数字信息化背景下档案管理的创新探究

数字信息化背景下档案管理的创新探究

李影

国网黑龙江巴彦县供电有限公司黑龙江省巴彦县151800

摘要：企业管理工作当中合理运用数字化信息技术能够更好地整合共享档案信息，能够很好地保护珍贵的档案资料，全范围提升企业在档案管理方面的工作质量。本文对数字信息化背景下档案管理的内容、重要特性和创新措施展开了简要分析，目的是为了帮助企业推进信息化建设，更好的开展档案管理工作。

关键词：数字信息化；档案管理；创新措施

一、数字信息化背景下档案管理的具体内容

（一）数字信息化背景下档案管理概念

数字信息化背景下档案管理的具体含义是指利用先进的信息化技术、计算机网络技术、数字自动化原理等，对已有的档案资源进行科学的分配与系统的处理，以实现将档案管理资源共享与分类等功能。利用数字化与自动化技术对档案管理进行加工，根据不同的专业、行业特点，同时根据不同的标志、种类等进行分类，方便信息化的管理。

（二）数字信息化背景下档案管理的具体内容特性

1.基础设施的建设

对于信息化而言，基础性设施建设是必不可少的成分之一，信息资源开发利用需要依托稳定的基础设施建设，将科学的信息技术与资源开发应用到位。信息化的核心是资源网络共享，利用网络对档案信息进行传输、交换与共享。

2.信息资源建设

档案信息由于其自身独特的重要地位，使得逐渐成为了我国当下与日后发展的核心战略资源之一，而对其的开发利用则是档案信息化的核心任务之一，同时也是档案信息化建设的目的所在。

3.标准规范的建设

档案信息化建设的重要标准之一是标准规范的建设，包括了对电子档案、电子图书、电子文件以及电子邮件等的规范标识、查询、存储、管理与使用等，对其进行系统化的构建，从而形成一套定型的规范体系。

二、数字信息化背景下档案管理的重要特性

（一）档案管理的完整性要求更高

档案管理其中包含许多流程环节，例如：卷期归入档案、借读、搜集整理档案等；档案管理亦称档案工作。是档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是档案事业最基本的组成部分。其中档案管理的主要流程包括对档案的信息来源收集、相关内容的整理、资料的系统化分类、以及安全性的保管。在数字信息化的背景下，档案管理工作转型已经成为必然趋势，档案管理的完整性主要体现在两个方面：一方面是针对于档案资料的完整性，其中主要包括遵循我国相关规定，统一集中的管理档案，确保其完整性，并方便管理者查询资料。另一方面是指档案管理流程的完整性，档案管、交接、整理、统计工作等，可以通过网络技术提高流程的整体性。

（二）档案管理存储介质的多元化

数字信息化为档案管理工作提供更多的技术支持，进而实现档案信息的数字化，在实施档案信息管理过程中，主要是依据互联网手段，将档案信息资源激活，可以使档案数据服务与大众人群，进一步激活档案信息资源，使信息之间存在有效融合。在“互联网+”背景下，档案管理介质存在多元化，使档案资料展示具有多样性。将档案管理数据整理起来，提高档案数据利用率，节省大量劳动力，可以为顾客提供更加舒适、快捷的档案数据查询。

三、数字信息化背景下档案管理的创新策略

（一）创新档案管理人员的信息化管理意识

社会的发展和进步离不开创新，在信息化背景下，档案管理也面临着优化与创新，任何一项行为在实施时都要有一定的思想和观念作为支撑，档案管理创新同样需要管理者不断更新管理意识与管理理念，加强思想创新，提升信息化管理意识，将信息化管理作为管理创新的第一步。首先，要将信息管理理念作为当下档案管理的新引导，基于此转变管理思想，有目的、有计划、有意识地开展创新管理工作。其次，加大档案管理工作资金投入，引进最先进的信息管理设备，使档案管理工作在资料搜集、分类、整理和运用过程中凸显数字化与信息化特征，提高管理效率。最后，要充分发挥社会媒体的宣传和引导作用，使信息化和创新理念日益深入人心，同时使工作人员在潜移默化中不断进步，开拓创新。

（二）搭建档案网络管理平台，提高信息化水平

搭建档案网络管理平台，提高档案管理的信息化水平是实现信息化档案管理创新的重要举措。档案管理部门可以通过建立专门的档案管理网站向社会公开档案信息，为社会公众提供更多、更丰富的档案信息，实现资源的高度共享。主要应该做到以下几点：一是在网站中建立专门的档案加工系统，做好文书资料的搜索与整理，通过录入、修改、删除、制作数据表格等工作的开展，为以后的信息网络查询奠定基础，信息加工系统的建立与完善至关重要。二是做好档案资料的存储和共享。档案资料分类多、内容繁杂，管理困难，因此要将资料按照价值的不同进行系统分类，将其存储在设定的位置，便于检索、整理、打印与共享。三是建立健全档案资料的网络查询系统，必要时开发与设计科学的查询软件确保查询方式的高效和查询内容的准确完整性。

（三）做好档案资料保密工作，实现安全共享

网络信息技术一方面确实为人们提供海量的可用信息，但另一方也致使人们对网络信息的安全性和真实性产生怀疑，同时大量私密信息的泄露也成为不容回避的问题。在档案管理方面，档案信息安全性一直备受重视，因此，信息化背景下一定要做好档案资料管理工作，实现公众对信息资源的安全共享。对于不能公诸于众的档案资料进行加密处理，运用现代化信息技术规定一些档案的访问权限和查阅权限，同时也要对查阅范围做出相应限制。在将档案信息投放到网上之前，要确保档案信息的准确无误，另外对于一些级别较高的档案，尽量设置一些“申请验证”“密码填写”等使用程序，确保档案安全、高效共享。

（四）建立一支高素质的档案管理人员队伍

信息化档案管理工作的实践与创新有赖于高素质档案管理人员队伍的建设，毋庸置疑，信息化社会对档案管理队伍优化提出了更高的要求，只有做到提高管理人综合素养，加强管理队伍建设，才能实现档案管理工作效率的提升。要做到两点：一是优化档案管理队伍人才结构。既要有档案专业化水平高的专门管理人才，又要有熟识与精通计算机网络应用的技术型人才，还要有兼具以上两种才能的复合型人才，这样才能满足信息时代的要求。二是要定期或不定期对工作人员加强培训。培训的内容应该包括档案管理专业知识，也应该包括计算机技术网络技术的应用等，还应时刻让工作人员接受最新思想的洗礼，不断提升档案管理人员的综合素养。

四、结束语

随着信息技术的不断发展，我国信息化水平不断提高，所产生的海量数据给传统的档案管理工作带来了极大的挑战。因此，档案管理的信息化建设已经成为档案管理发展的主要趋势。档案管理信息化不但能够有效提升工作效率和工作质量，还能够有效降低档案管理成本，实现信息资源的长期存储与共享，对于档案管理的未来发展具有重要的意义。

参考文献：

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