陈慧.工程档案管理中常见问题及措施探究[J].四川水泥,2016(8):140-140.

[3]陈宁,王之勇.建筑工程档案管理中问题及解决思路[J].现代商贸工业,2016,37(27):68-69.