试谈中专学校档案工作建设

试谈中专学校档案工作建设

李庆高王传仁

李庆高王传仁（临沂市卫生学校山东临沂276002）

【中图分类号】R197.6【文献标识码】A【文章编号】1672-5085(2010)17-0346-02

【摘要】依据档案管理相关法律法规的要求及加强学校档案科学管理的必要性，联系从事档案管理工作的体会，把握好公文制发入口关、统一收集管理案卷材料、实施“以我为主”的立卷归档原则及重视档案的开发利用等方面对学校档案工作的规范化、标准化建设进行积极探索。

【关键词】学校档案建设规范化标准化

档案是学校工作和教育教学的真实记录和历史反映，是党和国家的宝贵财富。学校各部门在教育教学及其他各项工作中形成的各类档案，应由学校档案室集中统一管理。为贯彻落实《中华人民共和国档案法》，《中华人民共和国档案法实施办法》，我们加强科学管理，逐步实现档案管理工作的规范化和标准化，使档案为学校的教育教学及管理工作服务，努力提升学校的管理水平。

1把好公文制发入口关，夯实档案工作规范化、标准化

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。公文制度不仅决定公文本身的质量，还影响日后档案的质量，决定档案工作规范化、标准化建设的整体水平。我们要强化系统思维意识，树立公文处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把好公文制发入口关，夯实档案工作规范化、标准化建设的基础工作。

一是纸的资料好，幅面尺寸规格统一、规范，符合国家有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订，装订处预留25MM左右的装订线。

二是检查是否履行了签发手续，是否符合审批权限，标题是否准确，主送单位和炒送单位是否正确，落款是否与公文一致，有无日期等。

三是字迹要牢固清晰。不论是草拟公文、缮印公文，还是各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹牢固清晰，有利于日后保管和利用。如用传真纸打印的必须进行复制；立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。五是移交档案时，交接双方应当面检查，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。移交档案时应填写档案移交清单，清单一式两份，经交接双方签字后各留一份备查。

2收集、管理案卷材料，档案工作规范化、标准化

案卷材料收集是否完整是决定和影响档案价值的重要因素。学校的档案室是学校的内设机构，负责统一管理党群类、行政类、教育教学类、基建类、声像类、设备类、荣誉实物类等所有档案。因此，要从加强档案室建设入手，不断建立健全学校档案管理制度和各类材料归档制度，及时收集、整理、保管和统计学校档案，并对学校各科室档案的收集、归类、整理、上交等工作进行指导、检查和监督。

学校所有档案必须集中统一管理，确保真实、完整、准确、系统和安全，便于日后利用。学校各科室要加强对本单位档案资料的收集、归类、整理、上交工作的领导，档案员要切实履行工作职责，保证归档材料完整、齐全，并按时移交学校档案室。严格执行立卷归档制度，使其纳入学校及各部门的工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的工作职责范围；在布置、检查、总结、考核各项工作时，能将档案工作同步纳入。任何单位和个人不得保存已办理完毕的材料，不得擅自销毁材料。确需销毁的材料要由档案室登记造册，经校长批准后由专人监销。干部、职工在调离原工作岗位时，要彻底清理材料，及时办理交接手续。立卷单位应负责将材料收集齐全，核对准确，系统整理，并在封面上填写档案名称，编写卷内目录，确定密级。根据档案的保存价值和保管期限的规定，准确划分保存期限。凡反应学校重大活动和历史面貌，有长期利用价值的档案，列为永久保管；凡反应学校一般工作的活动，在较长时间有参考、利用价值的文件，列为长期保管；凡在短时间内有参考、利用价值的文件，列为短期保管。

3实施“以我为主”的立卷归档原则，确保档案工作规范化、标准化

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标是实现档案保管利用价值的最大化、案卷完整化和检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档原则则是解决问题、实现目标的关键。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主，不仅是在工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且是推进档案工作规范化、标准化、现代化的一个重要原则。因此，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要致力解决3个问题：一是要准确把握立卷归档的时效性，否则将造成档案管理无序和混乱。二是明确立卷归档的重点，进行合理的分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分材料，减少档案管理的重复度。提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”立卷归档原则的前提下，维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把好入口关，同时，也要注意防止应归档文件的散失。

4重视档案的开发利用，发挥档案工作规范化、标准化建设效应

加强学校档案工作规范化、标准化建设的根本目的是充分利用档案为学校的教育教学和管理工作服务。为满足利用者的需求，通过各种方式提供档案材料或相关的咨询服务。特别是在学校办学水平评估、申报专项建设项目等重要活动中更应充分发挥档案资料齐全、准确的优势，为各项评估检查提供佐证材料。

要充分利用档案、发挥档案的作用，努力使档案为规范学校管理服务，为教育教学服务，为提高办学质量服务。当前，档案工作要适应经济建设和学校发展的需要，优化服务方式，积极主动为学校各部门和广大教职员工提供相关的档案材料。为此，有必要健全档案的检索工具，汇编各种能反映本校特色且有较高利用价值的（学校档案检索目录）等编研材料，利用电脑开发档案信息资源，为教育教学和管理工作提供服务。如在校园网教学资源栏目上公布学校档案目录，方便教师查阅等。学校档案工作的规范化、标准化建设是一项持之以恒的工作，是一项重要的基础建设。档案不仅记载着学校的历程和办学成就，而且承担着为学校改革发展、规范管理和开拓创新提供资料支持的艰巨任务。为推动档案事业的健康发展学校要在人力、物力和财力等方面加大对档案工作的投入，并且在工作部署和制度落实上予以保障。档案工作人员应爱岗敬业、自强不息、勤奋工作，积极参加档案专业的继续教育，学习先进的档案管理经验，不断提高自身政治素质和业务素质，全面熟悉与答案工作相关的政策和法律法规，掌握档案工作的方法和规律，精通档案管理业务，以不断适应学校档案工作规范化、标准化建设的需要。

参考文献

[1]朱青梅.如何加强高校校园档案的网络建设[J].高等教育.2005.22：7-8.

[2]宋小琴.高校档案信息资源的建设与管理[J].甘肃广播电视大学学报.2004.14(2):72-73.