加强环境监测站档案管理工作的思考

加强环境监测站档案管理工作的思考

曾叶青

广东省阳江市环境监测站广东阳江529500

摘要：环境监测档案蕴藏着巨大的科学价值和社会价值，是环境监测工作服务于环境管理的纽带和重要载体。文章阐述了环境监测部门档案的分类及归档范围，并从档案管理工作中，总结出了加强环境监测档案管理的一些方法，旨在提高环境监测部门档案工作的管理水平，最大程度实现其价值。

关键词：环境监测档案；管理网络；业务素质；资源共享

随着我国经济的发展社会的进步，环境监测工程越来越多。环境监测档案是指在环境监测活动中直接形成的，记述和反映环境监测管理和监测活动的，具有保存价值，且按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管起来的文件材料，是环境监测活动的产物之一。监测档案管理能否适应新形势下环境监测工作的需要，是一个关系到开展好环境监测工作，有效为环境管理和经济建设服务的重要问题。加强环境监测站档案管理工作，提升环境监测档案管理的效果，对于更好的发挥监测档案的参考等价值有着重要的意义。基于此，本研究以环境监测档案管理为研究对象，开展了分析。

1、环境监测部门档案的分类及归档范围

环境监测部门档案包括文书档案、科技档案、专业技术人员档案、会计档案、照片档案、声像档案、实物档案、电子档案等。其中科技档案包括环境监测档案、环境污染及其防治档案、环境科学研究档案、基本建设档案、仪器设备档案、环境标准档案。

文书档案包括党务类、行政类、业务类、人事劳资类、出国培训（考察）类、计划财务类文件材料。

环境监测档案包括环境质量保证、监测数据管理、环境质量报告管理。环境质量保证包括：质量保证管理、实验室认可、计量认证、能力验证、各类质控考核、持证上岗考核等文件材料。监测数据管理包括：例行环境质量监测数据、污染源在线监测数据、三同时验收监测数据、委托监测数据、咨询服务监测数据、各市上报的环境质量监测数据及上报国家的环境质量监测数据等文件材料。

环境质量报告管理包括：环境质量报告书、环境质量监测年报、季报、月报通报、环境监测简报、专项调查、各类监测工作专报等、污染源排放状况报告、环境监测网络系统管理、水（气）自动站监测等文件材料。

环境污染及其防治档案包括各类污染源调查、环境污染防治、重大污染事故应急监测等文件材料。

环境科学研究档案包括环境质量研究、环境污染及生态破坏研究、环境管理研究、环境保护产品开发研究、方法标准研究、水专项课题研究等文件材料。

基本建设档案包括环境科研、监测专用设施、办公设施的设计图纸、改造图纸、内部装修等文件材料。

仪器设备档案包括仪器购置申请、采购合同、仪器验收单、装箱单、产品合格证、保修卡、说明书、检定证书、使用记录、维修记录、确认记录、期间核查记录、政府采购等文件材料。

环境标准档案包括各类环境监测标准、方法、规范、技术规定、要求等文件材料。

2、加强环境监测部门档案工作的业务建设

2.1建立档案管理网络，强化档案管理职责

做好环境监测档案管理工作，必须健全档案管理网络，充分发挥专兼职档案员的作用。要选配政治思想好、业务能力强、具有爱岗敬业和奉献精神的工作人员担任专职档案员，以便发挥专职档案员的骨干作用；同时在单位内各部门要选配一名具有责任心和一定业务能力的工作人员担任兼职档案员，形成档案管理工作网络，从组织上保证档案工作的有序开展。另外，单位内各部门不得随意调整档案人员的岗位，要保持专兼职档案人员岗位的相对稳定，以保证档案工作的连续性。

2.2加强制度建设，保障档案管理规范化

建立健全档案管理工作制度，是做好档案工作实现制度化、规范化管理的可靠保障。结合本单位实际工作，制定档案管理办法、文件材料立档卷归档实施细则、电子档案管理暂行规定、专兼职档案人员岗位职责、档案借阅制度、档案保密制度、档案鉴定与销毁制度、档案统计制度等规章制度，明确档案工作的任务和要求，增强了全体员工的档案意识和遵守档案工作制度的自觉性。

2.3开展学习并宣传档案法律法规，提高档案意识

《档案法》是做好档案管理工作的法律依据，不仅档案管理人员要认真学习《档案法》、《环境法》、《环境保护档案管理规范》、《环境监测条例》等，而且要在全单位宣传《档案法》，增强全体职工的档案管理意识，形成“人人关心档案、人人支持档案工作”的良好氛围。档案是重要的信息资源，让全体职工自觉履行保管、保护档案的义务，要把档案工作当成一项基础工作来落实，运用环境监测管理工作中的典型事例，扩大环境监测档案的影响。

2.4加强档案人员业务培训，提高档案人员业务素质

为适应环境监测事业发展的需要，必须建立一支高素质的、稳定的档案管理人员队伍。加强对专、兼职档案管理人员的业务培训，采取专家授课与个人自学相结合、集中培训与分类指导相结合、实地参观与同行互相交流学习相结合，拓展专兼职档案工作人员知识面，提高档案管理工作的能力和业务素质。加强复合人才的培养，使档案管理人员不仅要有过硬的专业技术，还要熟悉环境监测业务，不仅要熟练地掌握计算机信息处理技术，还要有较强的综合协调管理能力。

2.5加强档案保管工作，维护档案的完整与安全

这是档案管理工作的基本任务，也是档案管理工作的目的。档案人员要强化责任意识和保密意识，采取各种措施，对各种载体档案进行有效的保管，为档案工作奠定物质基础。档案人员要在日常保管工作中做到“十防”、“五不”。“十防”指防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防光、防霉、防有害气体。“五不”指不损、不丢、不散、不乱、不泄密。

2.6加快档案网络化建设，实现信息资源共享

环境监测档案涉及领域多、数据量大、技术性强，利用扫描仪、数码相机、摄像机等仪器设备，对现存的纸质档案资料进行扫描，形成电子文件和电子影像档案，建立数字化信息库。依托单位内部局域网，运用计算机软件管理优势和网络安全技术，实现环境监测档案网络化管理。专兼职档案员可以在网上实现立卷、移交、审核、接收、归档、统计工作。经授权的利用者可以在网上实现检索、查阅、调阅、打印工作。档案管理网络化不仅实现了环境监测档案网络资源共享，而且还大大提高了环境监测档案的利用价值，同时又起到宣传档案重要性的作用。

2.7加强信息资源开发，提高档案利用服务

环境监测档案记录历史，服务未来，是重要的信息资源。利用单位室藏档案，积极开展档案编研工作，深入挖掘环境监测档案的潜能，对现有档案信息进行二次加工，再生出深层次的档案信息，充分发挥档案的价值和作用。将编研出的成果，利用计算机、互联网等技术，提供给每一位需求者，实现档案信息资源共享。转变观念，创新服务意识，变被动为主动，积极做好档案服务利用工作，更好地为环境监测工作和管理提供优质服务。

3结束语：

总之，环境监测档案记录的对象，作为环境监测档案所记载的不同内容体，其参考和借鉴价值是发挥环境监测工作价值的所在。在环境监测档案管理工作中，我们应运用科学发展观确立档案管理工作与时俱进，坚持以新视野认识新事物，以新观念研究新情况，以新思路建设新档案，加强对人才队伍的建设，加大对环境档案管理制度的完善，从而保证档案管理系统性和规范性，以充分发挥环境监测站档案室的作用，实现档案工作的社会价值，保证环境监测事业的可持续发展。

参考文献：

[1]李艳波.浅谈如何加强环境档案管理工作[J].兰台世界，2010（z1）

[2]周容.对区级环境站环境监测档案管理与利用的思考[J].资源节约与环保，2013（6）：126-126

[3]李丹林，葛庆波.浅谈加强环境监测站档案室工作的有序衔接[J].黑龙江环境通报，2004（2）：100-100