基于信息化环境下招投标档案数字化管理的创新思考

基于信息化环境下招投标档案数字化管理的创新思考

黄进

广西机电设备招标有限公司广西南宁530001

摘要：随着科学技术的不断进步与发展，我国已进入了信息化时代，而信息化建设的进程也在不断的发展壮大中。建设工程的档案管理方式越来越趋于现代化和信息化的方向发展。在建设工程档案中，招投标档案是其中非常重要的组成部分，它主要朝着数字化和信息化的发展，且收到了很好的成效。

关键词：信息化环境；招投档案；数字化管理

1、前言

在建设工程中，为了能选出质量好、信誉高的承包商，一般都会通过招投标的方式来竞选，且在招投标的过程当中会产生很多高价值的投标档案，因此我们必须将这些档案完整的保存好，从而让招投标档案能充分发挥其应有的作用，并促进社会经济建设的发展与服务。在过去的招投标档案管理工作中，人们主要以纸质的方式进行档案保存，但随着信息化建设的不断推进，当今的招投标档案主要以电子文档的方式进行保存。在数字化的管理方式中，招投标的档案管理工作面临着很大的难题，为了使招投标档案能适应数字化管理的要求，就必须在管理中认真思考，并进行不断的创新。

2、档案数字化概述

目前，随着社会经济的不断发展，档案的价值有所增值，人们对档案的管理也寄予了很高的期望。在传统的档案管理方法中，档案材料主要以纸质的形式来进行归档，这种档案管理方式不仅繁琐，而且工作量很大。而随着科学技术的进步，档案管理模式逐渐趋于数字化，大大降低了工作人员的工作量，并使档案管理的工作效率得到了进一步的提高。而为了做好档案管理工作，是档案材料能的到良好的利用，我们可以在档案管理工作中融入公文管理工作，并将各类信息资源的工作做好，比如信息的采集、整理、发放和归档等，同时还要不断的加强自身的管理水平，并不断的适应时代的发展，以现代化的管理方式来对档案进行管理，摒弃传统的手工管理档案的方式。在全球科学技术迅猛发展的形式下，推进档案管理现代化的进程，加强档案信息化建设是必然的要求。档案信息资源的合理配置和科学管理，有赖于档案管理数字化的实施。档案数字化主要是利用现代化技术将各种载体的档案资源向数字化的档案信息进行转换，并以数字化的形式进行保存，通过网络化的形式进行连接，利用计算机系统进行管理，从而形成一个结构有序的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享[1]。

3、信息环境下招投标档案数字化管理的特点

3.1招投标档案数字化管理具有法律效力

在信息环境的背景下，自招投标档案实行数字化的管理方式后，招投标的项目档案主要以电子化的形式出现，电子招标前期文件、电子招标文件、电子投标文件、电子招标后期文材料等备案[2]，都得到了电子商务认证机构的认证，使得这些招投标电子文件材料有了法律的保障。

3.2招投标档案数字化管理提高了工作效率

在信息化的环境下，招投标档案主要以电子化的形式存在，与以往的以纸质记载的招投标文件不同，档案管理人员的收集、审核、归档等工作都可以很方便的通过计算机或网络来完成，同时还能以无纸化的形式来处理文件材料。在招投标过程中产生的所有项目文件都可以得到齐全、完整的保存和归档，不仅便于档案的利用，同时还使工作效率得到了进一步的提高。

3.3招投标数字化管理的降低了成本、减少了保存所需空间的压力

在传统的招投标活动中，产生的项目档案资料主要以纸质文件的形式进行收集、整理、立卷和归档，而根据相关的档案管理要求，当这些档案材料处理完毕之后，需要保管30年，或更长的时间。而随着信息化时代的到来，这些档案文件可以以电子化的形式来进行归档和保存，大量减少了纸张和电脑的损耗，同时减少了库房的使用空间，降低了档案管理的成本。

4、信息化环境下招投标档案数字化管理遇到的实际问题

4.1招投标档案的信息庞大，增加了企业的管理负担

目前企业主要还是依据《中华人民共和国招投标法实施条例》（简称《实施条例》）的五十六条规定的“招标人或者其委托的招标代理机构应当妥善保管招标过程中的文件资料、存档备查、并至少保存十五年”之要求，来确定本企业的招投标档案的保存期限[3]。在招投标的每一个竞选项目中都会产生大量的档案文件资料，而未中标的单位产生的档案资料非常庞大，加上没有明确的档案保管期限，从而增加了企业的管理负担。若没有及时处理好这一问题，定会使企业的档案管理成本增加，并使企业损失大量的效益。

4.2档案管理人员思想观念守旧

在信息化的环境下，招投标档案的数字化管理相对于传统的档案管理有着强的优势，它不仅具有着先进性和科学性，而且其收集方式、管理方式和利用方式都得到了很大的改善。但由于受到传统档案管理观念的影响，加上档案管理的工作人员思想过于守旧，做事胆小谨慎，因此在实行档案管理数字化之后，这些工作人员思想观念受到了很大的冲击，一时之间不能接受这一变革，并用消极的情绪来面对工作，严重阻碍了档案数字化管理工作的进程。

4.3系统配套设施不足

目前，我国许多招投标机构中的系统配套设施并不齐全，招投标档案的数字化管理所需要的信息生产设备、信息存储设备和信息管理设备，甚至是软件、网络和信息安全保障等基础配套设施严重不足，导致招投标档案数字化的要求得不到满足。当前的软件开发系统所面对的档案管理部门过于单一，没有一定的规范性和统一性，缺乏档案信息的共享性，从而阻碍了档案数字化的进一步发展。尤其是在当前的信息化时代下，网络和信息安全随时都有可能会出现安全问题，从而会给招投标档案数字化管理制造出很大的麻烦。

4.4招投标档案管理工作没有统一的标准和规范性

由于档案管理工作没有统一的规范和标准，导致档案数字化水平较低，不能满足当前信息化环境下对档案管理的要求。此外，招投标机构中的工作人员信息化水平较低，缺乏既可以处理信息有能操作数字化设备的复合型人才，从而导致数字化的优势不能凸显出来。

5、信息化环境下招投标档案数字化管理的创新

5.1管理与理念创新

随着信息技术的不断进步与发展，社会经济的不断壮大，档案信息的利用也越来越受到人们的关注。在进行招投标的活动过程中，会产生大量的招投标档案资料，当招投标活动结束后，许多企业都希望所招标的单位能将这些档案资料进行归档记录，甚至愿意为该单位支付费用，以便于其能方便的查找曾经在该单位投标的过程中产生的记录和文件。因此，在档案管理中，处理要考虑满足个人，也要考虑到企业法人的需求；在理念上，档案不再是招标单位的一种负担，而是可以创收的一种方式。在传统的档案管理中，人们要想查阅一些开放性的档案资料，还需要凭介绍信才可以查得到。但自信息时代到来后，对于想要查阅的文件，人们随时都可以电子商务进行来交易，并通过网络信息平台来浏览相关信息。

5.2技术与架构创新

要想对档案数字化进行技术升级与架构创新，就必须要学会利用云计算技术、大数据技术、物联网技术以及移动互联网技术来辅助进行。云计算数字档案管理应用程序、计算机专用网络、信息安全设备以及数字化档案管理节点等构成了云计算的数字档案管理系统。纸质档案与电子档案相互结合对应，主要是通过以物联网的RFID技术来完成。而档案信息化的增值服务，则由大数据的数据挖据与数据分析技术来提供。档案信息数字化管理的技术与架构的创新，方便了招投标双方对历史文件库中与当期项目相似的案列的查找，有利于招投标工作的组织，和对招投标工作的理解。

5.3规范与流程创新

招投标工作和档案管理工作以及数字化技术的结合，需要我们不断的对标准进行更新，对流程进行在改造。电子招投标的归档与管理虽然受到了《电子招投标方法》的限制，但是从大框架上还是提出了一些要求。在实际工作中，许多相关归档及档案管理工作都是由相关工作人员来完成。在新的一轮招投标工作中，都会产生新的文件资料，而为了让新产生的文件资料归入档案中，让其自动操作，随时归档，则需要我们不断更新流程，从而让归档工作自动完成。如今的档案管理工作可以不再需要人工来完成，可以直接依赖程序来完成，这样做不仅使人为的过错得到了降低，而且还使工作效率得到了更进一步的提高。标准流程适应招投标档案数字化管理发展需求的具体体现为在招标机构内部考虑电子招投标与归档的实时结合，与由专业档案部门考虑各部门各机构档案数据的统一入库整合[4]。

6、信息化时代招投标档案数字化管理思考

在信息化的时代，对于招投标档案管理的认识需要我们用发展的眼光去看待，只有具备专业化的管理人才和务实的招投标档案数字化管理基础，才有可能提高招投标档案数字化管理的要求和标准。在现代化的背景下，要想加快招投标的档案数字化管理，就需要结合本单位的实际情况设计出相应的管理准则，并严格管理组织内部档案数据。同时档案管理人员要不断的加强自身的专业知识，加强计算机操作水平和信息化管理素养，当遇到突发情况时要学会迅速反应并积极应对。只有拥有一批既熟悉档案知识，又具有很强的信息技术水平的复合型人才，才足以面对信息化时代对招投标档案数字化管理的挑战。

在进行招投标档案数字化管理工作时，主要是通过档案软件综合管理来对招投标档案资料进行控制的。而信息化时代下，招投标数字化管理难免会存在着信息安全隐患，因此需要我们提高对各种网络服务器设备的配置，努力解决好档案网络化推广中遇到的难题，并通过高科技手段加强保密管理工作，以规避信息的泄露。此外，档案管理工作人员也要学会增强自身的安全意识和防御能力，加强权限管理，从而为招投标的档案数字化管理工作提供良好的创造条件。

7、结束语

随着社会信息技术的不断发展，招投标档案数字化管理是一种必然的趋势。在招投标档案数字化管理中运用信息管理系统，使招投标档案能更好的服务于社会经济的发展。但目前，招投标档案信息数字化管理的过程中还有许多的问题亟待解决。如何在信息化时代下，解决好招投标档案管理工作中遇到的难题，还需要我们不断的去探究和努力。

参考文献：

[1]王颖.信息化环境下招投标档案数字化管理的创新[J].黑龙江史志,2015,02:60.

[2]王冬梅.转变观念多措并举全面做好电子招投标档案管理工作[J].中国管理信息化,2017,2020:187-188.

[3]徐晶晶.“大数据”背景下招投标档案数字化管理探析[A].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.决策论坛——系统科学在工程决策中的应用学术研讨会论文集（上）[C].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院:,2015:1.

[4]张海英.实现招投标档案优化管理的目标[J].中国招标,2015,27:25-27