对档案管理现状几点分析与建议

对档案管理现状几点分析与建议

张纯艳

（国网冀北电力有限公司迁西县供电分公司河北唐山064300）

摘要：社会在发展，经济在腾飞。档案事业也应随之发展，才能适应适应社会的要求，才能为社会服务，促进社会的向前发展。目前，基层档案事业的发展却较为滞后，原因是多方面的，但真正制约档案事业发展的原因，总结为两点：一是对档案管理重视程度，二是当地（或该部门）的经济状况。

关键词：档案管理；现状；问题；建议

二十一世纪是以知识和信息为特征的新时代，档案涵盖了政府、社会组织、企事业单位、公民活动中产生的有价值的信息资料，因此，档案管理工作显得尤为重要，这就要求档案工作者必须认清形势的变化、紧跟时代的步伐，把握时代脉搏，进一步解放思想，转变观念，积极主动的为经济建设主战场服务，为全面建设小康社会服务。然而，事实并不乐观，某些单位由于管理分散、人员不稳定、保管条件欠缺等因素的存在，影响并阻碍了基层档案管理工作的发展。

一、档案管理工作的重要性

1、档案是本单位工作查考的依据

档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为本单位工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。首先，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地记录了历史情况，具有最可靠的凭证。其次，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印信；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这也是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料，如合同、契约等制发的目的就是备忘，其凭证作用就更加强烈、更加明显。

2、档案是宣传教育的生动素材

近年来，我国档案事业步入了新的历史发展时期，各级档案部门解放思想，改革创新，逐步把工作重点转移到为社会主义物质文明和精神文明建设提供档案的利用服务上来，通过《中华人民共和国档案法》颁布实施，我国档案工作重新走上了依法管理的轨道，档案事业的宏观管理得到全面加强；各机关、各单位档案室，各级各类档案收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用工作扎实推进，档案在为社会各方面服务中发挥了重要作用。

3、档案工作是基层基础工作的重要组成部分。

江泽民同志曾经指出：“档案工作是各项事业发展的一个重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的”。档案是企业各项工作和员工各种活动的直接记录，通过档案可以对企业领导和员工、对企业的各个工作流程进行有效的监督和追溯。档案工作也是企业的窗口，是检验企业整体管理水平的抓手，是企业厂务公开和民主管理的重要基础，是企业加强内部管理和控制，以及企业与企业领导人接受国家和社会审计、监督和检查的重要基础。企业的档案工作现在已不是仅限于加强对档案自身的管理，而是立足于通过加强档案管理来提升企业的整体管理水平。

二、档案管理中的现状与问题分析

1、思想认识不到位导致单位档案工作的非良性循环。档案是单位活动中所直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等多种形式的历史记录，是单位工作的宝贵信息资源。近年来，单位领导主要精力都放在抓经济上，整天忙于中心工作或民生工程，对与档案相关的法律法规和业务知识学习甚少，一些单位领导将档案工作简单地曲解为把文件材料收集一下、装订一下，许多单位档案意识相当薄弱。有的领导干部甚至认为档案工作只是档案员的事，对档案工作不闻不问，自已不想管也不愿管。有些单位对档案工作重视不够，没有把档案工作列入单位年度工作计划，档案工作不研究不安排，档案问题得不到解决，场所、经费、人员没有保障，档案工作自然就做不好。调查表明，在单位档案事业建设上缺人员、缺经费、缺库房、缺设备是普遍现象。大多数档案人员都是兼职。由于档案工作量大、事细，大多数职工不愿意干。由于档案人员频繁变动，造成档案人员业务素质不高，严重制约了档案工作顺利开展。

2、基础设施差，室藏档案贫乏，存在着严重的短期行为。由于认识不到位，导致档案工作标准不高。从目前现状看，很少有单位做到档案室、办公室、阅览室三分设。有的档案库房是与单位办公室合为一体，既影响正常办公又影响档案管理，更不用说有“六防”设施，保管条件差，多数已成为仓库。而且室藏档案相当贫乏，一些单位收集的仅是些红头文件、上级文件，缺乏本单位工作活动形成的文件：如党委会议记录、党员干部名册、婚姻档案、人事档案等等，造成室藏档案贫乏、材料不齐全。也有的单位片面地为追求档案管理升级达标，忽视了档案服务功能的开发，最终使档案室花了钱却成了摆设。很少有单位从本单位工作的长远发展来高起点、高标准、高质量规划档案工作。

3、体制不顺、组织不全、制度不严、管理不善，档案工作缺乏有效机制。目前，部分单位档案管理工作较为紊乱，认为搞经济建设是硬任务、硬指标，而档案工作可有可无，档案工作处于松驰状态。不少单位虽然建立了档案室，但档案工作流于形式，不规范、职责不明确、任务不落实、人员不到位。有的单位虽然制定了档案管理制度，但由于管理不严，档案收集难、利用难、编研难等现象十分突出。有一些档案库房能真正成为保管档案的基地，少数档案室虽然建立了制度，但流于形式，档案利用、库房管理、档案检查等没有按制度落实。部分单位未建立档案管理领导小组，执法力度不够，尚未开展有效的、正常的档案管理工作。

4、档案管理人员更替频繁，业务素质有待提高。由于体制的问题，某些单位没有档案专职的人员，大部分是兼职，因此对档案管理往往心有余而力不足，基本上没有足够多的时间去管理或整理大量的档案资料，有时也只是应付而已。有些条件好的部门，直接送到上级档案馆帮助整理归档；条件不好的，就只能任其自然。

5、档案管理创建活动参与面不广，档案利用力度不足。开发档案信息资源，服务农村两个文明建设是一项社会化的系统工作，需要激发单位各部门和广大干部职工踊跃参与的积极性，并使其转化为自觉的行动。但是有的单位只将档案工作当作“临时工程”来对待，没有充分认识到档案是现代化建设的需要，是经济建设的需要。因此，一些领导疲于孤军作战，热衷于阶段性成果，一旦档案管理达到星级标准，就放松了对档案工作的重视。一些档案工作只注意治表不治本，没有将档案工作列入议事日程，列入目标管理责任制考核范围之内，只搞突击性，虽然花了很大力气，但收获甚少。

6、领导对档案管理力度不足，有待加强。

目前，有些单位领导档案管理的意识比较淡薄，加之于很少主动去收集、整理、保存各种形式的材料，导致档案管理工作无法正常开展。这就要求档案领导要有意识的引导，培训档案人员、投入财力，让本单位档案管理工作更上新的台阶。

三、对案管理工作的思考与建议

1、提高认识，加强领导，努力为档案事业的发展创造良好的环境。在新的历史条件下，领导的重视是做好档案工作的重要保证。为此，单位领导要站在构建社会主义和谐社会的高度，充分认识档案工作对促进经济社会发展的重要作用，切实增强做好档案工作的使命感和责任感；同时又要充分认识档案工作是促进社会主义物质文明、政治文明、精神文明协调发展，建设和谐社会的基础性工作；要加强档案法律法规的学习，进一步明确档案工作是领导者义不容辞的责任和义务；要在广大干部群众中组织开展形式多样的档案法规宣传教育活动，大力宣传档案工作的重要性及档案的利用价值作用，不断提高全社会的档案法律意识。要经常召开联席会议研究档案工作，认真听取关于档案工作的汇报，落实相关工作经费，及时解决档案管理中出现的一些问题，时刻关心和支持档案工作者，努力为档案事业的发展创造良好的环境。

领导特别是分管领导分工要明确，对档案工作思想上要有位置，切实解决档案管理工作中存在的一些困难和问题。首先要加强综合档案的工作，并配备与档案工作任务相适应的人员；其次是建立档案管理网络小组，配备兼职档案员，并将档案管理与目标管理责任制相结合。同时要根据档案管理工作办法，结合实际制定出切实可行的档案管理细则，使档案工作尽快走上制度化轨道。

2、加大投入，夯实基础，切实推进档案事业可持续发展。档案事业的发展必须靠经济的投入，资金短缺、投入不足是影响档案事业发展的重要原因，增加档案事业经费投入，完善档案服务功能，是搞好档案工作的基础条件。因此，档案经费开支要列入本单位年度预算，确保资金足额到位；积极争取上级部门和财政的支持，高标准严要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

3、健全制度，规范管理，保证档案管理规范有序。实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。一是要严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的文件材料，做好文件的收集、整理、归档工作和对档案文件要严格按照程序做好鉴定、销毁、归档工作；二是要建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度，如《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等；三是为了避免档案的丢失、改动，要严格手续，建立健全档案工作责任追究制度，做到档案查阅、借阅和归档入库有登记。

4、督促指导，进一步加强档案管理队伍建设。档案管理是一门专业性很强的工作。因此，面对新的形势，迫切需要造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案队伍。

（1）各单位在选配好档案管理人员后，要建立稳定的档案队伍。经常关心和支持档案管理员的工作，为他们提供良好的工作环境，落实相关福利待遇，对工作业绩突出的档案管理员要向组织部门推荐提拔重用，让他们工作上有想头，政治上有奔头，安心本职工作。

（2）档案主管部门要加强工作指导，通过举办档案业务培训班或抽调机关档案管理员进行跟班学习或以会代训等形式，组织管理人员学习档案法律法规和业务知识，通过业务学习实行持证上岗，并建立档案管理网络体系，实行动态管理，可以加强档案队伍之间的交流。同时，档案主管部门要加大监督检查力度，要建立健全档案执法责任制，依法查处违法案件，使档案执法检查成为制度化、经常化、规范化。

（3）档案宣传力度要加强工作。充分利用广播、有线电视、街头宣传栏、公益广告等媒体，开展档案法律、法规宣传和教育，提高档案法制观念。也可编写和发放《档案知识入户手册》、《档案利用效益汇编》等，努力使档案工作与日常生活密切地结合起来，使大家形成良好的档案意识，为各项工作的贯彻执行打好扎实的社会基础。在此基础上，进一步利用各种载体，增强职工、群众对档案是重要历史凭证和法律依据的认识。

5、理顺体制，优化配置，将档案事业建设提高到更加突出的位置。基层档案部门要形成合力，必须有相应的体制作保障。因此，要理顺档案行政管理体制，优化档案资源配置，把档案事业建设提高到更加突出的位置，真正摆上议事日程。要认真组织全体干部职工学习、宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》，使他们充分认识到档案工作对于社会发展与经济建设的巨大促进作用。要适当加大对档案事业建设的经费投入，完善考核激励机制，把档案事业建设纳入目标来进行评价考核。