浅谈如何做好企业公文管理工作

浅谈如何做好企业公文管理工作

薛晓辉

陕西陕煤榆北煤业有限公司陕西省榆林市719000

摘要：公文是单位日常行政办公及商务活动开展过程中形成的指导性文件，也是如实反映单位管理水平和行政办公人员工作水平的重要依据。公文的主要特征是：规范性、时效性和权威性。公文管理一般指的是公文在形成、流转、办理、传递、存档案或销毁的一个完整生命周期，按规定定的要求和方法对公文进行妥善加工、传递，完成传阅或办理，最终获得功效的行为或过程。提高公文质量和管理水平是公文管理人员最重要的基本功。

关键词：企业；公文；管理

引言

公文不论是对国家行政机关来说，还是对公司企业来说，都是其履行职能或进行公司日常管理的一项重要工具，可以说其对于企业所具有的作用都是举足轻重的。对于我国目前的公文和公文处理方法来说，相较于传统的公文管理模式得到了较大程度的改进。但是由于我国对于公文的管理在方式方法上仍然采取的是手工管理的方式，并且公文本身所具有的复杂性、特殊性、重要性等方面的特征，导致在公文管理的工作中始终难以建立起一个规范化的体系。但是，在国际上自20世纪80年代以来，信息技术得到了极大的发展与应用，作为公文管理和公文处理的重要手段的“公文管理系统”信息化建设开始得到普遍重视和推广，这使得我国的公文管理逐渐趋于规范化、制度化和科学化。

1企业公文管理工作的要求

1.1安全保密性

公文往往带有一定保密性，涉及到许多秘密文件和事项，保障公文管理的安全是公文处理过程的内在要求。随着信息技术的发展，电子文档的传递已逐步替代了原始的纸质文件传递方式，这就使公文泄密的危险系数越来越高，泄密途径也花样翻新。在公文管理过程中实现安全保密，除了从硬件手段上进行防范，还要强化工作人员安全防范意识，同时要确定知悉范围，加强对公文流转过程的各个环节的监督与管理。做好公文的全生命周期的登记记录，以全面确保公文不泄漏、不遗失、不损坏。

1.2权威性

在日常办公中，公文是一个单位内外交往的官方性文件。通过公文传递，向上级机关、其他单位以及本单位内部，传送单位的汇报、决定、总结等相关内容，具有权威性。公文的权威性具有以下几个特点：一是公文作用的策令性；二是公文特有的严密程式性；三是公文撰拟的专任性；四是公文具有严格的时间性；五是公文发布者与执行者具有特定性。公文在各项事务中发挥着重要的指导作用，企业通过制发公文来发挥管理层的领导和指导作用，把管理层和执行层紧密结合在一起，统一思想，统一认识，使上令下行，运转畅通，工作步伐协调一致。因此在制作公文过程中，一定要严肃认真，确保公文正确无误。

2企业公文管理优化措施

2.1提升公文质量

①制定出公文评价指标，将公文作为考核对象，考核的内容包括：行文规则、流程问题、考评对象、主旨内容及体例格式等，合理设置扣分事项，明确规范扣分标准，促进扣分工作的精细化管理，确保各项评价工作的规范性。②实施定量考核模式。采取“评分制考核”方式，用满分减去折合扣分，用考核扣分与错病比率进行关联折算，促进公文考核由定性考核向定量考核转变。深入分析各部门中病错文产生的原因，优化考核标准。③优化使用考评结果，对错病文及时进行通报，对不合格的公文采用回退制度，并说明回退的理由，以确保公文办理的标准化和规范化，充分发挥公文的示范性作用，提升公文的整体办理水平。

2.2提高软硬件水平及管理人员综合素质

信息社会给现代办公带来各种高效快捷的方式，必须将新技术运用到管理工作中，才能实现管理的高效和便捷。管理层必须与时俱进，为企业提供必备的办公自动化设备，并配备相应的管理系统，通畅的网络，以适应改革发展的新常态。管理人员的综合素质对公文管理的质量和效率有着至关重要的影响，因此，管理人员必须要不断学习，实时提高自己的综合素质，充分利用信息化技术进行公文管理，以全新的管理模式取代以往传统的手工管理模式，提高办公效率和质量，增强公文传递的时效性，全面提升企业的综合管理水平。

2.3做好企业公文信息化管理

2.3.1加强公文管理的数字化

其实要对企业公文实现信息化管理，必须要实现企业公文数字化，并加强对其的管理。同时应当认识到，这种数字化的实现并不是一蹴而就的，而应当分步骤、有计划的进行。通常情况下，一个企业的公文基本都是由办公室进行管理的，并且因为公文管理信息系统是一种新兴事物，所以对一些传统的公文要进行数字化录入，就必须首先进行分门别类，首先选择重要的以及常用的公文进行刻录。

2.3.2实现管理设备的现代化

要想强化企业公文管理的信息化建设，首先需要做到的一点就是要使企业的管理设备实现现代化。对于企业公文管理的硬件设备来说，其应当满足的几个要点就是性能高、容量大、安全性好、计算能力强等。此外，对于安装了公文管理信息化系统的计算机而言，还必须要配备相应的扫描仪、光盘刻录机以及不间断电源等；同时，为了使公文管理信息化系统发挥出最好的作用，其所使用的公文管理软件必须是经过权威资质部门认定的。

2.3.3提高公文管理信息化的服务层次

对于强化企业公文管理信息化建设来说，其中很重要的一点就是要提高公文管理信息化的服务层次，并逐步在公文管理过程中建立起三个“一体化”：一是公文及公文管理一体化；二是各门类公文管理一体化；三是内部信息和外部信息一体化。只有这样才能更好地为公司建设、发展、运营服务。

2.4加强对公文管理工作的重视程度

企业公文管理水平直接反映出企业的管理水平和整体的工作水平。因此从管理层就应该加强对公文管理工作的重视，各相关部门按照程序切实把好行文关、内容观、政策观、格式关和审批观，确保公文行文流畅、内容严谨、表述到位、格式规范、审批完整，切实使公文起到指导或协调工作中遇到的问题的作用。公文办理过程中还应明确责权利，建立并完善相应的管理制度，只有这样才能将公文管理的具体要求落到实处，切实有效的提高公文管理水平。

2.5提高公文运行效率

一是简化公文运行程序，在各个环节上尽可能化繁为简，使文件流程简捷，管理科学，操作手续简便，最大限度地提高文件管理效率。二是加强催办督办，根据文件时效性要求及重要程度，办公秘书转办后，可主动联系承办部门对公文进行催办督办，定期对所办文件进行核查，跟踪督查落实情况，杜绝文件压误或漏办，确保承办部门在要求时限内落实承办事项。催办可采取发催办单或电话询问等形式进行，对紧急重要文件，可专人专件跟踪催办，切实做到事事有结果、件件有回音。文件办理完结，应及时注明落实单位、落实时间和落实结果，并将办理情况进行整理后，反馈批示领导和分管领导阅知。重要文件应视具体情况随时反馈。三是开发电子公文处理平台，推行无纸化办公，通过信息化管理，解决提高公文运行效率。

结语

综上所述，公文管理作为企业与外界或内部各部门信息交流的重要工具，是企业经营管理过程中不可或缺的重要组成部分。我们应建立和完善公文管理制度，不断提高综合素质，以严谨的工作态度，全面推进企业公文管理工作，实现公文有效运转，让公文管理更好地为企业发展提供服务。

参考文献：

[1]张毅，红轮，关悦.论如何强化公文管理信息化建设[J].办公室业务，2016，（1）：73.

[2]杜佳宇.论如何强化公文管理信息化建设[J].广东科技，2014，23（16）：23-24.

[3]朱四清.公文管理信息化建设分析[J].现代经济信息，2012，（22）：95.