检验检测实验室仪器设备的档案管理

检验检测实验室仪器设备的档案管理

王福民

天津市宏盛安阳安全技术咨询服务有限公司天津市300400

摘要：对于检验检测实验室来说，设备是其硬件设施中的重要组成部分，也是实验室开展检测和技术研发的主要物质条件。未来技术研究的不断深入，使得检验检测实验室的规模也将随之扩大，设备增加与检测要求提高的前提之下，对于这些强制性的档案信息管理工作也应该进一步明确质量要求。

关键词：检验检测实验室；仪器设备；档案管理

1检验检测实验室设备档案管理的内容及基础要求

1.1内容

根据相关的标准及要求，检验检测机构在日常工作中应做好检验检测影响较大的设备及软件记录保存工作。仪器设备档案当中应有设备和软件的识别、制造商的名称和出厂的编号，设备的检验和核查，仪器设备的储藏位置，制造商的说明书和指定的存放位置，检验校准的报告及证书，设备维护计划以及相关的维护记录和设备的损坏、故障、改装、修理等重要内容。从上述的内容当中我们也可以总结出仪器设备管理具有显著的动态性特征，同时其也是一个漫长的过程。仪器设备档案中的内容有很多，这些内容也能够更为具体地表现出设备采购到停止使用过程中的重要动态信息。

1.2基础要求

第一，实现资源合理配置。仪器设备是实验室主要的硬件设施，档案管理也能为技术信息的资料收集、鉴定等工作提供有效支持。对于单位设备容量、参数等基本条件来说，都是资源配置中的关键，且技术发展背景下，一些案件、事件的结果判定中也涉及到物证鉴定的内容，对于鉴定机构的日常工作而言，物证鉴定工作压力的提升必然涉及到档案管理工作要求的提高，科学依据的提供也显得至关重要。第二，辅助得出结论。档案管理水平侧面体现出检验检测实验室的鉴定能力水平，档案记录着日常管理过程中的关键信息，也为设备的正常运转提供了技术支持。对于鉴定工作中所产生的信息数据源，档案管理可以基于日常记录的设备信息来维持正常的运转与维修工作。

2仪器设备档案管理现状

2.1管理制度不健全，工作职能不明晰

科学有效的管理制度是设备档案管理工作的基础和保障。部分虽然在档案的宏观管控方面制定了相对完善的规章制度，但并未建立起针对仪器设备档案的管理办法。随着仪器设备数量的增加和价值的增高，设备主管部门对设备购置和使用愈加重视，但却忽略了设备档案资源的价值优势和服务潜能。日常工作中随着仪器设备的购置、建账、维修、报废等业务程序的开展，因缺乏完善的规章制度，造成设备档案管理人员工作职能不明晰，工作流程不明确，材料收集不及时，在档案业务链的产生环节无章可循、无据可依，对业务活动中形成的文字、数字、图纸、声像等各种载体的文件材料和配套的电子文档存放无规范，设备档案材料不完整。延伸到档案资源使用环节便会造成档案资料查询困难、设备故障处理不及时、仪器设备重复购置等问题。

2.2设备档案整理方面

我国在实验室仪器设备档案管理工作的起步时间较晚，且在早期，这项工作并未得到高度重视，使得某些重要设备的信息资料保存不够完善。一个完整的仪器设备档案应该覆盖设备从预订时起的信息内容，直至验收使用、维护保养、报废处理中的各个环节，是实验室运行效率的一种体现。以相关单位的日常工作来说，并未在设备正式购买后将材料文件全部保留，导致设备一旦出现问题，无论是升级、维护还是保养工作都面临了资料不全的局面。另外，设备信息不对称也是主要的影响内容之一，资料不完整对于后期技术研究工作的影响程度同样显著，其价值会大打折扣。当然，这也需要相关单位将档案管理工作纳入科学化、精确化的管理范围之内。

2.3设备档案管控

设备档案管控方案仍然采用人工档案收集归档方式，这种传统方法不仅耗费时间，也缺乏足够的工作针对性，出现误差的可能性较高。技术不断发展的背景下，现有的管理手段应该迎合设备的更新过程，尤其是信息化时代之下的仪器设备功能越来越强大，涉及到的数据信息也不断增加，传统人工管理方式必然陷入僵局，资料保存性的要求也会出现偏差。档案管理作为检验检测实验室工作记录的关键载体，人员水平和专业能力直接影响到工作的正常展开。未来的人员培训与技能提升工作也可以成为关键内容。

3检验检测实验室仪器设备的档案管理控制措施分析

3.1实施“项目制”管理，完善档案管理制度体系

检测检验仪器设备档案借助“项目制”管理，联动相关部门，推行设备管理专家委员会制和首席责任制。专家委员会负责档案建设规划、功能定位和管理机制制定，同时参与重大科研基础设施和仪器设备购置论证。各协同部门首席责任人负责指导设备档案管理人员队伍建设、制定培训方案、组织对外交流活动等。通过“项目制”管理对仪器设备档案专项建设、跨部门协作打破部门壁垒，提升管理水平和沟通效率。结合新形势下资产管理模式和“放管服”要求，完善了仪器设备档案管理制度体系。不仅明确了仪器设备档案管理组织体系，建立起主管部门和二级单位的联动工作机制，还明确了仪器设备档案归档原则和范围，通过线上和线下相结合形式规范管理，确保仪器设备档案建设和管理始终支持和配合“双一流”建设发展方向。

3.2信息化档案管理方式

信息技术的快速发展可以成为检验检测实验室档案管理的重要契机，数字化、智能化的发展趋势之下，我们也可以将其内容运用到档案日常工作当中，以计算机作为实际工作载体，借助信息技术展开信息收集与处理加工。相比于传统的纸质档案，数字化的数据信息占用空间资源与人力资源较少，信息存储方式较为便捷，也不需担心档案被无故损毁的可能性。而数字化档案的保存质量也便于信息共享平台的利用，在对信息查询和档案管理的过程中实现了便捷性的需求。不过在安全问题方面也应该做好基础性保障措施，避免各类风险事件的出现。

3.3人员培训与技能提高

技术水平的提升对人员的技能素养提出了更高的要求。检验检测实验室仪器设备的档案管理精密度较高，专业知识要求较强，涉及到多领域、多学科的知识内容较差，档案管理人员的业务水平也直接影响到工作质量。对于实验室而言，应打造一支专业的技术档案管理团队，因此需做好事前的岗位培训与人员继续教育工作，从仪器设备的购入、物证提取、信息数据保存等各个环节入手，以动态化管理来保障资料的完整性。在人员配置方面，应明确学习目标，让专业人员具备理论联系实践的能力。另外，还应定期进行能力考核，促进业务水平的提升，便于展开针对性的学习交流。总体而言，纸质档案的电子化是未来档案管理的必然发展趋势，但并不代表传统人工档案管理能够被完全取代。纸质档案可以保留原始痕迹，不容易被恶性篡改，其实际价值相对较高，管理工作也需要人力资源的支持。从目前的实际需求来看，物证效力也是纸质档案的主要特点，应根据未来的需求采取最合理的人员配置方案展开针对性管控。

4结论

综上所述，检验检测实验室仪器设备档案管理是一项系统化的工程，对于实验室而言不仅要具备先进的管理制度与创新型管理理念，还需要在人才方面进行针对性培养研究，不断提升人员的业务水平和技能水平，为今后的鉴定工作提供人才储备与管理制度保障。

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