码头装卸企业体系建设所面临的问题与改进

码头装卸企业体系建设所面临的问题与改进

邓永宁

天津东方海陆集装箱码头有限公司技术部天津300456

自上世纪80年代后我国启动企业贯彻ISO系列标准以来，国家先从质量管理体系（ISO9001）入手，后来不断引入职业安全健康（OSHMS18001）、环境（ISO14001）标准框架的“三位一体”管理体系，确立了体系管理作为企业管理重要手段之一的地位。这三个体系在企业内的建立、实施和改进的过程，就是体系的建设过程。

目前我国的港口企业，大多是采用大型现代化生产设备的劳动密集型企业。其作业特点是各流程衔接密切，人机共同作业，而且货物种类多样——有普货也有危品。客户（船方）对港方的要求是尽力保证高的装卸效率，力求班轮准点。货物水陆交接，单据繁多。因此港口企业必然有按流程办事，见单交接，保证货物安全转移的责任。同时，港口企业通常是当地门户，其作业状况与水域质量、空气质量密切相关，因此肩负有保护生存环境的社会责任。基于以上特点，码头装卸企业会根据自身的发展需要，积极引入这三个体系，规范操作，满足客户需求，保障员工的人身安全，确保环境安全。

但是，在我们这些年的体系建设过程中，发现了一些问题亟待解决。

第一，体系文件与实际操作两张皮。就是说，很多企业的体系文件则是另外一个写法，而操作是另外一个方法，两方完全不搭界，有时甚至矛盾。造成这种现象的原因主要因为企业没有将体系管理作为自身管理的一个有效工具，而仅把它作为一个取证的方式。

例如在某公司一个三级文件中间接规定了现场督导员的职责——现场出现作业问题要他去确认，出现安全问题他要协调，出现交通堵塞他要去疏导，总之种种问题都要他去确认解决。在该公司的管理体系中，一个白班就只有这一个现场督导员，只要有两件事情同时发生的时候督导员就顾此失彼，应接不暇了。

造成这种情况的原因很多，最主要的还是很多企业当初非常重视体系建设，并因此指定甚至专门成立了体系管理部门。但是他们这么做的目的，不是从企业管理的角度出发，用体系来规范操作，指导过程，而是为了取证。他们认为，获取了相关的证书，就可以证明，我企业就是一个在客户服务、环境保护和职业健康方面都合格的企业了，我就有对外服务的资质了。

因此这种应付式的思想决定了行为上的偏差。为了保证体系建设的进度，公司会组织一批专门的人员来撰写体系文件。撰写的人员并不是每人都精通公司业务环节的方方面面，但是却要写出既符合标准，又符合现实操作的文件来。在赶进度的前提下，特别是企业在制定管理体系文件（手册、程序文件、记录）过程中过分强调了与标准的对应，却在一定程度上忽视了与企业市场环境变化的接口、与实际管理制度调整的接口，结果就写出了现实环境中很难操作的文件，只要认证通过就没有问题。

在这种情况下，编写文件的人员制定了文件，根本无法要求操作人员执行。现场人员还是按照老的套路来，根本不知道文件写的是什么。到审核的时候，找出现场人员把标准背一下，等审核人员来的时候，按照书面流程操作一下，还可能过关。长此以往，大家自然都适应了这种两张皮的模式，没有人愿意为之改变了。与此同时，很多现场操作人员在现有操作的基础上，还要完成他们认为非常没有用处的表格，加大了工作量，同时造成了他们对日常工作的干扰，使得他们对体系建设更加抵触。

第二，体系不断升级与提升，但是还是无法适应市场环境的变化。

仅就质量体系ISO9000而言，它是国际标准化组织（InternationalOrganizationforStandardization，简称ISO）在1987年提出的概念，延伸自旧有BS5750质量标准，是指由ISO/TC176（国际标准化组织质量管理和质量保证技术委员会）制定的国际标准。由于该标准吸收国际上先进的质量管理理念，采用PDCA循环的质量哲学思想，对于产品和服务的供需双方具有很强的实践性和指导性。所以，标准一经问世，立即得到世界各国普遍欢迎，到目前为止世界已有70多个国家直接采用或等同转为相应国家标准，有50多个国家建立质量体系认证/注册机构，形成了世界范围内的贯标和认证“热”。全球已有几十万家工厂企业、政府机构、服务组织及其它各类组织导入ISO9000并获得第三方认证。ISO组织颁布的最新标准为2008年执行标准。同样安全体系和环境体系也是与时俱进。

但是在体系建设过程中，大家的共识似乎是，因为文件体系的存在，很多操作被规范，但是目前基于互联网环境的市场却是需求导向的、强调客户体验、实时迅捷，因而也更加无序，瞬息万变的。可企业往往因注重满足标准的符合性而忽视实际变化为代价做出让步。这种被迫“让步”的后果是企业市场变化被搁置一旁，标准无法与企业实际有效衔接。尤其是安全体系和环境体系的要求不断提升，企业要达到要求会导致收入减少，成本增加，而并不一定能实现当初靠推行体系建设来招徕客户的想法。

对于以上问题，笔者提出了一些改进的建议。

一、企业的管理者，尤其是高层领导者，应该从实际出发，将体系建设作为一个管理工具来应用，而不是单纯为了取证。体系建设中的持续改进、PDCA循环，都是很好的管理工具，对我们的工作有很好的规范和指导作用。

因此在实际的应用中，我们应尽力保证流程的合法、简单易操作。文件记录要尽量贴合实际操作。能给操作者提供依据，让他们在实际工作中可以得到应用和检验，这是对操作者适应体系建设提供的最大鼓励。

天津东方海陆集装箱码头有限公司（下称“东方海陆”）技术部开展了安全大讲堂活动就是一个很好的例子。

他们发动基层员工开展安全大讲堂活动，宗旨是“安全大讲堂，人人当主讲”。让一线操作员工把每个项目的操作过程当众讲述出来，周围的人进行修正。如果有问题会得到当场纠正。还有相应的主管和主管工程师对其合法性进行把关。到活动结束的时候还对讲得好的员工进行奖励。

部门将活动形成的文件总结记录，作为作业指导书指导员工工作。文件的权威性是事先得到公认并遵守的，体系人员只需对操作的符合性问题进行审核。这样得到的结果是一个双赢的结果。

二、体系建设本身也要本地化，接地气。

体系建设中最大的问题就是文件太多，执行困难，而且很多文件之间还自相矛盾，让执行者无所适从。

所以在建立三级文件体系的时候，秉承的标准是尽力简化和明确原则。第一级的手册和第二级的程序文件要尽量概念化，确定大原则和目标、规范等，尽力避免大幅修改。根据经验，基础性文件的修改是一件非常难弄的事情，多方的立场很难协调。因此在第一级和二级文件中，尽量避免挂附件，而是只建立相应的链接形式。这样到了第三级的程序文件和记录等文件，发现问题可以进行调整。而且一旦修改，只是进行微调，而不是伤筋动骨地全面翻腾。编制三级文件过程中，也应该从实际中来，到实际中去，从实际操作中提取，而不是闭门造车，自己臆想。

尽管如此，体系建设本身就是一个长期持续改进的过程。我们只有将体系管理融入到企业经营中去，将它规范、指导的功能发挥出来，才能取得良好的效果。