电力企业档案信息化管理创新李楠

电力企业档案信息化管理创新李楠

李楠

（广东威恒输变电工程有限公司广东佛山528000）

摘要：基于现代信息化背景，对供电企业档案管理及发展问题的认知和总结，不断加强企业档案管理工作，使之规范化、科学化，为电力企业高效的经营管理和安全运行提供了有力保障。文章对电力企业档案信息化管理进行了研究创新，以供参考。

关键词：电力企业；档案信息化；管理

1前言

所谓的电力企业档案管理现代化就是指我们采取一种系统化的档案管理范式对于电力企业的相关事件进行有效的指导。通过系统化的电力企业档案的建设，可以让我们更加清晰地把握企业的各种发展方向。从而更好地、更加高效的进行电力行业的相关管理。我们还可通过档案的分析与建立，构建起全方位、多层次的档案管理检索体系。今天我们就从电力档案现代化建设方面进行档案管理信息化的探索。

2电力档案管理工作过程中存在的问题

2.1档案管理不重视

目前电力企业普遍存在的问题就是对档案管理不重视，都将档案工作作为非重要的工作，在资金分配以及人员分配的过程中都没有给予大力的支持。究其原因是没有意识到档案对企业发展以及权益维护过程中的重要作用。

2.2档案管理不规范

电力企业中档案管理目前存在另外一个重要的问题就是档案的内容设计不完善与档案管理不规范。档案内容设计的完整与全面事关档案的有效性，如果档案记录不完善或者是某些重要积累的经验和技术没有记录，那么对于企业则是极大的损失；档案内容设计完整性，必须要结合企业的实际来对档案的内容进行设计。目前很多企业还都是纸质档案管理，纸质档案随着企业档案的增多会极大的占用空间，且档案的存放与查找都会存在较大的困难，因而对于纸质档案的管理必须采取一定规范化的管理方式以便于后期的查找。

2.3档案管理人员不专业

档案内容设计的科学性与完整性以及档案管理是否规范，在很大程度上是由档案管理人员的专业素质决定的，档案的管理是一门科学而且其中涉及到很多的理论与技术，而当前企业档案管理人员都是随意指定选择的人员，普遍学历较低而且绝大多数不具备档案管理的专业知识，因而不具备档案管理系统的理论与技能。

2.4数字化程度低

电子档案也就是数字化档案，相对于传统的纸质化档案电子档案具有很多的优势，存储方面没有对存储环境的严苛的要求，不怕较为潮湿的环境以及虫、鼠对纸质化档案的破坏；结合专业化的数字化档案数据统计、查询与分析软件可以较为便利的对档案数据进行查询、统计以及分析等工作。但是就目前来看企业档案数字化的程度相对较低，一方面是由于沿用着传统纸质化档案管理的方式，并且企业已经积累了数十年的档案如果要进

3电力工程档案管理工作建议

3.1加强企业重视程度

企业高层管理者应树立档案管理意识，重视档案开发管理工作。只有通过自上而下地开展工作，才能让基层人员明确自身责任，让档案管理规范制度落到实处，从而提高档案管理工作效率。

3.2提高管理人员素质

首先，电力企业在选择聘用档案管理人员时，应选择经过系统培训的专业人员，能够运用专业理论进行档案信息筛选归档，从而帮助电力企业单位建立起规范科学的档案管理体系。同时，在正式开展工作前，企业单位还应集合新进人员进行短期岗前培训，针对本单位具体情况进行系统学习，从而让档案管理人员能够结合实情开展工作，避免出现一刀切解决问题的情况。

其次，在工作管理中，档案管理部门应定期开展培训交流会，总结当前档案管理工作中存在问题并进行有效研讨，根据同期行业内档案管理变革发展提出结合本单位实情提出解决办法，并形成规范文件在部门内浏览传达，从而利于档案管理工作系统性、延续性。

最后，企业既可选派优秀骨干人员去往其他企业进行交流学习，从而提高本企业档案管理人员专业技能水平，进一步优化档案管理工作。也可请业内专业人士到企业内部进行指导工作，针对个体情况提出优化建议。

3.3信息化管理电力档案

一方面，在档案管理中，企业应建立文档一体化管理系统，将在工程建设过程中积累整理的资料以电子文档的形式进行备份记录，同时附上档案保存、鉴定、利用和归档信息以保证档案资料完整性。此外电力企业档案管理应实时监管电子文件信息，确保档案资料信息真实性和有效性。另一方面，企业还应加强档案管理系统安全性，做好保密工作。由于电力工程档案资料涉及到相关知识产权和商业机密，因此在管理工作中，电力企业单位应建立起档案数据一体化管理，将文字图片信息和视频等内容都录入数据库中。在此基础上建立档案资源目录，从而方便使用者进行信息检索，且利于保护档案资料信息安全，不易造成信息遗失。

3.4三同步管理电力档案

由于电力工程档案内容复杂、管理量大且加上电力工程完工时间具有不确定性，造成档案管理工作难以开展。因此，在电力工程档案管理工作中，应采取三同步的工作方式以保证档案管理工作科学性、完整性和准确性。三同步工作法要求档案资料管理工作的开展进度要和电力工程建设施工进度保持一致，同时档案管理工作要实时跟进电力工程企业竣工资料的收集、整理、积累和审核等工作，最后档案管理人员要确保档案资料的验收工作要和电力工程完工验收工作同时进行。

4电力企业档案信息化管理创新

（1）档案工作包括档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计等工作。电子档案是人们在使用计算机的过程中产生，或将已有的各种资料（纸张、图片、图像、声音等）进行数字化处理（扫描、数码摄入等）而产生的信息。如办公类电子文件、资料扫描件、ＣＡＤ／ＣＡＭ文件、ＭＰ３文件、程序文件等。

（2）各类电子档案的在线收集。档案管理系统与ＯＡ办公自动化系统的数据共享，通过接口程序实现。接口程序运行在档案管理系统的服务器上，自动定期进行数据下载，将其存人档案系统中，档案员对其进行在线整理和在线归档。同时，针对其他情况提供通用接口实现电子档案的在线收集。０Ａ系统生成的文件通过与档案系统的接口导入档案系统待归档库，然后档案员根据实体分类、保管期限、归档单位等条目在线整理归档；非０Ａ系统生成的文件资料由各基层档案员通过通用接口直接上传到档案系统的待归档库中，再由档案员在线归档。

（3）确保归档电子文件的原始性、真实性和完整性。电子文件的收集积累必须从其形成的阶段开始。从电子文件的形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节，如果职责不清，制度不明，都可能影响电子文件的原始性。业务文件和档案可在办公自动化系统ＯＡ中形成，而现有的“文件管理与档案管理一体化”信息系统，仅是实现了将０Ａ系统产生的数据导入档案系统，如果办公自动化系统与档案系统的接口制作不好，０Ａ产生的电子文件就不能全部导人档案系统。因此，归档文件的真实性、完整性、可读性要在文件生成阶段加以控制。

（4）实现０Ａ环境中的文件档案一体化管理，将文件工作和档案工作一同嵌入文件管理系统中，记录从电子文件形成到电子档案归档的一切过程和处理情况，即实现前端控制。一方面在计算机网络系统上，应设计自动记录功能，可以记载电子文件的产生、修改、刪除、责任者、入数据库时间等。在进入数据库之前，要对标记有档案标识的内容进行鉴定归档。另一方面通过移动存储载体导人的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批流程进行并留存备份件，防止出现差错。

5结束语

电力企业中档案管理对其电力企业的生存与发展意义重大，作为电力企业应当重视企业档案管理工作，积极采取措施完善企业档案管理的工作，为企业的经营与发展提供数据上的支持，不断提升企业的经济效益。

参考文献：

[1]陶建华.探析电力企业档案管理工作中存在的问题及对策[J].办公室业务.2017（13）

[2]程平.浅谈如何在电力档案管理工作中实现经济效益[J].科技与企业.2014（12）