信息时代档案管理工作面临的问题及对策张勇

信息时代档案管理工作面临的问题及对策张勇

张勇

范县机关事务管理局河南濮阳457500

摘要：现如今随着我国经济的发展已经进入到互联网的时代，不管是信息管理或者是信息公开等方面都存在着较高的科学水平，但是根据档案管理的工作来说，其自身工作量比较大和复杂性比较强等特点，通过借助于信息的技术能够促进档案管理效率的提高，更好的保证档案信息化的安全化。但是目前在我国档案管理信息化方面应用的时间比较短，在实际应用的时依然存在较多问题，对相关档案管理人员带来一定困扰。所以为了有效的解决上述问题，本文主要分析信息时代下的档案管理工作问题和对策进行分析，在此基础上提出下文内容，在一定程度上加强档案管理工作过程中的质量，促进档案管理水平。

关键词：信息时代；档案管理；问题；对策；分析

引言：在最近的几年来，我国的社会经济也在一直不断地发展，科学技术也是在不断的前进和进步，在我国各个行业以及各个领域中都是在创建信息化的平台，从而可以更好的实现每个平台和领域都是高效率和高水平的前进，档案管理工作自身便是存在着一定的意义，在目前这个信息化的背景下，只有建立起信息化的档案管理，才可以提高档案管理工作的质量，然而目前在档案管理的时候，因为受到了各种因素所带来的影响，导致其档案管理的信息化依然是存在着较多的问题，只有找到问题的根源才可以有效的采取应对措施，促进信息化时代下的档案管理工作能够得到更好的发展。

一、信息时代对档案管理工作的影响

（一）对档案原始记录性的影响

在电子文件形成后，根据工作人员的操作，存贮到计算机自动化系统中，方便档案人员以及技术人员共享信息数据。因此，这样就使得电子文件便于修改以及复制，并且可以说，这样的复制形式几乎是一样的，没有丝毫差别，原始稿本记录也不会多次出现，给管理工作者带来了很大的便捷。由此形成的电子档案的原始记录性的内容与形式特征，最终便不复存在，文件与档案之间不再有明显的界限［1］。因此，这样档案的原始性和真实性就无法得到保障，档案的本质属性在认识方面发生了变化。

（二）对档案收集归档的影响

可以说，与纸质文件的收纳归档相比，电子文件从很大程度来说更是一项如同工程般的工作。因为电子文件的收集、积累的方法和要求是与纸质文件大为不同的，其繁琐体现于系统的操作。电子文件是信息化时代的产物，是数学化的，让其储存在电脑储存器内，通过网络传播的形式，传递于四方。这种存档方式可以说是绿色环保且是永久不变的形式，属于无纸环境。并且从查找系统来说，它是可以随时查找，增减文件信息内容的，当电脑归档储存系统完毕后，一切繁琐的事情就变得比较简单了。

（三）对档案保管工作的影响

传统的纸质归档的保存，需要让纸张和字迹处于安全的环境。为保证电子档案的可利用性，对于具有保存价值的电子文件，除了适时生成的纸质文件，还必须将电子文件与相应的纸质文件等拷贝且一并归档，这种实质性的影响结果带来的效益是无可厚非的。因而，现代信息技术条件下的电子档案的保存工作，是需要运用许多新技术、新思想，确保电子文件或者说是档案信息的安全和识别的再次出现［2］。包括两个方面，一方面是保护电子档案的物理载体，另一方面是对各种电子档案存储载体的运行环境和保管环境的保护。

二、信息时代档案管理工作面临的问题

（一）档案管理标准化程度不高。

信息时代，档案管理工作要体现实效性和信息化属性，就要实现档案统一规范管理，只有这样才能够在保证档案资料安全性的同时，确保其真实性。实际上档案管理工作最重要的就是要实现档案管理的高标准化，但在当前信息时代背景下，很多档案管理工作还没有实现高标准化，实际档案信息系统和网络建设上，还存在着严重的形势不一和层次不一的现象。那么这就无法实现档案管理工作的各种性能，无法实现当前信息资源共享的要求。另外档案著录细则的相容性不强，这是受到历史原因影响的，因此由于很大一部分系统软件自身可移植性较差，从而导致档案自动化至今也没有形成一个统一的标准，这些都给信息时代档案管理工作带来严重的阻碍。

（二）档案管理的安全性和保密性不够。

在信息时代，档案管理工作已经不同于传统的工作方式了，而是信息化档案管理模式，而电子档案本身有着容易被更改的特点，这就导致电子档案管理工作存在着严重的真实性和安全性隐患。目前大部分的电子档案管理系统，都是直接利用密码和验证码进行登录的，这确实给档案管理人员带来了便利，但如果出现密码泄露的现象，就会产生对电子文件恶意篡改和仿造的问题，那么这就直接影响了档案的真实性［3］。

三、做好档案管理工作的主要对策

（一）档案管理中所存在的不足

档案管理中所存在的不足可以采取以下措施：

（一）加强档案资料管理的重视程度。评价一个单位档案工作的好坏，与单位领导的重视程度有着直接的关系，特别是如今的信息时代，上级的重视与支持有着很现实的作用。所以，改变档案工作的从属地位，首先就需要强化领导的思想意识，本着“对历史负责、为现实服务、替将来着想”的态度，提高对加强档案资源建设重要性、必要性的认识，在任何情况下，都不占用档案室。当进行档案整理的时候，涉及到比较多的数据资料，还有就是项目的确立、项目的设计、项目的施工以及项目的验收这几项工作，都比较重视相关的数据，这些资料构成了工程项目的参考资料以及历史资料。所以，就需要增加对于项目档案资料管理的重视程度，这样不单单可以确保档案资料的完整性，而且可以解除档案管理中的安全隐患。还有就

是有关的档案资料管理人员需要增加项目档案资料管理的重视程度，参加一定的培训，进而增加自己的知识，还有就是需要确定一个正确的工作观，按照规定来展开项目档案资料管理工作。

（二）制定完善的档案管理制度。

档案管理工作并不是一项简单的工作，有关的档案管理制度是档案管理的重要组成部分，所以要持续改善档案管理制度。当进行档案管理制度改善工作的时候，要明确档案资料的详细内容以及种类，进而实现统一规划［4］。

（三）增强档案管理人员的管理技能。

档案管理工作是一件难度比较大的工作，并且要求也是比较多的，档案资料管理人员要具备专业的技能，还有就是需要一个积极的工作态度，这些工作人员需要明确档案管理工作的重要性，还需要熟悉掌握有关的法律法规，明确项目工程里面的各个细节以及所涉及的有关文件，然后把档案资料来进行详细的规划以及整理，防止出现资料丢失的现象。

总论

通过对上述内容进行分析研究后得出，档案在管理的过程中必须要采取信息化的管理方式，这点主要是信息技术以及网络技术基础上进行建立起来的，这也是信息时代发展的必然的要求，同时也促进档案管理工作向着更远的方向发展。虽然是目前信息时代在进行档案管理的时候存在着比较多的问题，但是只要找到问题的根源，同时采取有效的解决措施，必然能够将其信息时代的档案管理工作做好，同时对档案的信息安全性提供出保障，让信息时代下的档案工作可以得到顺利的进行，在一定程度上提高工作的质量和效率。

参考文献：

［1］王颖．信息时代档案管理工作面临的问题与对策分析［J］．办公室业务，2017，15（20）：123-128．

［2］张怡．信息时代档案管理工作面临的问题及对策［J］．城市建设理论研究（电子版），2017，18（30）：123-128．