试论人口和计划生育档案管理问题与对策

试论人口和计划生育档案管理问题与对策

薛利锋

薛利锋（山西省吕梁市人口和计划生育指导站山西吕梁033000）

摘要：本文阐述了人口和计划生育档案管理问题与对策。人口和计划生育档案管理工作还存在着认识有偏差、内容有弄虚作假、人员素质偏低、管理制度不健全、管理手段落后、档案立卷不规范等问题。提高人口和计划生育档案管理水平的主要对策有：进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识；认真抓好计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设；加强培训和继续教育，提高档案管理人员素质；进一步加强人口与计划生育档案工作的领导。

关键词：人口资源计划生育档案管理实施策略

随着人口和计划生育工作加快向法制化、规范化、制度化发展，对人口计生档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。探索新形势下人口和计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高人口和计生档案管理水平，对更好地开展新时期人口和计生工作、促进经济社会又好又快发展有着多方面的积极作用。

一、必须进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识

人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定人口与计划生育政策的重要资料记录，是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平，就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识，只有认识到位了，思想重视了，才能把档案工作搞好。1.人口计生档案可为领导决策提供依据。2.人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务。3.人口计生档案可为流动人口提供优质服务。4.人口计生档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进。5.人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性。6.人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务。7.人口计生档案可为农民致富奔小康服务。

二、认真分析、解决人口和计生档案管理工作中存在的问题

1.存在认识上的偏差。在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性，认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。

2.内容存在弄虚作假情况。由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理，出现漏管漏档、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象，损坏了档案资料的真实性。

3.监督检查流于形式。检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。

4.人员素质偏低。大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响到档案管理水平的提高。

5.人员不固定。计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底，造成档案资料的散失，影响了档案的完整统一。

6.管理制度不健全，手段落后。对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。

7.档案立卷不规范。目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。

三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设

1.实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平。（1）要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、着录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。（2）要全面普查案卷，去粗取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。（3）要重新组合案卷，实现案卷规范化。要将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷，重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。（4）要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先要根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。（5）要规范题名，保证检索查准率。

2.加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程。在档案现代化管理工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲，由于室藏案卷多，着录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在着录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得着录工作多、快、好兼而有之的效果：（1）分轻重缓急，循序渐进。（2）分级次着录，省时省力。（3）分门另类，充分利用档案原基础。（4）用关键词替代主题词，简化查找时间。

四、提高档案管理人员素质，提高档案管理水平

档案工作者掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高其档案管理水平。

1.重视高素质复合型人才的培养。信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。

2.重视档案人员的在职培训。提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育，因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。

3.积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累。很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性，但往往过于倚重各类培训而忽视了自身的学习和积累。事实上，自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。

4.合理调配人才，优化人才结构。要将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案人员互相配合、互相影响，以利于整体效能的发挥。

五、进一步加强对人口和计生档案工作的领导

人口计划生育部门领导要更新观念，充分认识人口计生档案在人口计划生育工作中的重要作用，把人口计生档案管理工作摆到与宣传教育、政策法规、科技服务、计划生育协会等人口计划生育业务工作同等重要的位置，纳入主要议事日程，给予必要的投入，解决所需经费，为档案工作改善环境创造良好的条件。各级人口计划生育部门档案管理人员要更新观念，从人口计划生育工作法制化、规范化、制度化的高度出发，做好人口计生档案管理工作。要根据人口计划生育工作深入发展的需要，选准人口计生档案信息开发利用的突破口，开展有效的服务，创造尽可能多的社会效益和经济效益，为人口计划生育工作的深入开展和社会经济的加快发展作出贡献。

参考文献

[1]王金玉浅谈档案管理.山西档案，山西出版集团，2014，2。

[2]刘昌明浅析人口和计生档案管理.湖北档案，湖北出版集团，2014，3。