济南市城建档案馆山东济南250014
摘要:随着“互联网+”和“大数据”的迅猛发展,面对建设工程档案不断增长的新形势,城建档案的信息化管理和建设的现状不容乐观。本文在诸多学者研究的基础上结合自身工作经验对城建档案的信息化建设相关问题进行了思考,旨在对城建档案的信息化建设提供一定的理论借鉴。
关键词:城建档案;信息化;档案建设;管理
引言
构建信息化的城建档案,就是将以往纸质城建资料通过现代科技转化为电子资料,并利用互联网媒介将城建档案信息化,便于档案的调取查阅、共享,同时提升档案馆对社会的服务质量。然而,在日新月异的时代发展中,为满足人们的物质文化需求,城市建设行业也正在迅猛发展。但是,在城市建设中与宏伟的实体建筑同时产生的城建档案却没有跟上城市建设的步伐,在大时代的洪流中落下队伍。归其根本,最主要的原因是人们的对城建档案的重视程度不够。一直以来,在城市建设中,重实体轻档案就像隐藏在城市建设中的潜规则,实体建设规模越大,城市面貌进步越快,各级官员的政绩就越明显。但是城建档案就像一直住在城市实体建设背面的影子,城市实体建设越疯狂,城建档案就越黯淡且不被大众熟知,因此城建档案的发展一直滞后于城市的实体建设。
1.城建档案信息化管理的意义
城建档案信息化管理具有高效性、虚拟性、共享性的特点。城建档案管理运用了信息化技术,将大部分工作交给电脑自动处理完成,减少了大量简单重复性的体力劳动,极大地提高了城建档案管理人员的工作效率,从而可以转向对档案资料的深层次开发和利用,提高工作的针对性,更好地满足不同水平的需求。由于在信息化社会中,网络使得资源具有共享性,城建档案信息化建设因此也具有极高的社会的共享性,使其能够为社会建设提供更加广泛的服务,有效地增加了不同部门的业务协作。城建档案信息化管理具有虚拟性的特征,在信息技术的支持下,城建档案资料实现数字化并储存在计算机中,更加高效地完成城建档案资料的整理、归类以及后续查询、打印等操作。这一系列的工作由于是在虚拟的网络环境下完成,避免了文献资料的损毁,有利于文献资料的长期保存。此外,城建档案信息化管理是对城市发展建设工程等各种信息资源集中整合,保存了城市建设活动的内容和走向,是提高城市建设中心工作效率的有效途径【1】。
2.城建档案信息化面临的问题
2.1社会各界对城建档案信息化建设重视程度不够
由于一直以来我国社会各界对城建档案信息化建设的重视程度不足,很大程度上阻碍了我国城市档案信息化的发展。虽然自《中华人民共和国档案法》实施以来,城建档案工作取得了较大的进展,但是由于重视程度不高,不能与时俱进,未能用发展的眼光看待城建档案的信息化建设,没有意识到城建档案信息化建设的必要性和紧迫性,长期以来对城建档案管理工作的边缘化和重要程度弱化导致了城建档案信息化建设出现了大量的问题和薄弱环节。
2.2城建档案信息化建设财政投入不足
由于各界对城建档案信息化建设的重视不够,直接导致城建档案信息化建设的过程中资金严重缺乏。城建档案信息化建设很大程度上受到了资金不足的制约。城建档案信息化建设需要大量计算机、存储、输入输出等设备,所以为满足城建档案信息化的硬件需求,需要大量资金投入。从目前对城建档案信息化建设的财政投资情况来看,远远不能达到城建档案信息化建设的需求,从而导致信息化建设进程缓慢甚至造成一段时间的停滞。
2.3城建档案信息化专业人才不足
从事城建档案信息化建设的工作人员的专业素养不强,一定程度上阻碍了城建档案信息化建设的发展。专业人才的欠缺主要表现在城建档案管理人员良莠不齐,甚至有部分地区城建档案的管理人员老龄化严重,不但不具有专业知识,而且对新兴科技了解甚少,导致部分地区即使财政投入足够、硬件设备齐全,但由于档案管理人员不能实时操作计算机、扫描仪、打印机等硬件设备,致使高端的硬件设备蒙尘,成为城建档案馆的精美摆设,从而阻碍了城建档案信息化建设的发展。
2.4城建档案信息化建设的安全性难以保障
在整个城建档案信息化建设的过程中,城建档案的安全性、稳定性和保密性至关重要。数字化的城建档案与纸质的城建档案相比,在安全性上难以得到保证。纸质的城建档案可以根据笔迹来探寻档案的真伪,只要保管得当则可以留存较长时间,不用担心档案被有心人篡改。数字档案则不同,信息化的城建档案需经计算机录入通过因特网传至世界各地进行共享,为达到共享这一目的,必须具有先进的设备和技术。即使拥有先进的设备和技术,在这个相对安全性较低、保密性薄弱的网络环境中,城建档案很容易受到外界干扰,使其稳定性大打折扣。一旦受到破坏和入侵,将对档案的完整性造成伤害,为后期的利用产生消极影响。
3.城建档案信息化建设的策略及建议
3.1完善信息化建设体制,提高重视程度
社会各界要提高对信息化建设的重视程度,政府应起到带头作用,大力宣传城建档案信息化的重要意义,制定规范制度,加大法律约束,提高进馆率。同时,在城建档案信息化建设前就要做好相应的规划。城建档案建设已经开展多年,形成的纸质档案数量大、内容多,将其全部转化成数字化的城建档案困难较大,所以必须在提升重视程度的同时做出前期规划。
3.2加大财政投资倾斜力度,拓宽资金来源
资金缺失是阻碍城建档案信息化建设的一个重要因素,所以想要推进城建档案信息化建设,就需要政府在城建档案信息化建设中加大财政投资,用政府的“大手”指挥着城建档案信息化的建设和发展。但是,由于各地区的城建档案馆数目较多,单靠政府的财政倾斜是不可行的。为此,各地区城建档案馆应当开阔眼界,在全社会的范围内寻找资金来源,缓解政府压力,促进城建档案信息化建设的进程【2】。
3.3加快改变传统的城建档案管理方式
为了做好城建档案信息化管理工作,必须加快改变传统的城建档案信息化管理工作方式,利用现代信息技术改善城建档案信息化管理工作,提高城建档案信息化管理工作的效率与质量水平。具体来说,在案卷编制的环节,减少人工的手动输入与核对环节,采用信息设备利用计算机技术来完成简单的输入核对内容,提高工作的效率,减少了在简单工作上的人力物力投入;在信息化的存储时,可以用大数据技术扩大信息收集的范围,增加信息收集的广度,通过计算机完成城建档案的统计、整理等工作;在建立信息查询系统时,要利用信息技术整合数据资源,设计编码来自动进行数据的分类,并且按照城建档案的特征,建立分类和编号体系,建立搜索的转移引擎系统,提高信息搜索的速度和准确率。
结语
综上所述,城建档案信息化建设是社会发展的必然产物,但是受到诸多因素的制约和阻碍,推进比较困难。政府及社会各部门应积极建言献策,加快建设城建档案信息化的步伐。
参考文献:
[1]张晓英.大数据时代城建档案信息化建设的思考[J].价值工程,2017,36(25):70-71.
[2]何雯雯.城建档案信息化建设的相关问题及对策探析[J].城建档案,2017(02):18-20.