探讨电力工程档案管理现状分析及完善措施向琼芳

探讨电力工程档案管理现状分析及完善措施向琼芳

向琼芳

（国网湖北省电力公司恩施市供电公司湖北恩施445000）

摘要：随着电网建设的逐步发展，电力工程档案管理变得越来越重要。近年来，科技的发展给电力工程档案管理带来了新的变革。现阶段，电力工程档案管理中尚存在诸多有待解决的问题，如何进一步加强电力工程档案管理显得尤为重要。基于此，本文就电力工程档案管理现状分析及完善措施进行简要探讨。

关键词：电力工程；档案管理；现状；完善措施

1电力工程档案管理的重要意义

1.1档案助力工程省时省工。任何一项科技成果的取得，都是在继承、利用前人成果的基础上，再加以突破和创新而形成的，电力工程企业的技术人员，在承接一项新的项目时，需要对具体情况进行全面分析，参考查询以往的资料档案，进行分析或借鉴，以找出最优的施工方法，以达到省时省工、加快工程进展的目的。

1.2档案管理工作为工程提供完整准确的参考资料，对它的有效利用更可以带来可观的经济效益。档案管理的直接效果就是集中储备技术资料，实现档案管理的系统性、完整性、准确性，这样就保证了档案资料和科学技术在生产实践中的作用得以充分发挥，从而保证工程顺利进行，带来经济收益。

2电力工程档案管理的现状

2.1电力档案管理软件鱼龙混杂，缺乏统一性

电力工程档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2.2电力工程档案管理标准化规范化程度不高

电力工程档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

2.3电力工程档案信息管理人员整体素质偏低

实现档案信息电于化。首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识屡次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

2.4管理力量薄弱，管理水平不高

管理力量薄弱主要有两方面的原因，一方面电力企业虽然成立了档案室，配备了专职的档案管理员，但人员编制少，各职能部门的兼职档案员大部分没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，而且所有兼职档案人员都是以其他工作为主，档案工作为辅，对档案工作精力投入不足，对档案收集意识淡薄，应收集的没有收集，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档。另一方面年度移交档案不能按时上交，移交的材料质量不高，具体表现为：用纸不一，用复印件、废纸等打印材料存档；排版页面顶天立地，不留装订余地；用铅笔、红笔填写或划改；必须填写的栏目没填写；材料内容描述不全或表达不准确。这些都增加了档案管理工作的难度，严重影响了档案管理的水平。

2.5对档案管理的认识不足，重视程度不够

长期以来，有相当一部分人包括部分管理干部对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付查档就行。没有认识到档案管理对规范电力工程管理，提升电力工程管理水平的重要作用。

3电力工程档案管理的完善措施

3.1建立管理体系，完善电力工程档案管理制度

为了提高电力工程的档案管理工作，应建立一个切实有效的管理体系，并完善其管理制度，确保档案工作能始终作用于施工管理的整个过程。电力工程建设企业，可以将档案信息当作自身检测和管理的标准，档案信息的准确也为政府的日常检查提供一些方便，与施工和建立单位的经济效益直接相关，还可以当作工作奖罚的重要方面。相关单位通过管理体系的建立管理制度，保证档案管理工作的顺利开展。

3.2电力企业领导重视是关键

只有重视才会做好电力工程档案管理工作。因此，从监与管两方面入手，电力企业要将档案工作作为工作计划摆上重要议事日程并列入工程条款，用法律来约束，保证工作人员积极工作、深入现场收集所需资料的积极性。

3.3电力工程档案工作者专业素质

电力工程档案工作是一项专业性很强的企业基础工作，档案人员政治、业务素质的提高，是保证档案工作顺利进行的根本保障，也是档案管理水平得以提高的重要条件。所以档案人员应具有较高的、相应的专业知识，即不仅学习掌握档案学理论知识，还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术。对电力企业的档案工作人员，企业应该经常把他们送出去培训专业知识，同时也培训相关的计算机以及企业管理知识，让他们既懂档案业务知识，又知道企业管理知识，更明白如何运用计算机去管理档案。当然，电力企业档案工作者也应主动努力提高自身的业务素质和修养，积极主动去学习专业知识。

3.4加强电力档案管理人员的计算机信息化技术

电力企业档案是电力企业历史的记录,是电力企业知识的积累，是电力企业资产的凭证，是电力企业经营的依据，是电力企业宝贵的无形资产。制定计划和方案着手改变这一状况，根据具体情况选用具有较强实力并具有丰富经验的计算机软件开发企业开发电力档案管理信息系统软件，同时要更新一批设备，加强计算机软件与硬件的建设。加强计算机信息化管理包括：档案信息网络建设、档案信息技术的应用,档案信息人才队伍的培养等。实行档案信息化管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。建立电力系统内部网络，使电力档案资料实现资源共享，便于本行业本系统的充分开发与利用，促进电力事业的发展，以期达到服务于企业各项工作的目的。

3.5原始性和有效性是电子文件管理的核心

电子文件的原始性和有效性是电子文件管理的核心，必须确保。为些，一是要建立相应的管理制度保证电子文件形成、处理过程符合所规定的程序。如电子文件的起草、修改、定稿、存储管理等各类操作登录处理过程中产生的批示、签名、印章、代码等各种信息；登录传递交接过程中的其他标识等。二是要采取相应的技术措施：如对电子文件的操作者进行身份识别和权限控制，做好操作日志的记录，随时自动记录操作实施的人员、时间、设备、项目、内容，对特别重要的电子文件应逐页加注防错漏和防调换的标记等。总之，要从加强管理和采取技术措施两个方面来确保电子文件的原始性和有效性。

3.6加强档案队伍建设，努力提高档案管理水平

做好档案管理工作，人才队伍是基础。档案管理是一项既非常枯燥又十分繁琐的工作，如果没有强烈的责任感、使命感和甘于寂寞、默默无闻的奉献精神是做不好档案工作的。因此，各部门要认真遴选和重点培养档案管理人员，组建一支热爱档案管理工作的档案员队伍。电力工程档案室要适当增加专职档案员编制，做好电力工程档案管理工作。

结语

电力工程档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。

参考文献

[1]罗勤勤.新形势下电力工程建设档案管理研究[J].中国电力教育，2013.

[2]杨安芳.谈电力企业工程建设档案管理[J].企业家天地，2013.