如何提升办公室文秘的人格魅力和工作能力

如何提升办公室文秘的人格魅力和工作能力

谢瀚谊

国网四川省电力公司北川羌族自治县供电分公司四川622750

摘要：办公室是企业正常运转的中枢，主要肩负参与政务、事务的管理、综合协调及做好后勤保障的重要职责，是企业主要办公事务机构及其对外的窗口，对外有着相互协调和形象窗口地作用，对内起到了承上启下，服务领导和员工的作用，办公室工作的好坏将直接影响到企业办事的效率以及对外的形象。文秘是办公室中的重要角色组成部分，其工作质量十分重要，下面就结合本人实际的工作经验，简要的分析办公室文秘的人格魅力和工作能力的提升，对相关的岗位人员有着指导的意义。

关键词：办公室；人格魅力；工作能力

前言：

本文主要结合多年办公室的实际工作，从忠心、放心、恒心、耐心、细心、平心、热心、真心、开心等方面论述了办公室文秘所需具备地人格魅力，就培养学习、责任和创新三方面对办公室文秘应具备地工作能力进行论述，探讨了怎么做好办公室的工作，对相关的岗位人员有着指导的意义。

1态度凸显人格魅力

1.1忠心和放心

忠心是中国传统文化所推崇的基本道德，是衡量其人品基本的标准，是一名文秘人员对组织和企业负责所需具有的基本素养。若要做到让公司放心，让领导和员工满意，则必须树立“六不让”的工作理念：一是不让工作在自己手里延误；二是不让信息传递到自己手中就中断；三是不让文件在自己手中积压；四是不让自己负责地工作影响全局的工作；五是不让差错在自己手中出现；六是不让基层办事同志在自己这里遭受冷落。

1.2恒心与耐心

曾有这样一个故事，在一个小镇上，一名路人分别问了三个石匠同一个问题，问他们是怎么看待石匠这份工作？第一个石匠说，本人每天总是反复的搬石头砌墙，简直是枯燥无味。第二个石匠说，本人的工作十分重要，本人需要将墙垒好，这样房子才能结实。第三个石匠却说，本人的责任重大，这是镇上地第一所教堂，本人要把它建成百年的标志。后来，第三个石匠成为了一名杰出的建筑师，第二个石匠成为了当地一名包工头，第一个石匠却还在不断重复搬砖砌墙的工作。这就是同一件事所采取的态度不同，所产生的结果也就不同。若是把工作当成爱好来做，就能快乐的工作，若是把工作当成事业来做，不成功便成仁。

1.3细心与平心

天下难事必须作于易，天下的大事也必须作于细。解决困难就需要从容易地部分进行入手，成就大事从细小的部分进行开始。在本人的办公桌面上，总是整齐的摆放着红黄蓝三种颜色的文件夹，代表处不同类型地文件。红色较为醒目，主要表示出紧急的重要文件。黄色明亮，就代表了主管的领导已批示，需要有关部门办理文件。蓝色宁静则是代表普通的文件传阅。如何把不同颜色文件夹放在领导的案头，同样是一门学问。在日常的工作中，公司领导每天需要批阅大量的文件，若是本人们一股脑的把所有文件都给领导送去，必然会给领导增加相应的工作负担，这显然是不当之举。本人们需要按照先急后平、先快后慢、先重后轻、先早后晚的原则把各种文件进行整理，排序后放置在领导的案头，以便领导批阅。在细节方面见功夫，小事里面有形象，千里之行，始于足下，从事办公室工作应该耐得住寂寞，禁得住诱惑，始终保持一颗平常之心。

1.4热心和真心

一张笑脸，一句问候，一杯热水，一份关心，在不经意间和来者拉近距离，为解决问题建立良好开端，既让自己从容，也让他人温暖。表情是人体语言中最丰富的部分，是人内心情感的流露，人的喜怒哀乐都可以通过表情来体现和反映。在与人交谈时，最适宜的表情是微笑，真诚的微笑是自信、友好、礼貌的标志，是最能打动对方的“心理武器”。目光应同对方处在同一水平线上，若一个俯视、一个仰视，容易造成双方心理上的不平衡感。平和沉稳的语调是文秘的首选，与人交谈时，声音不应过高，应该以对方能听清为宜。

1.5开心、关心

无论是文秘还是其他工种，都是集体中的一员，应当与同事友好相处，在紧张的工作环境中创造一个愉悦的、诚挚的和谐氛围。要搞好相互之间的团结，除了工作上的正常沟通交流，还应加强思想感情的沟通交流，建立良好的信任和默契，营造团结互助、共进共赢的良好团队氛围。办公室作为综合业务部门，虽有明确分工，但实际工作中往往是“大兵团作战”，如承办大型会议，迎接上级、检查团等大型公务接待，这时既要讲分工，又要讲协作，做好分内工作的同时，通力合作，协同服务，形成合力。如果能在工作上达到这种默契的状态，就能使整个办公室的工作水平提高一个层次。文秘的工作性质较为特殊，突击性的工作多，领导临时交办的事情多，随领导应酬的时候多，很难有固定的下班时间和规律性的节假日休息。如何关心家人也大有学问，忙里偷闲的一个电话，恰倒好处的一条短信，出差归来的一份小礼物，都可以营造家庭的温馨，表达自己的关心。

2“谋事之基，成事之道”

2.1培养学习能力

本人在实践中体悟到处理工作和学习之间的矛盾，最好的办法是在工作中学习，在学习中实践，在实践中不断总结和提高。一是要认识到学习如逆水行舟，不进则退。二是要善于抓住各种机会，向领导学习，向同事学习。三是要善于思索，勤于躬耕，将所学知识与日常工作相结合，做到学以致用。

2.2培养责任能力

岗位平凡，业绩不一定平凡，作为文秘我们需要时刻保持精益求精的工作态度，无论服务还是事务，无论办会还是文字，都必须严谨细微，高标准严要求，全身心“投入”，高质量“产出”。要进一步振奋精神、转变作风、勇担责任，严格做到“四不准”，一是严肃时间观念，不准迟到、早退、无故缺勤、擅自离岗；二是严肃责任观念，在工作时间内不准做与工作无关的私事；三是不准推诿扯皮、敷衍塞责、贻误工作；四是不准随意表态、滥发议论，对工作造成不良影响。

2.3培养创新能力

创新有三层含义：第一是更新；第二是创造；第三是改变。创新是发展的灵魂，人无新则庸。做事需要创新，做人也需要创新。人只有不断克服惰性，打破思维定式，才能有大的突破。培养创新能力，一是要激发求知欲和好奇心；二是要重视思维的流畅性、变通性、独创性；三是培养求异思想和求同思维；四是培养急骤性联想能力。大胆探索，勇于开拓，创新使文秘工作充满生机和活力，促进文秘真正发挥职能作用，体现自身和岗位价值。

以公文处理为例，本人经过多年的企业办公自动化系统电子公文处理实践摸索，逐步将收发文流程的重要节点都增加了提醒功能，如收发文节点分别有短信和电脑提示双提醒设置、各节点之间有短信提醒，主管领导批示后在传阅时相关领导对所属部门另有具体要求时有短信提醒，设置公告栏和考核栏为公文处理督办和催办的重要依据。

结束语：

文秘工作对于企业而言是重要且富有挑战性的，作为文秘我们需要建立并拥有良好的人格魅力。然而养成良好的人格魅力并非一日之功，也非一蹴而就，这是一个需要长期坚持的过程，需要我们每天不断总结和完善自己，并为之持之以恒。

参考文献：

[1]徐信民.浅析如何做好办公室的文秘工作[J].经营管理者，2013（26）.

[2]陈艳.提升办公室文秘工作的策略分析[J].办公室业务，2013（09）.