新形势下医院综合档案室建设的思考

新形势下医院综合档案室建设的思考

李祥安

李祥安

(威海市文登中心医院山东文登246600)

【摘要】随着医疗卫生事业的快速发展，医院档案室承担的功能和任务越来越多，对医院的快速健康发展有着重要的影响，结合目前档案室的现状以及该院的创新管理模式，为合理建设医院综合档案室的建设提供了有益的探索和尝试。

【关键词】档案管理思考

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2014）20-0381-02

医院档案管理是医院研究、借鉴、发展的重要参考资料，对医院学术研究、技术进步有着很大的推动作用，对医疗卫生事业发展有着重要的参考价值，它是医院管理的保障和根据。新形势下，医院档案室承担的功能和任务越来越多，管理模式必须随之变化，才能适应需求，笔者结合单位综合档案室的建设，谈几点体会和思考。

1.档案室的管理现状

1.1各自为政，标准不统一。档案管理工作主要涉及职能科室、使用科室和档案室，但在实际工作中，职能科室、使用科室和档案室的责任和分工不够明确，工作不协调，不能充分发挥各个科室的职能，传统档案管理机构的设置较为混乱分散，多头管理，信息资料的完整性和连续性难以保证，且可能重复收集信息，浪费资源的同时增加了查找的困难，不能实现管理的科学化[3]。

1.2专业管理人员偏少，由于专业的性质，医院很少配备专职人员从事档案管理工作，大部分由行政、护理、医技等人员转行或相关部门工作人员兼职，而且各个部门的档案由不同的人员分开管理，文化水平差异较大，人员流动性大，不能集中精力专心从事档案，对档案的日常管理疲于应付，缺乏系统性和长效机制，有时连档案的完整性都无法保证，更无从创新档案管理。

1.3档案重管轻用，传统档案的管理主要侧重于收集、整理和保管，对开发、利用不重视，忽视了档案的传承性和利用价值，过多倾向于追求经济效益，没有考虑到医院卫生档案对医院未来的发展和医院文化积淀的重要性，有时投入也较少，影响了档案工作人员的热情和规范化管理，从而也造成了大家档案管理可有可无，管理意识淡漠等情况。

2.综合档案室设置情况

为进一步优化档案室构成，提高管理利用效率，我院结合目前存在的状况和医院实际，对档案室、图书馆、病案室进行了整合，三套班子合署为一套班子，多头管理为统一管理，办公、人员集中化，通过几个月的运行，可以看出，医院综合档案室的建设优势和特点突出，有很好的参考价值，主要是：

2.1专业性。医院综合档案室的服务对象是医院领导、医学专业人员等，因此收藏的内容更全面、提供的信息需求专业，涉及到医学医药科学的各个方面及行政管理、科研、财会、计算机、设备、基本建设、图书等相关学科，而不仅局限于一个专业点。而且各类档案、图书管理人员更能互相学习交流，带动提高了业务素质。

2.2服务性。服务范围更广，信息资源共享，不仅服务于医院领导及内部职工。如为医院的重大决策提供历史上各方面资料，作为参考及决策依据，如课题查新，病案检索，而且更能服务于病人及家属等社会人群，如病历复印，提供各种医疗文书。同时，也带动了我院病历质控水平的提升，更好的发挥了全市病案质控中心的作用。

2.3互补性。档案室内部重新划分，各班组固定专人专职管理，其他人员为补充，一职多能，确保梯队建设需求，在强化档案保密工作的同时，也进一步优化了岗位设置，保证了专业需求，节约了人力成本”，提高了档案的管理、利用效能的最大化。

3.综合档案室建设的思考

经过初探，虽然取得了一定成绩，但还需不断完善提高，才能真正做大做好。

3.1强化档案管理理。在医院管理工作中，要做好档案管理，首先得提高领导和职工的思想意识，将档案管理和医院发展充分的结合起来。在医院内部加强相关法律法规的学习，从思想上提高档案管理意识，明确档案的重要性。在“以人为本，服务至上”的基础上，加强现代化管理理念，将档案利用需求放到相应的位置上。从而，保证档案资源汇集、整编、研究顺利进行，让档案管理更加规范、系统。进而，充分发挥出档案资源价值和利用率。

3.2进一步完善综合档案室的制度管理，充分利用医院信息化建设，建立可行、方便操作的服务途径。综合档案室不同于一般的资料室、图书馆，它首先应遵从档案管理中的有关要求。因此，在完善档案管理制度建设的同时，要建立健全一套适合综合档案室信息服务的管理制度，为信息服务开辟可行、有效的途径。

3.3加强资金的投入。档案资料的保存、整理、加工等需要大量的人力和物力，现代化技术的使用、信息化建设也需要大量的人力和物力，进一步的完善和提高都需要大量的资金投入。

3.4实施人才战略，强化育人机制，优化人力资源。人才是综合档案室能否提供优质服务的保证，是使各种创新成果转化为现实生产力的关键因素。档案室信息服务工作要持续发展，必须在专业教育、人力资源开发、管理等方面推出新的举措。

3.5积极开展多种编研活动，要注重对信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。另外，还要加强档案利用反馈信息的管理，实现各级医院信息的横向联系，实现档案信息资源的共享。

随着医疗卫生事业的快速发展，医院的档案管理工作也面临着深刻的改革与挑战，医院档案的门类将不断增加，医院档案工作范围将不断扩大，医院档案工作的外延和内涵将不断扩展，这也要求我们必须与时俱进，不断创新，积极探索医院档案管理的新模式、新方法，最大限度的为医院发展服务，谋求档案管理工作的跨越式发展。