浅谈物业档案管理的特点及其作用

浅谈物业档案管理的特点及其作用

邹洪涛

邹洪涛（吉林省梨树县行政执法局，吉林梨树136500）

摘要：物业档案在维护社区安定，便利居民生活，保障群众利益等方面具有重要作用。

关键词：物业档案；管理；特点；作用

前言

物业管理作为城市管理的一部份，越来越为人们所认同，成为了居家生活的重要组成部分，其在和谐社会方面有着不可低估的作用。而物业档案在维护社区安定，便利居民生活，保障群众利益，方便居民再就业，为辖区居民提供丰富多彩的文化生活发挥着不可替代的作用。因此，可以说档案管理是物业公司的各项管理工作的关键环节。

1物业档案的概念

档案来源于文件，文件是档案的前身。一切档案都是在文件使用完毕或办理完毕后转化而来的。

1.1档案的定义

我国对档案学的研究从二十世纪二三十年代开始。至今，全国档案界对档案一词的定义多有论及，提法各异。1960年第一期《档案工作》杂志社论中写道：“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保存价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料（包括技术、影片、照片、录音带等等）。”1996年7月5日修正公布的《中华人民共和国档案法》从法的角度规定了档案的范围：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

1.2物业文件与物业档案

物业管理工作形成的文件主要有两大部分，即物业管理公司日常运作形成的普通管理文件和物业管理实际操作接收和形成的多种专业性文件。这些文件完成了现行功能之后，就过渡为物业档案。

物业管理公司日常运作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、财务管理文件等。物业管理处接收的专业性文件包括接管验收时接收房屋的建筑工程资料、设备和产权资料；形成的专业性文件包括住户入住后不断形成并补充的业主（住用人）资料；常规物业管理过程中形成的物业维修文件、物业租赁文件和管理服务文件；物业管理公司开办多种经营活动形成的经营管理文件等。

1.3物业档案的分类

物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也不断增加，但总的来看，物业档案基本上可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作形成的普通档案，包括党群工作档案、行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、科研档案、声像档案、荣誉档案等；另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业清册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业管理服务档案等。

2物业档案的特点

2.1档案种类多样化

由于物业档案的主体包括物业服务公司、物业服务人员、物业的使用者、物业的开发商、设计者、工程设计方、承建商，以及政府有关部门如计委、国土局和房管局、城市规划局等单位。因此，在物业服务活动中就形成了各种类型的专门档案，如产权档案、会计档案、科技档案（基建档案、设备档案）等专门档案。这也是物业档案不同于其他类型的专门档案的一个显着特点。

2.2载体形式多样化

物业档案种类的多样化决定了物业档案形式多样，主要有图、文字、卡、册、表。其中“图”是指根据实际需要绘制的各类平面图、示意图。“文字”是指在物业服务活动中形成的各类文字材料，包括早期介入文件、接管验收文件、房屋及设备的修缮工程合同、房屋租赁合同、房屋装修合同、业主和住户来访记录、代收费用的协议等。这部分材料数量大、种类多，是物业档案的主要组成部分。“卡”是指根据需要制作的内容浓缩、检索方便的各类卡片，包括设备保养卡、维修记录卡等。“册”是指为了增加信息容量、提高管理效率而建立的业主缴费手册、绿化管理手册等。“表”是指房屋验收质量登记表、业户情况登记表、房屋装修申请表。

2.3档案的动态性较强

物业可能需要进行维修、养护，业主可能因物业的买卖、交换、继承等权属变更而变更，住户更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因此，相对应的物业及人的文件材料也要不断地添加到档案中去，从而形成物业档案的一个显着特点--动态性较强。

2.4公开性和隐秘性并存

物业档案具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，如物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐秘性，因为它也包含着大量的隐私内容，这部分档案内容是不便于公开的，如业主（或住户）的个人资料、物业中的产权资料等。

2.5档案的完整性

物业管理专门档案是以一个物业单位为对象组织案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的变迁过程，体现出一种完整性。

2.6和人们的日常生活息息相关

物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、审计档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用，因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。

3物业档案的作用

物业档案最重要的内容是物业管理专门档案，它包括两个部分：一部分是物业本身的档案，包括开发建设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录；另一部分是物业业主和住用人的档案，包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理费缴交情况等。合理利用物业档案可以解决以下几项物业管理中存在的问题。

3.1业主与物业管理企业的关系

在物业管理工作中，物业管理企业受托对物业实施管理，给业主和使用人提供服务，物业管理服务合同一签订，双方就是平等的合同关系，没有主仆这种带有奴性的错误区分。业主委员会与物业管理公司目的应是一致的，即共同管好小区。物业管理公司可以利用物业档案实施物业专业化管理，为业主和使用人提供优质高效的服务，促使业主与物业管理企业关系更加和谐。

3.2便于物业管理企业依法维权

对于物业公司来说，业主、业委会不一定就是弱势群体，实践中住户往往可以任何借口或理由拖欠、少交、拒交管理服务费，而物业企业却没有很好的办法应对解决。另外，一些部门、机构人为导致增加物业管理企业负担。因此，物业企业可以利用物业管理档案依法维护企业权利。

结束语

随着人们收入水平与消费水平的提高，对工作与居住环境的要求也随之提高，城市管理和居住要求都期盼物业管理。随着市场的透明度越来越高，房地产开发企业在住宅产品的设计定位、设备选材等方面的差异性将会越来越小，因此，物业管理企业的管理和服务水平，将会更直接地影响到房地产的开发和销售。物业企业必胜加强物业档案管理和利用，促进住宅小区的物业管理水平提升。