信息化工程建筑档案管理方法研究郭剑辉

信息化工程建筑档案管理方法研究郭剑辉

郭剑辉

潍坊市城市建设档案馆山东省潍坊市261041

摘要：建筑工程档案是建筑工程中的重要组成部分，并贯穿于建筑工程项目的整个过程，对工程建设中的施工及管理资料进行保存，真实反映工程建设的具体情况，利用价值极高。但是目前我国的工程建筑档案管理工作依旧沿用传统的手工管理模式，一旦出现档案资料保存不当、遗失、缺损等问题，将给工程施工单位及档案管理单位造成极大损失，阻碍工程建筑项目的发展。现阶段，随着建筑行业发展速度的加快，行业内竞争的激烈，对建筑工程单位的自身管理要求也越来越高，促使建筑工程档案管理工作向系统化、标准化和规范化等方面发展。

关键词：建筑工程；档案管理；信息化

引言：在信息化的基础上实施工程建筑档案管理建设，不但能提高工程建筑档案管理的有效性，而且能确保建筑工程项目实施过程的安全性及可靠性。但是目前我国的工程档案管理信息化尚处在起步阶段，还存在诸多的不足之处，因此，建筑工程档案管理单位在今后的发展中，还需遵循建筑行业进行信息化发展的规章制度，并借鉴国内外先进的管理知识和经验技术，解决档案管理中出现的问题，推进工程建筑档案管理信息化建设向前发展。

1目前工程档案管理工作中出现的一些共性问题

工程建筑档案在建筑工程项目中有着举足轻重的地位，因为他直接记录着相关数据，反映着工程建设以及建筑物的质量好坏。我们可以这样说，工程建筑档案是对工程实施的最全面的档案记录，工程建筑档案的存在对于工程建筑质量的安全性和可靠性有着重要的指导作用。

1.1工程建筑档案管理信息化建设速度缓慢

科学技术在不断发展进步的同时，我们也在与时俱进，加快了工程建筑档案信息化建设的进程，对其加以关注的同时也加大了资金的投入，但是这些只是杯水车薪。查阅资料后发现，目前我国的工程建筑档案信息化建设的发展速度远远落后于经济建设的步伐。在工程建筑档案信息化建设过程中，工程建设的相关标准没建立好，加之档案源于各地，使得信息相对分散难于整理。同时，在平时的工程建筑档案管理建设过程中，仍有许多单位只注重实体的档案，忽略了建筑档案的信息化建设，在相关方面存在缺陷。

1.2对于工程建筑档案管理信息化重视度不够

虽然我们很清楚这个事实，我国的工程建筑档案管理在信息化建设这一块仍是开始阶段，必然会暴露许多的不足。这些是情有可原的，档案的归纳整理不到位，纸质的档案转化为电子存档面临着各种各样的问题。目前存在着这样一些问题：大量的案卷质量不高，缺乏完整的检索工具，相关工作人员也没能按规定处理事务，同时相关专业人才不仅质量不达标甚至数量也不够，更有甚者对于信息化建设不屑一顾。这也严重的阻碍信息化的工程建筑档案管理建设。当然，也不能忽视信息安全这一重要话题，党和国家也要不断地完善相关的法律制度和专业技能，确保信息的安全。

2信息化工程建筑档案管理方法

随着建筑行业的不断发展，在行业内的竞争力不断加强，为了提高工程单位的竞争力，应当加强对建筑工程档案的信息化管理，如规范档案信息的储存方式、提高档案信息的查询速度等，这些都能够加强档案信息的管理。所以工程单位应当注重档案信息的管理力度，加快档案信息化进程，不断提高我国建筑行业对档案信息的管理。

2.1增强工程建筑档案管理的现代化意识

工程建筑档案是建筑工程中重要的组成部分，它能直接反映出工程建筑的施工状况、质量安全和工程进展等。但我国的工程建筑档案管理方法比较落后，信息化建设速度比较缓慢，因此，与实际建筑工程的发展脱轨，跟不上时代的发展，实用性和有效性得不到充分发挥，无法为工程建筑提供时效性较强的档案资料。为了提高工程建筑档案管理的有效性，可在工程建筑档案管理信息化建设中添加部分现代化的元素，如借鉴网络技术，建立电子信息库，以方便档案管理和传递。也可将工程建筑档案管理与信息化建设实行有机结合，改变传统工程档案管理中手抄写和书架储存的模式，从而避免实物保存中破损、腐蚀后无文件参考的局面。建立一套科学合理的工程建筑档案信息化管理模式，能加快工程建筑档案管理的工作步伐。

2.2加大对管理人员的培训力度

档案管理人员需全程参与到工程建筑档案管理中，并做好建筑工程档案的收集、分类、保存等工作，因此，档案管理人员的业务技术、综合素养和职业操守等，均会对工程建筑档案管理工作的可靠性和科学性产生影响。但是，目前在工程建筑档案管理过程中，依旧沿用传统的管理模式，管理方式比较落后，已经不能满足我国社会经济的发展需求。因此，加大对工程建筑档案管理人员的培训力度，转变其落后的管理方式，提升管理人员的综合素质，成为目前提升工程建筑档案管理效率的最佳方式，也是实现我国工程建筑档案管理信息化的关键环节。工程建筑档案管理单位需为管理人员提供学习信息化技术的机会，或者定期派遣专业的信息化管理人才对管理人员实施技术培训，提升管理人员的信息化管理能力;管理单位还需引进先进的管理理念和方式，强化工程建筑档案管理人员的工作意识，建设一支专业技术强、信息化操作熟练、综合素质高的人才队伍，为工程档案管理的信息化建设的成功奠定基础。

2.3加强工程建筑档案库的信息化管理

想要对工程建筑档案管理工作实施规范化、系统化的管理，实现信息的共享，就要加强工程建筑档案库的信息化管理建设。将需实施归档的工程建筑档案，按照统一格式向档案管理系统提交，并由系统实施自动归档。归档后需将档案资料保存在数据库的平台内，确保工程建筑档案信息化建设系统具备统一性，让档案资源能实现共享。另外，档案管理数据库还需实现自动化，并在数字化系统中将档案资料标明其存放位置，从而实现快速检索。

2.4强化信息化管理的安全意识

科技信息的迅速发展，不但能给工程建筑档案管理更多的管理途径，而且能大幅度提高我国工程建筑档案信息化的管理效率，实现现代化管理。但是日新月异的信息化发展，也为竞争对手及不法分子提供窥探工程建筑档案的机会，工程建筑档案信息化存在不安定的因素，档案管理单位不重视档案保密工作等，都将会导致档案外泄，给施工企业及档案管理单位带来巨大的损失，不利于建筑行业的稳定、健康发展。因此，相关的档案管理部门需在实施工程建筑档案信息化建设中，将工程建筑档案内的重要内容进行加密处理，运用计算机操作技术，提高机密工程建筑的档案管理工作的可靠性和安全性，把工程建筑档案信息化管理与实际工作有机结合在一起。另外，在工程建筑档案管理信息化建设中，还需注重对纸质工程建筑档案的保管力度，使工程建筑档案管理更加科学合理。

3总结

综上所述，在建筑工程中科学、有效的档案信息化管理对建筑工程项目的实施具有重要的作用，为了保证档案信息的安全性、可靠性，应当加强档案信息化建设。虽然我国档案信息化建设还处于初级阶段，但是经过不断的研究和学习，在实践中不断总结经验，就能够推动我国档案信息化的不断发展。

参考文献：

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