浅谈企业文书档案管理措施

浅谈企业文书档案管理措施

辛少菲

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摘要：文书档案管理是高校管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志，是不断提高校管理水平的需要，因此，做好文书档案管理工作具有十分重要的意义。本文就如何加强文书档案管理进行了探讨。

关键词：文书档案；管理；原则；措施

文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题。

一、文书档案管理的工作原则

（一）确定收集档案的原则

1.全面收集。档案的价值和作用不能只是从本位出发来决定是否有保存的必要性，而要从更宏观的角度来考虑，从全面的观点出发，从政治、经济、科学文化等方面全面衡量它的作用，既要看它的现实价值，又要看它是否有社会价值和史料价值。档案是历史的记录，也是历史的产物，它是在一定的历史条件下形成的，它的产生总是和一定的历史条件相联系。所以在鉴定档案的价值时，必须运用历史唯物主义的观点和方法，坚持史存原则，将档案放在特定的背景和历史条件下去判断它的价值，根据档案产生的历史条件、时代背景，并结合现实来考虑档案的价值。

2.准确、符合事实。做好企业文书档案收集工作，必须坚持实事求是的原则，要深入有关部门反复校对，校正材料出处，对原始材料进行科学的归纳、整理、分析，去伪存真。同时要有选择，根据企业管理和工作的需要，从档案材料中选择对企业工作有现实指导意义，有具体实用价值，且带有一定规律性的东西收集汇总和归类汇编。坚持实事求是的原则，不能以个别领导人的好恶和意志去改写众人公认的客观事实，特别是企业大事记、历年机构变化情况等有较高的借鉴与保存价值，一定要尊重事实和保持档案原有的历史风貌，确保信息资料的准确性。

3.长远发展利用。在鉴定档案价值、确定收集档案时，既要看到档案在现实中的作用，又要预见到未来工作中的作用，因为社会在不断进步，事业在不断发展，档案的价值也会随之发生变化。不仅要看到眼前，而且要透过文件预测到它的潜在作用。

（二）实现信息化管理的原则

1.快捷。企业文书档案应用计算机管理的目标是利用现代化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息，为企业提供安全、及时、准确、全面的信息，提高工作效率。

2.方便实用。当前采用的计算机管理技术使得系统在一定的时期具有先进性，而不被淘汰。要简化程序，使用方便，符合企业文书档案的应用要求，符合档案系统规范。使用成熟的商品化软件，与办公自动化软件能够有效地接口，不能形成信息孤岛。

3.确保信息安全。文书档案信息内容有一定的保密要求，因此，必须处理好信息保密和信息共享之间的矛盾，规定用户权限，涉密文件须经加密处理。涉密单位档案的网络可以组成一个单独的局域网与企业网连接，但必须与国际互联网维持物理断开形式，从而维护涉密信息的安全。

二、加强文书档案管理的措施

（一）高度重视文书档案的管理工作

1.积极主动做好档案工作的宣传汇报，采取灵活多样的形式向领导和员工宣传《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等档案法律法规，不断提高相关领导及其他工作人员对档案工作的认识，努力争取其对档案工作的重视、理解、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和年度工作重点中，完善档案管理设施，提升其规范化、信息化、现代化发展水平。改变被动提供有关档案工作资料的工作方式，主动参与领导决策需要，提高档案服务的主观能动性与前瞻性。

2.科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了更高的要求，相关干部要积极接受新知识、学习新业务，主动学习信息技术、现代管理等相关知识，坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求，掌握和提高应用新型技术工具的能力和水平，努力成为具有出色管理才能、技术先进的复合型人才，为他人提供方便、快捷、高效的服务。

3.搞好文书工作与档案工作的规范衔接。档案的前身是文件，文件质量与档案质量密切相关，只有建立在文书部门规范处理文件基础上，才能提高档案管理水平。文书人员要建立较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档。在文件处理中，要时刻注意档案整理工作，实现文书、档案工作一体化。

4.要求及时、准确处理文件，及时登记收发文件，发现文件缺少要及时查找。特别是对一些账外材料的处理，应注意及时收集领导报告、会议材料等，保证文件材料的完整性和实效性。此外，要强化“文书部门立卷”工作，这也是《中华人民共和国档案法》已明确的一个基本制度。《国家行政机关公文处理办法》也有规定，公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责“及时整理（立卷）、归档”。

（二）加强文书档案资料的全面收集

1.健全规章制度。档案管理人员要认真学习《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等相关法律法规，不断增强档案管理意识，进一步完善必要的档案工作制度，落实责任制，为档案的收集、整理、保管等制订一系列有效办法和制度，及时收集原始档案，并理顺归档程序，防止档案的散失，为日后提供利用打好基础。

2.加强催收。在工作中常出现由于其他工作事务，而忘记及时返还文件的现象，此时为确保档案不遗失，应该进行催收。

3.加强档案收集的广度和深度。无论是专职档案管理人员，还是兼职档案管理人员，都要加强专业知识的积累，扩大档案收集范围，完善档案收藏结构，特别要加强对重要会议、重大历史事件、重要艺术成果、企业发展建设成绩、杰出人物及事迹、社会活动、建设工程、科研项目等档案的建设与管理。在档案收集中，要突出单位及各部门特色，增加收集的门类，广泛及时地收集有价值、有特色的档案资料。注意增加信息收集渠道，提高资料鉴别能力，注意发现有保存价值的资料。

4.加强部门之间协作，做好文书档案的收集工作。档案员必须做到“三勤”：①嘴勤，即经常主动了解业务部门开展的新工作；②脚勤，即与业务部门加强联系与交流，以及时获取有关信息；③脑勤，即根据单位的工作实际，思考档案如何围绕单位的中心工作，如何做好收集利用服务工作[2]。总之，要加强与各部门的协调与沟通，保证档案收集信息渠道的通畅，着重收集能够揭示一个单位发展阶段的资料，为开展实际工作和科学研究服务提高参考信息，切实发挥档案部门在经济社会发展中的参谋依据作用。

5.年终归档。年终时，要根据文档登记表，检查是否有缺漏文件，如有缺漏务必补齐。因此，平时就应该注意收集、查阅相关的档案资料，根据预立卷制度将档案资料整理齐全，按照时间顺序或文件的内容归档，可起到事半功倍的作用。

6.按收发文的不同种类分别进行登记。以收文为例，收文登记本不得与其他记录本混用，需单独使用一个记录本；一般来文为红头文件的要列明收文日期、收文号、机密等级（一般可省略）、来文单位、来文文件号、文件标题、每一来文数量；如果是传真，应在备注栏注明何时收到，如果有专人送交，应注明由何单位、何人在何时送交；按文件内容、紧急情况准确记录文件，最后分别交各主管领导阅示，如需在单位内进行宣传、办理，应对承办单位、收件人、办理完毕后的归档时间做出相关记录，以便全程跟踪、催办、督办；做好备案登记，依据工作需要，每季度或半年做一次备案，可根据记录内容进行打印，避免因笔体不同而造成难以辨认。年终时，将做好的备案表装订成册，即形成一本档案明细账。

三、结语

文书档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分，它既是提高管理工作效率和质量的必要条件，也是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

参考文献：

[1]王媛媛.浅谈档案管理的安全保护工作[J].科技信息（学术研究），2008（07）.

[2]王朝阳.档案信息化管理的优势及安全问题[J].华北水利水电学院学报（社科版），2006（02）.