浅谈档案信息化建设与工程档案管理廖黎娜

浅谈档案信息化建设与工程档案管理廖黎娜

廖黎娜

武汉市汉阳市政建设集团公司湖北武汉430050

摘要：随着现代化社会的不断发展，在档案工作中信息化建设与管理已是社会信息化发展的必然。档案工作的全面提升，是加强社会服务能力的必选之路。当前，档案部门对档案管理信息化建设积极的推进，努力使档案工作能同步与社会共同发展。特别是在各类单位管理的很多方面都广泛应用到计算机，在多种管理工作中，其中传递速度快的电子文件已经渐渐的取代了纸质的文件，怎样能够加强档案信息化的建设是工程档案管理工作做好的关键所在。

关键词：档案信息化工程建设

引言：工程档案信息化一般是依据室藏的档案为基础，在保持原来档案信息不变的前提下，把档案自身内容的存在形式进行改变，让档案的信息能够社会化，并能够使档案资源实现共享。对社会的不断发展非常有利。

一、档案信息化建设的内涵及当前工程档案的现状

“档案是对历史记录的标志”，其是原始资料的有效基础。但目前所提到的信息化中的信息不仅是档案自身的信息记录，其还包含在对原始信息进行处理之后与社会的其他形式信息互相融合而使信息更加广泛化。档案信息化有两方面的内容：一个是狭义上的信息化，是把档案自身的内容进行信息化。另一个是广义上的信息化，把档案信息同社会政治、经济、文化方面的信息融合到一起进行信息化处理。因此，档案信息化建设的目标是在现代化的技术条件下，一面使档案信息能快速的融入到社会交流系统中，并能光泛的传播，另一面是把档案中的信息与社会的其他信息形式结合运用，并能广泛地对社会进行服务。自然这两面并不是孤立的，而是互相联系、互相促进的。如果档案信息被社会广泛的推广，狭义上的档案资源信息化，自然能普遍的联系到社会，并与社会中的其他信息结合且广泛地进行交流和传播，形成另一个信息形式，也就是广泛意义上的档案信息化。

由于工程档案资源数量较为巨大，而且是一个漫长的过程。但普遍面临结构不合理问题。信息资源主要是纸质的，并且项目建设的前期资料、历史文件、征地和房屋拆迁方面的档案普遍不足，甚至是空白不利于工程的进一步发展。工程档案管理单位之间各行其是，仅对各自拥有的信息资源提供服务，缺少与其他工程档案单位的交流和合作。这使得工程在后期运营管理中面临着一系列的问题，在工作中显得十分被动。

二、促进工程档案信息化建设的建议

1、要树立档案信息意识

由于意识具有能动性，因此一定的社会意识就能起到一定的社会能动作用。如此在工程档案信息化建设中社会档案意识必然会起到能动的作用，其必然会推动工程档案信息化建设的发展。档案的工作人员是档案信息化建设的主要动力，信息化建设的成败与他们的能动性关系重大，档案工作人员只有在思想上树立信息意识，认识到它的重要性，才能对档案信息化建设事业主动关心，并更加努力认真的工作，对社会信息系统中的各种信息理解的更加渗透融合，促使与其他社会信息事业进一步融合，得到共同的发展。

2、档案信息化水平技术的提高

2.1配备计算机等各种配件的硬件设备。对软件系统的开发运用以及完善，可经过计算机软件系统的操作并有效的进行培训和推广，进一步建立以同一平台为分中心做好前期的准备。

2.2档案目录中心及全文的数字化。在目录中心工作中档案信息数据输入是最基础的工作，边整理边输入每个部门所提交的成果档案资料，从信息的源头开始，对数据进行统一的格式标准，运用纸质档案和数字档案相结合的工作模式，以免劳动重复，即节约人力和财力，又能很快的对档案信息数字化的进程进行加速。

2.3上网信息要密级的界定。首先要对密级的标准进行制定，把室藏档案分为公开、内部、秘密、机密等界定。其次要在网上验证档案信息使用者的身份，对多种使用者的查询权限进行限制，以确保软件系统的安全性。

3、工程档案信息管理水平的提高

由于电子政务的推进及信息技术的广泛应用，导致档案建设的重心转向信息化。现如今，利用计算机进行管理的形式下，计算机软件的运用在工程档案管理中起到重要的作用。档案部门建立自己的局域网并添加相关的硬件设施，在系统的开发及档案归类中所发挥作用很大。

3.1由于电子文件产生的速度加快，因此电子档案的安全及管理的安全已不可忽视。电子文件形成单位要选取适合自己特点的管理软件，并有计划且针对性地进行录入和开发利用等工作，这也是档案信息化建设开展的一项重要工作。

3.2电子文件是工程档案管理软件的主要对象，工程档案管理软件经过合适的选取，电子文件不但能科学、有效的对档案进行管理，而且其作为信息资源，通过整合和开发软件，使单位能有益积累相关经验，又能促进经济社会的发展。

3.3“工欲善其事，必先利其器”，适合工程档案管理软件的选取是工程档案信息化建设能够顺利实施的重要途径。要运用信息化的建设理念，就需要科学的档案管理软件为依据，对工程档案进行有效的管理。

3.4在安全方面，工程档案管理软件拥有良好的安全设置，比如访问授权、安全级别、密码设置等功能设置，对电子文件管理、利用起到有效的保护作用，能有效地保证档案信息安全。

三、推行档案信息化管理、确立工程档案发展的新方向

在工程建设过程中是工程档案的形成时期，因此工程档案的建立就需要一个漫长且复杂的程序。从工程确立项目开始到工程验收合格的每个阶段，对档案资料进行收集、整理都是由不同的单位或部门来进行的，因此，工程档案建立在主客观方面都增大了难度，信息化管理对工程档案管理效率与效益有很大的帮助。

1、对工程档案信息化建设要加强，对适合企业档案管理的软件有效的选用，制定和健全工程档案信息化管理的规章制度程序，对不适应档案信息化要求的管理体制要全面的改革，对其地域性和部门分割要逐一的打破，加强工程信息的交换并提高其共享水平，创造出为更为有利的、方便公众的优越条件。

2、对档案信息化人力资源培训制度和考评要建立一个多层次的、多渠道的、重实效的制度，对相关岗位的人员工作素质和能力要有效的培养。

3、档案工作人员必须要学习计算机和信息管理化知识，在当今只有对计算机信息管理软件系统有了详细的了解，才能在本单位的软件开发工作起到关键的作用，对正确信息的需求能准确的提出，使系统保持在良好状态之下运行。

4、计算机管理系统成败的关键在于数据质量，对数据关要严格把守，对输入的数据确保其使全面且是准确的，要不然很难以确保系统能够正常的运行。可以对建立数据审核制度加以考虑，并且在数据输入之前对数据进行详细的审核，在数据输入之后还有进行认真校对，以确保数据的准确性。

结语:在工程档案管理中对计算机应用的普及和网络技术的广泛推广，为档案信息化建设提供了非常有利的条件，运用计算机和网络来创建专属的档案管理平台，不但可以使工程档案的动态管理有效的进行实施，档案管理效率有所提高，而且还能大量的节省人力物力。确保档案信息化建设与社会信息化能够同步的发展，提供快捷有效的档案信息服，来促进国民经济和社会的飞速发展，。

参考文献:

[1]李海燕.人事档案信息化管理初探[J].商业故事.2016(07)

[2]张柱.基于信息化的工程建筑档案管理建设方法探析[J].江西建材.2013(02)

[3]胡燕侠.浅谈计算机在建筑工程档案管理工作中的应用[J].电脑与信息技术.2015(03)