“六个分不开”诠释洪屏抽水蓄能电站项目档案工作的经验与内涵

“六个分不开”诠释洪屏抽水蓄能电站项目档案工作的经验与内涵

郑淯娓

江西洪屏抽水蓄能有限公司江西宜春330603

摘要：本文从“六个分不开”分析了洪屏抽蓄电站项目档案工作的经验与内涵，仅供参考。

关键词：六个分不开；档案工作；经验

2018年6月10～12日，国家档案局组织对国网新源洪屏抽水蓄能电站（以下简称洪屏电站）项目档案进行专项验收。验收组专家一致认为：洪屏电站项目档案管理体系健全，制度完备，管控措施高效，收集齐全，整理规范，案卷质量高。档案信息化成效显著，同时积极开展项目档案技术管理创新，符合《重大建设项目档案验收办法》要求，一致同意通过验收。国家档案局经科司副司长王燕民在验收总结讲话中高度赞扬洪屏抽蓄电站项目档案达到了国内水电工程建设一流水平，可作为抽水蓄能乃至水电行业的标杆，具有较强的示范意义。

洪屏电站项目档案工作之所以取得这样好的成绩，获得如此高的评价，可以用“六个分不开”给予诠释。

一、与公司领导高度重视分不开

洪屏公司领导对档案工作高度重视,主要体现在领导支持，分管领导到位，解决问题及时。

一是在投入上支持，确保管理资源满足需求。如配备标准的档案用房，满足库房、办公、陈列、阅览等各种功能需求；配置必要的设备设施，为档案保管和日常工作提供物质基础。管理人员高配置，聘请资深档案专家，配备必要的档案人员。

二是在话语权上支持，造就档案管理恰当的位与势。档案人员参与招标文件审查，将档案管理要求纳入合同条款，赋予档案部门工程进度款、结算款支付审核权，分部工程、单位工程档案验收否决权等权限。支持档案工作的月、季、年度检查考核，支持档案部门开展总结表彰活动，使档案工作者的责、权、位有了良好的平衡。

三是在管理上支持，保证档案管理措施落实到位。公司分管领导通过亲自过问、直接参加档案例会等方式，及时掌握并解决档案工作中存在的问题，做到与其它工作同部署、同考核，形成了业务部门、业务人员重视档案、关注档案、自觉收集和整理档案的良好氛围。

二、与档案管理“六个坚持”分不开

自工程开工以来，洪屏公司档案工作始终做到“六个坚持”，实施常态化管理。

一是坚持召开年度档案工作会议。会议总结上年度档案工作，部署新年度工作任务。

二是坚持每年制定档案工作计划、编写工作总结。根据洪屏公司档案管理工作要点，各参建单位制定本单位工作计划，按照项目公司要求开展档案管理工作。

三是坚持季度检查考核。每季度洪屏公司会同监理单位对各参建单位进行检查考核，对存在问题的单位下发整改通知单，实行整改闭环管理。对整改不到位、屡查屡犯问题实行会议曝光，从严考核。对项目档案工作进度实行过程监督，防止归档积压。

四是坚持召开季度档案工作会议。季度会议上通报各参建单位档案工作情况，部署下一季度档案重点工作。随着档案整理工作的推进，对照工作计划分析档案工作完成情况，协调解决档案工作中存在的问题，为工程档案验收打下坚实基础。

五是坚持召开档案工作分析会。洪屏公司分管档案领导、部门主任坚持参加档案工作分析会,全面分析当前档案工作中存在的问题，协调解决档案工作中的难点问题，确保档案工作按计划顺利完成。

六是坚持年度评先评优机制。对项目各参建单位档案管理情况进行综合考评，将年度和季度考核结果作为年终评先评优的主要依据，评出档案管理先进集体、个人等进行年度表彰。

三、与高效协调工作机制分不开

洪屏公司建立了以公司总经理为组长、分管领导为副组长，各部门负责人及各参建单位领导为成员的项目档案领导小组；建立了由各参建单位分管领导、各部门负责人、专（兼）职档案员组成的档案管理网络，形成了覆盖建设、监理、设计、施工等单位的档案管理体系。

档案管理体系健全的关键在于系统能否正常、持续、有效地发挥功能。抽水蓄能电站建设周期长，人员流动大。洪屏公司根据不同阶段和参建单位进场情况，对主要档案人员变动进行管控，及时调整系统构成，保持人员相对稳定，确保管理体系的功能和作用得到充分发挥。

在项目建设中各参建单位是一个整体，我们积极发挥监理及各参建单位的作用，协同做好档案工作。现场监理工程师对施工进度与质量检查的同时，也对施工文件的收集、整理情况进行检查，各施工单位认真负责做好本工程形成的文件材料的收集、保管、整理归档，确实做到各负其责。在项目档案管理中，洪屏公司不以业主自居，同设计、施工监理单位、第三方检测、设备供应商一起建立了良好的协调机制，并且使这种机制有效地运行，形成一个各方协同作战、积极配合的工程建设管理良好局面。

四、与建立严格检查考核制度分不开

坚持责任追究是做好档案工作的关键。

一是由洪屏公司、施工监理单位专业技术和档案人员组成的工程档案管理考核组，每季度对各参建单位档案人员、管理制度、“文件包”形成等管理情况进行指导、监督、检查，发现问题及时整改，确保档案工作做到“事前管理、事中控制、事后严格把关”。

二是施工监理对整改不到位、屡查屡犯问题单位实行从严考核，并暂扣当季20%工程款，待整改完毕后再行支付，确保考核不走过场，不走形式，保证归档文件的及时性、准确性、完整性。

三是落实档案工作岗位责任制，将档案的分项工作具体到人，消除档案责任真空，形成一级抓一级、层层抓落实的良好局面。

五、与积极创新工作方式分不开

（一）过程管理采取“文件包”制

针对洪屏电站工程施工周期长，参建单位多,施工作业面广,形成的文件渠道广泛，人员变动频繁等特点，洪屏公司创新档案管理理念，建立具有鲜明特色的施工过程文件管理新方法，积极推行“文件包”管理制度的应用。

2012年，洪屏公司印发了文件包管理制度，要求施工单位根据本单位工程施工的项目实际，制定个性化的单位工程“文件包”管理制度。

将全过程施工文件保存在事先建立的“文件包”中，待工程结束后稍作整理，即可移交归档，解决传统模式下整理时间长、人员流动大、管理难度高等问题，保证了工程文件齐全、完整、安全，是洪屏电站项目档案在投产发电十个月完成整理和移交的一项有力措施。

（二）归档管理采用“阶段制”

洪屏项目档案的归档工作按形成阶段进行，在前期工程施工阶段，完成项目立项、可行性研究文件的归档工作；在主体工程施工阶段完成前期工程的归档工作；在项目建设过程中积极开展“QC”成果活动，将《缩短工程档案的归档时间》作为课题，细化归档流程，将主体工程项目档案的整体移交化整为零，施工文件按分部工程归档；原材料质量证明文件提前至按年度归档；施工照片按季度整理，录入挂接到洪屏公司档案管理系统，单位工程结束后印制装册归档；“阶段制”缩短了归档时间，提高了工作效率，保证了项目竣工文件归档与项目建设同步。

六、与档案工作人员的敬业精神分不开

项目档案管理是工程建设管理中一项重要的基础工作，但又很难像安全质量一样被领导作为日常工作的跟踪焦点。洪屏公司档案工作能得到领导的高度重视，与档案人员的主动作为是密切相关的。档案人员积极主动地为工程服务，主动发现问题，及时向领导汇报，争取支持，解决问题，使档案工作体现出自身的价值，使领导和相关业务人员感受到这种价值，这是一项由为到位，再到更有为的过程，对于一个相对弱势的部门来说，是极具挑战的，它要求档案人员必须要加强自身建设，要有忍辱负重，甘于奉献的敬业精神，去作为，去取位，使档案这项基础性工作得到关注，并融入各级领导和相关业务人员的日常工作。

参考文献

[1]潘运方.工程建设项目档案质量的思考与实践[J].城建档案,2017(11):34-37.

[2]程丽丽.试论档案工作者职责的意义及内涵[J].卷宗,2017(16).