浅谈知识管理在档案管理方面的应用

浅谈知识管理在档案管理方面的应用

黄婉婷

东莞市塘厦镇社区卫生服务中心广东东莞523710

摘要：目前我国社会经济发展快速，现代化进程不断推进，非常重视知识力量，社会进程的发展需要大量的知识力量来推进，近期由于知识管理自身的优越性越发彰显，我国各行各业对于知识管理的应用开始不断普及扩大，旨在实现我国企业整体走向现代化知识管理运行中，对于我国目前的现代化建设来说，档案管理工作本身是一项任务繁重、耗费巨大的工程，企业加强档案管理非常重要，在目前新时代的潮流驱动下，将知识管理与档案管理有效融合在一起成为大势所趋，知识管理如何根据自身特点，确保在档案管理方面充分发挥有效性是值得思考的问题，是促进我国档案事业的发展需要，本文对知识管理在档案管理方面的应用进行分析，并作出总结。

关键词：现代化；知识管理；档案管理；应用

引言

随着科学技术的不断提高，我国经济发展快速，对于人们的生产生活来说，在人们的正常生活中，离不开信息，企业的运营发展离不开信息，社会上的信息甚至直接决定着企业的发展方向，对企业起到导向作用，知识管理是对知识进行管理，并且将知识可以合理运用的一套工作，简单来讲就是充分利用知识，进行知识的接收，以及知识的共享、知识的创新、在其基础对现代工作的内容和形式进行优化创新，可以分门别类地将知识进行整合管理，充分运用到将不同行业的不同领域中，档案管理是运用一系列现代化科学技术以及手段对信息进行整理与融合，实现信息的统一规范化整理，将知识管理与档案管理相融合，可以进一步保证信息的专业规范性，促进档案管理的价值，实现信息的优化升级，实现数据的统一化管理和控制，提升档案管理的运行效率，是档案管理工作的一个全新的改革与提升，促进我国档案管理工作走向规范与完善。

一、知识管理介绍

知识管理是促进企业社会经济发展的主要动力，也是企业提高自身竞争力的重要手段。现阶段，我国各行各业在发展的过程中，逐渐利用知识和信息资源来取代资本，在进行竞争的过程中，最为目前最主要的资源，知识管理需要不断创新，在知识经济时代，非常需要经进行管理创新。现如今，逐渐形成一种新型的企业管理模式，通过实施知识管理可以加强企业之间的相互协调合作，并且在不断的发展中，逐步完善，通过形成知识共享，帮助员工积极主动地投身到知识共享中来，培养自身的适应能力和创造能力，不断分析总结实际经验，提高对待事物的处理能力以及适应能力，不断优化创新，这有助于引导企业迈入知识经济时代。知识管理的定义是在组织中构建一个定量的、定性的知识体系，从而获取这个组织中的信息和知识。通过组织中工作人员一起进行知识的修改，知识的共享、将知识综合到一起、知识的记录以及查阅，完成更新与创新。

二、档案管理介绍

档案管理是一项耗资巨大的工程，主要包括文件和档案。通过合理的文献管理，利用知识管理对档案进行重复研究和分析，在档案管理的过程中，知识是最重要组成部分，一般包括显性知识和隐性知识，显性知识在人们生活中非常常见，被称之为已知编码，在对其使用的过程中，人们可以运用一些较为简单的方式，例如生活中常见的口头传播，通过教师授课，教科书讲授，多媒体信息技术和视听等手段来获取人们所需要信息，文本和数据库的合理传播完全依靠编码形式，这样便于人们学习。目前，档案管理是知识管理的范畴之一，在档案管理中的文件以及档案是档案管理和知识管理共同需要对待的管理对象，随着社会进程的不断进步，科学技术以及信息化水平的不断上升，对于档案管理的知识管理方法和形式也随之不断改变和改进。知识管理和档案管理属于信息管理系统，从知识分析、知识管理和档案管理三个方面论述了知识管理和档案管理，对数据进行更深一步地研究和处理，改进了信息管理，使档案管理变得更加全面、具体、有效。

三、知识管理在企业档案管理中的应用

3.1知识管理在档案管理工作中具体使用

在进行档案管理的工作中，知识管理一般都会应用在处理各种各样的信息数据处理上，一般是应用到在对信息进行收集，将收集到的信息进行整理，将里面的数据进行分类、排列、规整，然后通过专门的核算方法进行统计，总的来说是一种比较常见并且容易在正常生活中普及到的一种管理方法，由于知识管理注重流程性，并且具有强大的科学规范性，我国一些地方都往往更倾向使用知识管理处理档案管理，例如一些公司企业、政府部门、事业单位、相关研究发明机构等，由于手下有很多员工，在进行员工登记以及一些部门工作时，常常使用办公自动化OfficeAutomation，简称之为OA系统，来完成整个办公工作，通过OfficeAutomationOA系统可以对企业进行新一轮的会议召开以及企业文件进行收发管理，可以将企业在实际工作的获取的信息以及一些数据转化为档案管理，安排专门的人员利用OA系统，将员工的个人信息分类分部门整理起来，并做好密码设定，放置人员档案出现泄漏，将知识管理转变为正常的工作职能，将档案重组转变为基本的业务管理内容，对公司内部所有的数据和信息都可以通过知识管理进行系统的完善，确保企业向全新人工智能方向发展，实现内部档案的信息化。

3.2知识管理在档案收集中的有效应用

以往的档案管理通常会采用一些纸质管理，在档案的载体使用上，比较单一，然而随着信息化水平的不断加深，企业在进行对档案管理的过程中，逐步推出了许多各式各样新的载体，其中包括一些常见的知识书籍、图表展示、还有一些多媒体文件，例如音乐图像技术等越来越多的档案载体，这样使得档案管理的方案更加新颖，吸引大众眼球，同时也给档案管理人员带来更好地创新空间，以动态形式向人们展示档案信息更具有生动和可理解性；档案管理中，最重要的是要有信息，搜集不同类型和内容，可以更好地充实档案管理整体结构布局。

3.3知识管理在档案管理开发和利用的使用

对档案信息进行开发的形式复杂多样，随着科学技术的进步并且不断改进与增加，档案信息的集成和呈现，可以使企业在发展过程中拥有更多的信息资源，提高对资源的利用率，并且可以根据所掌握的信息不断改进发展模式，档案信息的开发可以将工作划分为三种不同的类型，包括独享、分享、共享等，信息独享一般在企业的运行中不于鼓励，就是将获得的信息作为企业内部独享不予外界分享；信息分享就是企业将获取的信息与其他企业进行分享互利，可以方便企业利用其中的信息，并且不用考虑信息是否安全，也不用对信息进行保密；将信息传递给企业的所有终端用户；档案共享是指按照一定的标准和规则对信息进行分类和处理，并且根据企业实际所需进行信息开发，需要注意的是，其中不包含企业重要的安全信息内容。

结束语

综上所述，随着目前经济的不断发展，企业对于档案管理非常重要，知识管理的优势愈发明显，将知识管理与档案管理有效融合，充分应用，使我国档案管理更加科学有效。

参考文献：

[1]李萍.浅谈知识管理在档案管理方面的应用[J].民营科技,2014(4):111-111.

[2]秦岭.浅谈知识管理在科研单位档案管理中的作用[J].黑龙江交通科技,2015,38(11):194-194.