浅析电力档案管理与创新

浅析电力档案管理与创新

赵明鸿

赵明鸿（哈尔滨电业局档案馆，黑龙江哈尔滨150000）

摘要：电力档案是电力企业发展或电力工程建设期间必须筹建的一个关键部分，电力档案的管理电力企业运营的重要依据，也是电力企业运行与发展的重要保证，对电力企业后期的设备维修和规模扩建也是一种重要的参考依据。当前，电力档案管理过程中存在一些标准不规范的问题，电力档案注重文字的信息记录，而忽视了声音与图像的记录，档案信息模糊，计算机信息储备与记忆功能还没有完全得到开发。文中作者针对电力档案管理的这些问题做出分析，给出对策。

关键词：电力档案；档案管理；创新性

1电力档案管理的概述

电力档案管理是电力工程建设与电力企业运营发展的重要依据，电力档案管理的有效性决定了电力工程建设过程中的安全性，可以有效的降低电力工程的风险，提升电力工程的建设有效性。电力档案是电力科技发展的重要依据，电力档案发展规范性和详细性都对电力工程的健康运行带来了帮助。电力档案的科学、规范、合理性对日后的电力运营与维护起到了很好的推动作用。电力企业的发展必须重视电力档案的管理价值和电力档案的管理作用，避免电力企业的不必要的损失。做好电力档案管理工作是具有重要价值的一件事情，必须加紧重视。经过多年的电力档案管理实践工作，作者认为电力档案管理需要探索全新的发展途径，保证电力企业的可持续发展与运行。

2电力档案管理的意义

电力档案管理是电力企业管理工作不可或缺的组成部分，电力企业档案管理在电力企业运行中发挥着重要作用。电力档案中包含很多内容，涉及到方方面面的信息，其中对于电力企业的设备完善和设备发展都具有强有力的指导价值。档案室企业健康成长与运行的信息依据，档案中记录着店里企业日常运行的重要信息，涵盖了科技资源信息与知识信息，是一个完整的数据库，建立好电力档案数据库是提高电力企业工作效率和工作质量的重要手段。当前，我国电力企业的档案管理仍然存在很多问题，电力企业必须重视电力档案管理存在的一系列相关问题，并设立健全的管理机制，完善档案管理工作，为加快电力企业的健康发展而做出努力。

3电力档案管理存在的问题

3.1电力档案管理缺乏标准化与规范化

标准化、规范化，是档案管理的重要手段之一，是实现档案管理现代化的重要前提和基础，可以为档案管理软件创造一个良好的应用环境，加快检索速度，提高利用效率，发挥档案信息共享优势。就笔者单位目前的档案工作情况看，在标准化建设方面做到了有章可循，档案管理工作的各个环节都按《档案法》和本单位标准文件执行。

具体方法是：从电力工程确立或立项开始到工程最后结束投入运行，电力档案部门对工程产生的科技文件材料实行跟踪管理，并主动与项目负责人联系，将《科技档案分类编号办法》实施细则分发到他们手中，由他们协调各专业并与档案部门协商确定档案编号，这样使档案的编号更科学，流程更清晰。但在一些细小问题上仍存在不规范情况。有的人习惯用一些不规范的记录方法，同样一个事，就有几种不同的记录方式，这种不规范的现象很普遍，给档案保管者和利用者带来很大麻烦。由于著录不规范，严重地制约了计算机的检索，影响了检索效率。

3.2电力档案管理存在只注重文字记载，不注重声像档案收集的问题

在很多电力工程项目上，一般只注意整理与收集有关的技术数据与技术资料，而对于声像资料却容易忽视，有的根本没有这方面的资料。实际上，声像档案较纸质文献具有生动、形象、提供利用及时并可多人同时利用的特点，更能准确反映历史事件的原貌。但由于固化的思维方式和制度等方面的影响，导致多数单位尽管配备有摄像、录音、照相设备，但基本没有起到其应发挥的作用。有的工作人员认为，上级部门检查的是文字资料，只要按要求把文字资料整理和保存好，就完事大吉了，而在电力工程建设活动中形成的照片、录音、录像带、磁盘等不是档案，认为拍完、录完、上报或交于当事人就算完成任务了，不需要送档案室归档保存。这样就造成了电力档案的声像资料不完备，仅有的一些声像档案的失控或流失也比较严重，致使单位档案不完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。即使保存了一些声像档案，但对这部分的开发与利用也重视不够，远远没有得到深入的发掘与利用，其价值没有得到充分体现。

3.3电力档案计算机管理还处于相对落后的状态

电力档案计算机管理中因为综合化原因始终开展不到位，电力企业档案管理使用计算机技术发展过程中，因为计算机信息技术的管理理念和网络化信息管理技术的应用不到位，导致了软硬件设备发展的陈旧，导致了现代化电力企业发展的不协调，与同行竞争中也存在较大的挑战，档案管理中仅仅运行了简单化的单机运行，计算机技术应用存在差距，信息管理没有突破老套的方式，缺乏创新与实践性，因此未来的电力企业电力档案管理必须要完善信息技术的理论知识，提高信息技术加强档案管理的有效性。

4电力档案管理存在问题的解决对策

4.1严格规范电力档案管理制度与标准

电力档案应当严格按照《中华人民共和国档案法》及《实施办法》、《归档文件整理规则》、《科学技术档案卷构成的一般要求》、《电力科技档案管理手册》、国家档案局《建设项目（工程）档案验收办法》（国档发［1992］8号）、《基本建设档案资料管理暂行规定》等整理电力档案资料，归档文件应齐全完整、准确、科学、系统，力争全面反映电力工程的主要工作情况，案卷质量达到国家标准。在输机建库时必须统一著录规则并加备注说明。

4.2加强领导，强化电力声像档案意识

首先，需要领导干部先转变观念，要从传统的档案管理模式中跳出来，摒弃固化的思维方式，全面加强对声像档案的归档、保护和利用工作的重视。在资金投入、人员配备等方面给予全力支持。制定相应的制度，把声像档案的收集与利用列入管理与检查的内容当中，以强化档案管理人员与电力工程人员对声像档案的重视，要求电力工程人员在整个电力工程的实施过程中，全程收集声像资料，对于移交声像档案也有严格的制度，避免声像档案的流失。对于声像档案的保管、借用、开发、利用，都有严密的规定，避免光线、磁场等对声像档案的影响，能备份的要备份，确保声像档案的安全。对长期保存且不常用的磁带、软盘等要采取定期倒带检查、及时修复和复制，或刻录光盘多套保存等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

4.3加强档案计算机信息化管理

电力企业开展计算机信息化与网络化信息档案管理，必须要加强员工的信息化管理软件应用的知识，了解计算机信息化的储备状况，电力档案管理人员要对具体设备拥有清晰的使用概念。而且电力档案计算机信息化系统的建设，要加强计算机软件与硬件的建设，帮助电力系统内部完善网络化信息，将网络中的电力档案资源实现资源共享，方便电力企业内部员工的使用，对开发与可持续发展业提供了数据资源，促进电力事业的发展。

参考文献

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