公路建设项目档案管理中存在的问题及其对策王俐俐

公路建设项目档案管理中存在的问题及其对策王俐俐

王俐俐

连云港市公路管理处江苏连云港222002

摘要：目前在公路建设项目档案管理中，还存在着责任人意识淡薄、文件编制质量不高、档案资料收集整理不全面、过程监管缺失、信息化建设不到位等问题，其主要原因有档案立法不健全、档案人员专业素质不高、培训和专业指导力度不够、管理机制不完善以及档案行政执法不严等。因此，要提高公路建设项目档案管理质量和水平，就必须要实现行政监管法制化、事务管理制度化、管理机制科学化、业务指导常态化、实体管理精细化和信息管理数字化。

关键词：公路；建设项目；档案管理；问题及对策

ProblemsandSolutionsofHighwayConstructionProjectsArchivesManagement

WANGLili

HighwayAdministrationBureau，Lianyungang222002，China

Abstract：Themainlyproblemsofthearchivesmanagementareindifferenttoresponsibilityofchief，imperfectoftheregulatoryprocess，poorqualityofdocuments，non-standardofthefilesortingandnotenoughintheinformationtechnology.Thereasonmainlyincludesimperfectnessoflegalfiles，laxityoftheadministrativeenforcement，lackofproperguidanceandtraining，inadequatemanagementmechanisms，inequalityinadministrativeenforcement.Thisarticlefocusesonhowtostrengthentheconstructionprojectfilemanagement，proposedthe"six"objectives.Thatis，legalizedtheadministrativesupervision，transactionmanagementsystems，scientificmanagementmechanism，normalizedoperationalguidance，finedtheentitymanagement，digitalinformationmanagement.

Keywords：highway；constructionproject；archivesmanagement；problemsandsolutions

公路建设项目档案具有信息记录的原始性、保存价值的重要性、档案整理的规范性、档案载体和转换方式的多样性等基本属性，同时还具有档案的真实性、来源的可靠性、建设的专业性、形成的阶段性等特殊属性。建设项目档案具有很高的实际利用价值与学术研究价值。随着现代管理理念、模式的转变和信息技术的快速发展，对档案管理工作也提出了更高的要求。因此，在工程建设项目数量和质量急剧上升的新形势下，研究档案管理中存在的突出问题，破解制约档案管理发展的体制、机制性难题，对提高档案管理水平和质量具有重要的现实意义。

1公路建设项目档案工作中存在的突出问题

目前，公路建设项目档案管理工作普遍得到了重视，工作力度也在逐步加大。但在实际工作中仍存在一些不容忽视的问题，需要研究解决。

1.1责任人档案管理意识淡薄

项目单位为了赶进度，普遍存在“重建轻档”的思想，只重视工程进度，忽视档案管理。突出表现在以下三个方面：一是参建单位缺乏责任意识。认识上的忽视，导致档案管理滞后于工程建设。有的工程在竣工验收时，临时补资料、搞整理，有的甚至造假编档；二是有些档案员责任心不强。不钻研档案专业知识和技能，不思进取，存在看摊守点现象；三是档案主管部门的责任意识淡薄，提前介入、全程监管、跟踪服务没完全到位。

1.2过程监管不到位

工程建设的每一道工序，必须经过工程监理方检查、签字确认后，才允许进入下一道施工工序。目前建设项目档案监管不到位现象严重。一是工程监理方和文件编制机构对工程文件编制过程监管缺失；二是档案管理没有纳入项目立项审批、招投标与合同管理、进度管理、质量管理、安全管理等工作程序；三是业主和参建单位的档案部门不能深入现场检查指导，缺乏主动服务和跟踪服务思想，导致工程档案的不完整、不准确，档案的质量受到严重影响。

1.3文件编制质量不高

档案编制不规范，缺乏统一的标准。主要表现在：一是纸质不符合标准，幅面尺寸规格不统一。有的设计和施工单位没按国家标准规定编制施工图和竣工图，特种图纸太多，有随意加宽现象；二是文字书写质量不规范。归档文件材料上签字盖章手续不齐全，用打印或复印手段代替手工签名的现象较为普遍。施工文件中表格填写不规范，沒有按工序选择对应的表格，表头的填写不完整。如施工单位和监理单位应填写单位的公司名称或标准简称，而不是填某某驻地项目部。表格中的技术指标控制值，不符合国家与行业标准，表格中的意见用模棱两可的“基本合格”等词汇，表格中的时间填写前后矛盾；三是竣工图质量不符合标准。竣工图应能准确、清晰、规范，全面、真实地反映工程完工后的真实面貌和特征。施工图转化成竣工图，沒有加盖竣工图章，或者是竣工图章不符合标准，竣工图号不规范等[1]。

1.4档案整理不全面

建设项目档案整理不全面。主要表现在以下六个方面：一是归档文件与档案的分类不科学；二是案卷题名不精确，结构不完整，把卷内文件标题罗列为案卷题名；三是卷内目录中文件题名不精准，不能完全表达卷内文件的内容；四是卷内文件排列无序。比如参建单位与业主单位请示与批复等往来文件、监理单位的指令与回复、缺陷工程的修复记录、设计变更的申请与批示、及其闭合的原始文件排列混乱、前后颠倒；五是归档范围不明确。比如综合管理中的往来文件，不是针对本单位的普发性文件每家都归档，造成了大量的重复归档；六是竣工图没有竣工图说明，竣工图的整理，沒有编制《设计变更文件与竣工图档号对照表》，对日后的查找带来不便。

1.5信息化建设不到位

建设项目档案管理信息化建设不到位。主要表现在以下四个方面：一是建设项目经费，没有列入档案信息化建设专项资金；二是对电子文件归档缺乏有效管理。许多单位没有认识其重要性，也就没有建立健全电子公文管理制度，不能保障电子文件的长久利用；三是没有建立电子文件数据管理平台，档案数据库资源匮乏，没有使用软件管理档案，只是用表格制作目录；四是电子档案信息服务水平低，利用档案还是采用手工检索，档案信息资源没有整合，难以共享[2]。

2加强公路建设项目档案管理工作的对策

针对公路建设项目档案管理中存在的问题，结合本人多年的工作实际，现提出加强公路建设项目档案管理工作的具体措施：

2.1加强建设项目档案行政监管法制化建设

加强建设项目档案管理的关键在于档案行政主管单位依法管档，业主和参建单位依法建档。

（1）完善档案法规体系，加大档案执法力度。从立法层面上明确档案行政主管部门、建设行政主管部门、项目主管部门、项目法人及参建单位的法律责任，要对建设项目档案的收集、整理、移交和销毁工作做出明确规定。档案行政主管部门应按照《档案法》的相关规定，推进建设项目档案的法制建设，依法开展档案行政执法检查常态化工作。特别要对建设项目的勘测、设计、施工、监理、编制的档案不真实、不完整情况、建设单位不组织专项验收等行为给予处罚。

（2）把档案工作纳入项目管理范畴。第一，纳入项目法人终身责任。项目法人不但要对工程质量要终身承担法律责任，对其竣工档案的真实性、完整性也要负终身责任。第二，纳入监理责任制。监理单位要把工程文件质量纳入工程质量管理体系，将竣工文件编制的监理工作列入工程技术监理的范畴，对文件质量实行跟踪管理。监理单位必须对工程文件的真实性、齐全完整性负责。第三，纳入招投标制。在编制项目招标文件时，就把编制竣工文件的有关要求列为专门条款，特别是对其质量、套数和送交时间明确规定。还要把竣工档案的质量纳入质量保证金管理范围。

2.2加强建设项目档案事务管理制度化、科学化建设

在建设项目档案管理中，要制定和完善工程文件编制流程和档案管理流程，使档案的建立和管理按程序、按流程、按标准和规范运行，实现档案管理的标准化和规范化[3]。

工程档案管理是一项服务性、专业性和管理性都很强的技术工作。档案管理人员要在工作中不断发现新情况、新问题，采用新技术、新手段，从改变管理模式入手，创新文件与档案管理的新机制。

工作进度应实行“两同”模式，即档案工作与其记录的对象“同起步”、“同管理”。推行“两同”管理模式，主要做好以下工作，一是在建设项目筹备阶段，档案工作领导小组随着工程建设班子的组建而成立，明确分管档案工作领导；二是建立档案管理中心，调配专兼职档案员，加强收集与归档项目前期文件；三是实行档案人员“四参与”制度。即参与工程技术交底，参与设备开箱、参与质量评定，参与交（竣）工验收。进行档案跟踪服务，全面了解和掌握工程情况、进度和所要收集的工程文件内容，提出档案管理要求，真正做到“提前介入，全程监管”，使档案管理工作落到实处，为同步进行提供组织保证。

实体执行“文档一体化”模式。信息化和网络化给新的档案管理观——“文档一体化”提供了技术支撑。文件管理工作流程的最后环节和归宿是档案管理，档案管理的基础是文件管理，二者紧密衔接，是文档管理全过程中的两个阶段。要从工作流程中，找文件信息流。从工作流和文件流中找档案流，建立起环环相扣的工作机制。不但要加强对建设项目档案的管理，还要将在建设项目建设活动中形成的文书档案、声像档案、会计档案、电子档案和实物档案都实行集中统一管理。

2.3加强建设项目档案业务指导常态化建设

档案行政管理部门要与时俱进，转变观念，强化责任，改变传统的业务指导思维定势。要敢于突破传统模式，创新符合建设项目档案业务指导的新路子。如，可以在档案局的信息网站上，开辟建设项目档案管理专栏，实行网上登记，档案专项验收也可在网上申报。

档案行政管理部门要与其他相关部门做好协调工作，齐抓共管。一是与政府工程立项审批部门的关系，要求把档案管理作为建设项目绩效考核的重要内容；二是与建设项目主管部门的关系，明确他们是建设项目业务指导的主体，要求依法加强指导；三是与专业档案馆的关系，明确各自职责，接收档案不能替代工程项目的档案专项验收；四是与项目单位的关系，为其出谋划策，在指导中搞好服务，对档案管理人员面对面的实行微观指导。

2.4加强对档案管理人员的培训工作

一是档案业务指导人员要加强学习重点建设项目档案管理标准和分类知识，做到心中有数，以适应宏观指导的要求，提高自身的指导能力。二是要加强项目主管机关和业主单位档案人员的业务学习和培训，提高他们的专业素养和现代技术技能。三是要为档案管理人员提供进修深造的机会。对在职业务指导人员组织脱产学习，组织他们系统地学习公路建设项目档案管理的理论与实践，以提高建设项目档案管理队伍的整体素质。四是对参建单位资料员实行有针对性的岗位培训，明确职责，熟练操作[4]。

2.5加强建设项目档案信息管理数字化建设

目前，信息技术正在引发一场革命。计算机和互联网技术在档案管理工作中的应用是档案工作发展史上一次最为深刻的革命。要创新工程项目档案的管理模式，走信息化道路势在必行[3]。

工程项目档案信息化建设目标，是打造“全程化、一体化”信息管理平台，实行信息快速、便捷的查询与利用以及建设项目档案的有效管理。“全程化”就是要建立工程项目建设智能化管理平台，集成项目建设中的招投标管理、合同管理、目标成本管理、进度管理、质量管理、安全管理、现场管理、设备管理、风险管理和文件管理等功能模块，并将其嵌入软件程序，实行智能化管理。“一体化”就是将建设过程中形成的电子文件，将有保存利用价值的电子文件归入档案数据库，实行文档一体化管理和无缝链接。

在统一的档案信息网络平台上，对实体档案进行数字化加工，建立归档文件目录数据库、全文数据库，加强档案的数字化、档案信息传输网络化、服务在线化的管理模式，整合资源，实现共享。

3结论

随着我国公路事业的快速发展和公路建设步伐的大幅度加快，公路建设项目档案工作面临新的发展机遇和挑战。“建精品工程，创一流档案”已经成为公路人的工作目标，切实加强公路建设项目档案管理研究，创新公路建设项目档案管理机制，改进管理手段，提高档案管理的质量和水平，把公路建设项目档案管理工作作为行政执法和业务指导工作重点抓紧抓实，确保公路建设项目档案建设好、使用好。

参考文献

[1]孙明，归档文件的收集与管理[J].管理观察，2012（35）：68.

[2]赖小玲.高速公路工程资料过程控制及工程档案管理信息化探究[J].江西建材，2015（1）：142

[3]陈龙民.新时期高速公路档案管理工作的若干思考.办公室业务[J]，2012（17）：188-190

[4]陈蔚辉.重点建设项目工程档案的管理[J].城建档案，2010（8）：41-42.