对分析事业单位档案管理存在的问题及加强人事档案管理信息化建设的思考

对分析事业单位档案管理存在的问题及加强人事档案管理信息化建设的思考

刘佳

刘佳（齐齐哈尔市环卫处黑龙江齐齐哈尔161006）

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：41-1413（2012）02-0000-01

摘要：加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。事业单位的档案管理实现必要的信息化建设，会比传统的档案资料管理更便于保存、修改和查询，并且，可以利用信息化管理进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理成本。

关键词：档案管理；问题；信息化建设

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。事业单位的档案管理实现必要的信息化建设，会比传统的档案资料管理更便于保存、修改和查询，并且，可以利用信息化管理进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理成本。

一、档案管理工作中存在的问题

（一）对档案的重视程度不够

长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

（二）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是手工地将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。陈旧的档案管理不能适应时代的发展，新形势下要求事业单位必须改变这一传统模式，进行信息化建设。

（三）档案室硬件环境设施不齐全

对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

二、制定事业单位的档案管理信息化的总体规划

在档案管理信息化的总体规划制定之时，应服从服务于事业单位发展的战略。在分析事业单位自身的特点与发展目标的基础上，深入调查和科学论证，制定出切实可行的档案管理信息化长远规划及近期计划，形成一个规模较大的网络管理模式，推动档案信息化协调发展。另外，还应注重系统实际应用的效果，重视系统对事业单位信息服务的目标支持，强调系统的可扩展性和灵活性，给未来发展留下扩展空间。

（一）逐渐实现档案管理的信息资源的数字化

档案信息资源的数字化是进行档案信息化建设的一个重要的前提和基础，也是对档案原件进行保护的一个重要方式。档案数字化应该通过使用先进的信息手段，把档案部门的各种物质载体形式加工转化成数字化的信息，建立起档案目录数据库，以提供服务。形成数字档案管理办法也不意味着传统的档案管理办法要消亡，两者应长期共存，相互补充。

（二）档案信息化应做到规范化、标准化

规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。事业单位在进行档案管理信息化时，应该按照国家推荐信息化管理的标准，根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际的操作。应对单位文件及档案的内容、着录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。

三、加强档案管理的信息化建设和提升档案人员素质建设已成为解决档案管理工作中存在问题的一项重要方法及对策

（一）在加强信息化建设中要有对档案人员的素质要求

档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。档案人员应该更新观念，调整心态，不断学习并掌握必要的网络知识和技术，积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

（二）以高素质人员做好档案管理工作的信息化建设,强化服务意识,提高服务水平是很有必要的

档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。在档案的信息化建设之中，应该把档案的管理系统纳入事业单位的管理信息系统，构建一个一体化系统，把本单位各个部门的信息统筹考虑进去，实现资源共享，从而获得档案管理的综合效益和系统效益。对纷繁复杂的档案管理信息进行标引、分类和有效管理，使档案信息能充分发挥最大的开发利用价值，对事业单位的档案进行数字化管理是当前科技与社会发展的必然要求。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度,发挥好档案信息资源的作用,使其充分地为社会主义现代化建设服务,是我们档案工作者义不容辞的责任。

总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，要明确服务方向,端正服务态度,树立创新意识,提高服务质量。积极探索档案现代管理模式，以加强信息化建设来解决事业单位档案管理工作中出现的诸多问题，促进社会主义和谐社会的建设。

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