数字化背景下档案安全工作的分析和探讨

数字化背景下档案安全工作的分析和探讨

李茉莉

弥勒公路分局云南省红河州弥勒市652399

摘要：随着数字化对于档案管理工作的渗入不断加深，档案安全问题得到了前所未有的重视。信息时代，档案安全已非单一的指在一定范围内的保密工作，同时还包含了信息的真实、完整和有效。电子文档作为现代化档案工作中的重要组成部分，在形成、流转、归档以及利用的过程中存在着诸多安全隐患，这让当今的档案安全工作有了新的挑战。本文就数字化背景下的档案安全工作进行了初步分析和探讨。

关键词：数字化档案安全分析探讨

一、数字化背景下的档案发展

随着高效的现代化工作模式改变，旧时的档案工作方式已逐渐不能适应新时代的发展需求，当前社会要求档案工作必须满足：一能及时为有关单位（部门）和人民群众提供便捷、有效的服务；二能将检索更加便捷，实现高速共享，数字化为满足当前档案工作需求提供了有效的解决方案。

二、数字化背景下档案安全分析

我们现在所指的档案安全不仅仅是纸质时代的档案实体的安全和一定范围内的保密工作，还包含有档案信息的安全。由于档案的数字化具有信息易丢失、易篡改，对计算机有较强的依赖性和不可直接读取等与生俱来的缺陷，因此这就要求我们不仅要做好档案实体的安全，还要从档案制作、存储等一系列环节加强安全管理工作。

整体来看，电子档案的信息安全问题主要包含两个方面：一方面是实体的安全，要求我们对计算机以及其他媒体设备、存储设备等进行必要的保护，防止地震、火灾等自然灾害以及其他人为灾害所造成的损失；另一方面是安全性，要求我们确保信息资源不被恶意泄露、篡改、破坏，避免信息被非法系统辨识、编辑、控制、修改等，保证电子信息档案能够真实、完整的保存，同时确保不被泄露，具有可用性和可控性。

三、数字化背景下档案安全工作欠完善之处与原因探讨

数字化技术应用越发广泛的今天，电子档案的安全对于档案工作来说具有重要的意义。如国家交通运输重要命脉的公路，其档案信息，涉及到民生和国家未来的发展，档案安全工作做不好，导致信息流失、数据损毁或被篡改，严重地会损害国家经济、政治及国防安全。因此我们要将电子档案安全工作作为头等大事来抓。分析当下电子档案安全工作中存在的不足及原因有：

（一）缺乏统一标准与规范

随着数字化档案优势的日趋凸显，其缺乏统一的档案信息化标准与规范的缺点也随之暴露出来。由于各立档单位之间使用的软件技术水平及功能、数据处理方式、安全防护方式不尽相同，使得档案管理软件系统、数据库系统、安全系统等标准、规范难以统一，因此，由不同立档单位、不同数据类型、不同系统产生的电子档案让档案馆的收集和整理工作变得复杂，且接收过程中容易造成数据的遗漏丢失，对档案信息的安全性、可靠性带来一定程度的挑战。

（二）缺乏相应的人才

信息化时代发展的浪潮离不开专业技术人员的推动。而今我们对档案安全的认识不应当仅仅停留在档案实体的安全层面上，更应该积极关注档案的信息安全问题。现阶段人才多数其对电子档案的管理存在着不同的认知和见解，因此造成档案的不完整、保密程度降低等问题，这是人为因素造成的档案不安全。因此档案管理部门缺乏优秀的专业人才是我们目前面临的一大问题。

四、数字化背景下档案安全工作的要求

（一）加强电子档案实体安全管理

对于电子档案实体安全的管理，主要有三个关键点：一是载体材料的安全。经实践，电子档案信息保存寿命的长短与载体材料有着密不可分的关系，载体材料的性能及其耐久性受原料质量、材料的理化性、生产过程、周围的环境因素等影响，载体材料性能不过关或保存不善，很容易使存储介质产生物理上、化学上的损毁；二是环境的安全。电子档案一般是以数据的形式存储在磁、光、电等介质上，因此对于保存的环境有着严格的要求。此外，如果环境温度过高、过湿，磁场过强以及光线辐射等都会对电子文档存储实体的安全造成影响；三是技术的安全。理论上，大多数的信息载体只要保存妥当，其存载信息可以达到预期寿命，但因技术、设备的不断发展，对信息载体进行读写的原技术、设备很容易会被更替、淘汰，这就造成了没有技术设备来支持载体信息读取。虽说电子档案载体的损坏，我们由肉眼无法辨识，只能通过设备来进行检验，这让档案管理工作变得被动，会造成电子档案原始信息损毁。如在公路档案管理中，我们常会用光盘、磁盘对工程图纸进行数字化保存，如果光（磁）盘保存不当，造成折断、盘面划痕、消磁，采用相应技术手段抢救修复后，或许可以读取部分资料，但因光（软）驱的淘汰而使存储于盘内的信息无法读取，就会损失全部数据，数据损失会给后期的公路建设、养护工作带来重大而深远的不良后果。

（二）确保电子档案信息安全

对档案信息安全产生影响的因素有很多：首先是数据级安全。它包含了计算机软件系统安全（主要涉及操作系统、数据库管理系统和应用软件）以及数据贮存安全，简单说，就是指存贮在系统中的档案数据出现安全问题，保密性无法得到有效的保障；其次是网络级安全。当前电子档案及资源信息的存储、传输及共享等皆是以二进制的形式依托于网络来实现，因此网络的安全就显得更重要。但现阶段电脑病毒、黑客入侵等事件频发，这都给档案网络利用带来安全隐患。再次是应用级安全。即实际工作中因管理操作不当而引发的安全问题，如档案管理员系统操作不当、安全配置不妥、安全和保密意识不强、帐号密码外泄等都会导致档案信息被泄露、原始信息被篡改，致使档案的真实性、完整性受到影响。

五、数字化背景下怎样维护好档案安全

（一）保护电子档案实体安全

保护电子档案的实体安全，换句话说就是维护电子档案的物理安全。为了确保其实体安全，一是要选择优质合规的材料，确保存储介质耐久、质高，依托于良好的存储介质才能更好的保障信息的安全。二是对电子档案进行科学存放，确保保存环境符合规定。由于档案存贮载体对于外界因素的抵御力差，因此我们必须要做好环境控制，以避免因载体损坏而造成的电子档案损毁。三是紧跟科学技术发展，用符合规范要求的新载体保存档案信息，对已保存的档案信息为避免因技术设备淘汰而无法读取信息情况出现，应及时将信息转存到新载体上。

（二）保护电子档案信息安全

一是完善法律制度，依靠法律来约束危及档案信息安全的行为，加强伦理道德教育、职业道德教育和预防计算机犯罪宣传教育，提高人们对计算机犯罪危害的认识。二是强化保密措施，安装杀毒软件，利用技术设置科学的防火墙，对电子档案信息加密，而且级别要高，防范安全管理漏洞的产生。三是建立自动化电子文件管理系统，依托系统，提高电子文件从形成到利用环节的安全。四是提升档案工作人员综合素质，强化档案工作者在数字化背景下的履职能力。

总结

档案管理的数字化是时代发展的趋势，其在发展过程中会面临这样或那样的问题，也会受到各种因素的影响。作为公路行业的档案工作人员，在数字化大背景下，确保行业档案信息的完整、安全和高效利用更是责任重大，因此我们唯有不断改革创新，结合新时代数字化发展特点做好档案安全工作。

参考文献

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