文书档案管理工作优化浅析

文书档案管理工作优化浅析

张健

内蒙古兴安盟文化旅游体育局内蒙古兴安盟137400

摘要：档案是历史的真实记录，汇集着大量的信息。文书档案管理，是整个档案管理工作的重要组成部分。文书档案管理的好坏，不仅直接影响到一个立档单位整体档案管理的质量，而且也关系到整个单位档案管理的水平。档案材料为今后开展工作奠定了坚实的基础，是领导决策的重要依据。在文书档案已走向网络化和数字化形势下，如何做好文书档案的管理工作，使之规范化、程序化、数字化、网络化，不断适应办公室工作变化的需要，是摆在档案管理工作人员面前的一个值得研究和探讨的话题。

关键词：文书档案；管理工作

引言

针对于文书档案管理这一工作来说，其本身就具有较强的客观性，不仅可以将企业在实际发展中的生产经营、管理强化、研究开发、科学决策等方面的成果详细、直观的展现出来，而且对事业单位发展也有着深远的意义，因此在当前的新时期下，针对这一技术性、政治性、服务性并存的工作，也应对其的特点与创新路径进行研究，以此来适应社会发展，使得管理成效得到持续性的提升。

1文书档案管理的主要特点

1.1综合性

在通常情况下，档案管理都是要由内部机构加以综合管理的。从档案类型上入手，可以将其划分成基础档案、设备档案、人事档案、党务档案、科学研究档案、财务档案、保密文件档案等；从来源上看，也包含着上级印发文件、单位制定文件等，这些文件本身都具有较强的政策性、业务性、指导性及规章性。因此，针对于文书档案管理这一工作来说，其综合性的特点是非常明显的。

1.2专业性

在工作实践的开展中，文书档案的形成可以将工作的实际情况直接的反映出来，所以对于档案内容来说，其本身也具有专业性这一特点，比如，单位工作计划、年度总结等，专业性这一特点都是非常强的。

1.3保密性

在企事业单位的发展中，档案管理这项工作是非常重要的，其能对各项工作的实际开展起到一个帮助、指导的作用，因此一般都是供单位内部人员应用的，保密性非常强。

1.4阶段性

除了以上三点之外，针对于文书档案管理这一工作来说，其本身也具有较强的阶段性。在现阶段，在大部分的事业单位当中，行政管理的科室都是非常多的，并且在文书档案这一方面比较松散，为了保障文件所具有的连续性和完整性，也会以一年或半年为周期进行管理，具有阶段性这一特点。

2对文书档案实施优化管理的措施

2.1建立健全信息化档案管理体系

规范化信息档案室建设标准与要求，明确数字档案资源建设、档案实体与信息安全、质量管控及数据验收等方面的任务和要求，不断健全信息化档案管理体系及其相关管理制度，在实现档案信息完整性、真实性和可读性的前提下，不断加强档案载体的多样化、信息收集方式的多样化、档案服务的标准化和人性化，扩充档案管理工作的内涵。

2.2加大信息化档案管理技术及设备的资源投入

企事业单位需不断提高对档案管理重要性的认识，不断加大在信息化软件、硬件、人员及相关投入，让信息化档案管理工作贯穿其现代化发展各个层面，不断确立全员的信息管理、保护和利用意识，完成档案信息管理在内部的全程控制和共享策略。

2.3强化对档案管理人员的信息化培训

在档案管理的信息化进程中，需要强化对档案管理人员在信息技术知识、信息技术操作方法与规程、信息档案的管理方式与原则、信息的汇总与分析等方面进行系统地培训。不断提高档案管理人员的信息管理思维与创新意识，通过对档案管理观念创新和信息化档案管理的工具方法论、流程和操作实务的全面学习，提升档案管理人员的专业化、职业化素养以及档案管理工作效能，为建立信息化、规范化、标准化、流程化的全面档案管理系统打造基础。文书档案管理信息化是企事业单位实现现代化管理与发展的重点，因此要在资源、人员、制度和规范上实现对文书档案信息化管理的倾斜，不断提高档案管理与利用的水平，以确保在信息时代的发展环境中获得更好的发展。

2.4创新管理观念，提供正确导向

在文书档案管理这一工作当中，管理人员本身的素质、水平，将对最终的管理成效产生直接的影响。因此，在现阶段，要想实现该管理工作的创新，首先要做的就是制定出完善的管理制度，对管理人员的管理观念加以扭转等，使其能深刻的感知到该项工作的重要性，为管理工作的实际开展提供正确的导向。例如，在时代的高速发展中，信息技术和信息已经成为影响部门发展、管理中非常重要的一项因素，而对于文书档案来说，其所承载的信息价值，在部门现代化进程中的作用也得到了越来越重要的彰显。因此，针对于该项管理工作而言，相关的管理者一定要不断更新自身的管理思想、观念等，也可以通过一些专业化的培训，来不断的提升自身的管理技能、水平等，为管理工作的开展提供正确的观念导向，促使该项管理工作得到真正的创新。

2.5创新管理方法，提高管理成效

除了管理人员管理观念的创新外，档案组卷方法的创新，也是当前档案管理中非常重要的一个问题，该方法的创新，可以对一直以来档案信息较为重复、分散、混杂不清的情况起到一个改善的作用，是实现工作创新中的有效路径。因此，在当前的新形势下，在开展档案管理这项工作的过程中，也应注重对该管理方法的创新，促使管理成效得到进一步的增强。首先，负责档案管理的办公室应在此方面发挥出自身的效用，应起到一个带头的作用，将分散在各个部门的资料进行综合性、完整性的整合，并要按照档案的内容、类型进行合并、分类，为管理工作的顺利开展奠定基础；而在这之后，在前者的基础上，就可以对这些资料进行具体的甄别，可以按照价值参考、时间排序、事件程度、效果评价等四类进行划分立卷，在这一过程中，管理人员应充分的发挥好自身的效用，对于一些无价值的文件，一定要在甄别中及时剔除，避免在后续中出现文件重复、混乱的情况。在这样创新方法的导向下，可以最大化的保障档案的便于查阅、主题突出、整洁、清晰等，为后续电子文件系统的构建起到非常重要的基础作用，使得管理工作更具创新性、现代化、实效性等。

2.6创新管理技术，达成管理目标

目前，针对于企事业单位当中的一些档案来说，大部分的都是交给办公室来负责的，但办公室在业务繁杂、工作繁忙的情况下如何实现管理工作的加强，也成为一个非常关键的问题。因此，在这其中，一定要促使管理技术的增强，保障管理目标的达成。例如，在该项管理工作中，一定要全方位的运用好电子技术，可以对一些纸质文件进行信息录入，扫描、翻拍等，使其形成电子档案。另外，也可以通过一些办公软件的运用，将档案和文件分门别类的形成系统，以统一编号进行编程，实现在应用中的快速检索等，使得文书档案自身的应用价值得到显著性的提升，使得管理成效大大提升，使得管理目标得以达成。

结束语

综上所述，在现阶段，在开展文书档案管理这一工作的过程中，除了要加强对该工作的重视程度外，也应结合实际的管理要求、工作实际等，追求管理观念、管理技术上的创新，从而将该工作的内涵、价值真正的展现出来，为自身发展提供坚实保障。

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