探讨档案管理社会化问题

探讨档案管理社会化问题

陈丹丹

广东华路交通科技有限公司

摘要：进入新世纪之后，我国的社会经济迅猛发展，档案事业开始引起社会各界的高度重视。档案记载着历史信息，其重要性不言自明，加强档案管理是时代的需要。在当前形势背景下，实现档案管理社会化是大势所趋。这是档案事业适应社会发展的具体表现。笔者结合已有的经验，略谈几点实现档案管理社会化的对策，意在起到抛砖引玉之用。

关键词：档案管理；社会化；对策

引言

随着经济和科技的发展，档案管理的方式和手段也在不断地进步和发展，现在还出现的一个很明显的现象就是档案管理越来越体现出其社会化，这使得档案管理更能适应社会发展的需求，是一个促进社会发展很好的现象。

一、目前档案管理社会化的一些具体表现

1.1集中统一的管理体现社会化

目前来说，提到档案管理的社会化，大多数的人都会想到目前对档案集中统一管理的现象，显然这就是档案管理社会化的最明显的特征和开端，对档案统一集中的管理，能使档案管理变得更加科学有序。如果不同的档案分散在不同的地方，我们就不能很快的实现信息的收集和汇总，会经常出现一些不可避免的混乱现象，也会出现档案丢失不全的现象，这对于档案管理是很不利的。

1.2档案管理正向高效科学的方向发展

在进行档案管理的时候，我们经常会发现存在着很多的困难，例如在管理的过程之中无法确保信息的完整以及安全，但是档案管理的社会化就会很好的避免这些问题。档案管理的社会化现象表现为管理方式以及手段的科学化以及高效化，它往往会通过计算机网络完成数据化的管理工作，这样做的好处是使得档案管理的工作效率得到了很大的提高。不仅如此，科学高效率的管理方式还能够方便大家对于档案信息的查阅，这就使得我们对一些流动的档案管理更加方便，一些繁琐的工作就可以通过科学的计算机管理系统来完成，减少了人工的工作量。

1.3自带档案的现象依然存在但此现象应该杜绝

在企业投资服务中心工作时，我会注意到一个问题，就是在进行档案管理的时候，如果出现自带档案的情况，档案管理工作就会变得更加麻烦，这主要的原因就是因为自带档案更容易造成档案的流失。例如一个员工的档案对于每一个员工来说都是很重要的，一旦丢失就会让员工在今后的工作之后遇见更多的问题，所以我们一定要确保员工档案的安全，杜绝员工自带档案的现象。

二、档案管理的重要性及其社会化可行性

2.1分析档案管理的重要作用

档案管理是一个单位管理中一个很重要的部分。例如，人事档案管理正是档案管理中一个很重要的部分，一个员工的档案记录着这个员工的重要信息以及凭证，我们必须对档案进行科学有效的管理。在现在的市场之中，员工的流动性是很大的，那么也就造成了档案的流动性也越来越大，在这样的情况下如果不采取有效的方法对档案进行管理就会带来很多的麻烦和不便。档案管理要保证信息的真实性，也要保证档案的安全，严格有序的档案管理是一个单位中一个必不可少的工作部分，对档案的管理绝对不能轻视。我们要对档案进行合理的管理这样才能减少员工与企业之间的矛盾，也能减少员工之间的人事纠纷。

2.2档案管理社会化需要技术支持

在经济科技都快速发展的今天我们必须知道档案管理的社会化需要技术作为支持，只有信息技术取得了高速的发展，档案管理才能更快更好地发展和进步。档案管理人员在信息技术的帮助之下可以更快地取得一些必要的信息，方便了对档案信息的核对以及查看，并且还可以通过反馈机制，高效快速的完成信息的反馈工作，提高工作的效率。

2.3使用合适的手段并营造良好的市场环境

全球化越来越明显的今天，一个单位的业务范围也在不断地扩展，随之而来的就是档案工作的复杂化，要更好的完成档案管理的工作就需要我们在进行档案管理的时候采取一些更为先进的手段和方法。目前来说人力资源与管理工作之间存在着越来越严重的矛盾，我们在进行管理的时候就要注意减弱这两者之间的矛盾，这时就需要我们采取一些更为有效的措施和手段。

现在人们对于档案管理的重要性有了更深的认识，随着国家一级各地方的相关政策的出台，涌现出了越来越多的档案管理中介机构，并且档案管理的市场也在不断地扩大。面对这样的情况，我们应该意识到构建一个良好的市场氛围以及有序的市场秩序是很重要的，并且在服务的过程之中，也应该要有意识地提高档案服务的质量，全面提高档案服务中介的综合能力和水平。

三、档案管理社会化的对策分析

3.1构建多元主体互动机制

一直以来，档案管理都是率属于公共部门的档案馆来实施，说到底还是以政府为主导，社会大众和其他社会力量在此过程中难以发挥应有的作用。随着时代的变迁，政府在档案管理中占据绝对主导地位的行为已经难以适应社会发展的需要。国外的新公共管理思想理论对实现档案管理社会化大有启发。在档案管理社会化过程中，档案部门要打造档案管理事业的多元化主体，构建一个由档案部门、社会大众和其他社会力量共同组建、一起发挥作用的管理机制，而且这些多元主体要结合具体的档案管理事务进行有效互动和及时沟通，通过互相理解来兼顾各方的利益，实现对档案事业的大力支持。档案部门也要正确定位自己的角色，发挥协调中和作用，均衡社会大众和其他社会力量的利益。

3.2引入科学有效竞争机制

要想激发某项事业的活力，需要适当引入竞争机制。档案管理主体多元化互动机制为良性竞争创造了良好的条件。竞争代表着强弱之分，但是也激发了创新。在传统“官僚制”视域下，档案部门一般不重视引入先进的管理技术和管理理念，不重视社会大众对档案事业的诉求。引入竞争机制，一是可以激发档案部门主动提升自己的业务能力，比如完善馆藏结构、充实馆藏量，竭力为社会提供良好的档案服务，二是激发档案部门创新管理方式和管理理念。具体而言，档案部门在管理档案事业时，要与社会力量进行良性竞争，获得社会大众对档案事业的满意度；其次，要在不同等级的档案部门之间参与竞争，主动提升自身的形象，创造良好的口碑；再次，档案部门也要在内部引入竞争机制，促使工作人员进行竞争，激发他们主动寻求更好的档案管理方案。

3.3建立畅通无阻沟通渠道

要想顺利实现档案管理社会化，需要档案部门与社会大众进行密切交流与沟通。毫无疑问，交流渠道不顺畅可能会导致档案部门的管理方式不符合社会发展需求，也导致档案部门可能无法及时提供社会大众所需要的档案服务，就算提供了一些档案服务，也可能会因为信息不对称而不被社会大众所接受，这些都会造成资源浪费，影响档案事业的可持续发展。有鉴于此，档案部门与社会大众之间要建立起畅通无阻的沟通渠道，使档案管理进程与社会接轨，相辅相成、相互促进。具体而言，档案部门可以通过电话、访谈、电子邮件、微信等调查方式来获得相关信息，了解社会大众对档案事业的需求，档案部门还要及时更新自己的官方网站，及时回复社会大众的留言，形成良好的双向反馈渠道。

3.4参考社会化的服务方式

档案管理社会化一是要打破由政府绝对主导的局面，二是要改革以往传统的档案服务方式，在服务过程中凸显社会化。可以参考公共服务市场化的做法，引入合同外包、特许经营、适当付费等管理方式。

所谓合同外包，就是通过签订合约的方式，将档案服务中非核心业务外包给第三方专业组织，这对提高档案馆工作效率大有裨益。所谓特许经营，就是档案部门准许企事业单位或非营利性组织在某个时间段内具备通过向用户收费来提供一些服务的职能。具体表现方式可以是个人档案寄存，这还可以帮助档案部门实现一定的经济创收。总之，档案部门要和其他主体按照具体情况来提供有针对性的档案服务。

3.5持续提高现代管理水平

档案部门在管理过程中还要引入战略管理和绩效管理，推动档案事业的长远发展，为社会提供精准高效的档案服务提供动力。

一方面，档案部门要从宏观角度制定科学合理的工作战略，对本单位的工作职能进行明确定位，不断提升本单位的竞争力。另一方面，档案部门要将制定的宏观战略进行分解，形成一个个子任务，再落实到每个工作人员身上，为绩效管理创造条件。目前，绩效管理已经在社会各个领域中都得到了应用，档案部门也要实施绩效管理，将工作人员的工作表现与薪酬待遇相挂钩，激发工作人员的工作积极性。当然，档案部门全部工作人员都要参与到绩效计划制定、绩效管理实施、绩效结果应用的整个流程中，使档案部门的整体竞争力得到提升。

结束语

总之，在新时期背景下，档案工作必须从重“藏”转变为重“用”，要从为少部分人服务转变为面向社会服务，所以实现档案管理社会化已是大势所趋。档案的管理对于一个单位来说是很重要，对档案进行科学有序的管理，能够为将来的工作减少很多的阻碍和麻烦，也能够更好地保证员工的权益。档案部门要按照这个方向不断探索，提高管理水平，力争在社会主义现代化建设中做出更大贡献。

参考文献：

[1]白爱云.企业档案管理社会化问题初探.2013.7

[2]张俊萍.浅淡档案工作标谁化.2014.8

[3]王立玲.企业档案管理社会化问题研究.2015.9

[4]吴晓红.以科学发展观为指导做好新时期档案工作.2015.3

[5]王立玲.企业档案管理社会化问题研究.2014.10