如何做好地勘事业单位人事档案管理工作

如何做好地勘事业单位人事档案管理工作

郑婷

郑婷云南省地质环境监测院云南昆明650216

摘要:人事档案管理工作是考察了较和正确选拔使用干部的重要依据。随着国家对档案管理工作的不断重视、人事制度改革的不断深入以及地勘事业单位的快速发展，人事工作发生了较大变化，给当前的事业单位人事档案管理工作带来了许多新情况和新问题。基于此，本文对地勘事业单位人事档案管理的现状进行浅析，找出完善人事档案管理的的措施。

关键字：人事档案；管理；问题；措施

1人事档案管理的概述

1.1人事档案管理的含义

人事档案管理就是将人员和事物的相关信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计以及提供利用，是在人事管理活动产生的，能很好的体现出一个人的学历、社会经验、工作能力、思想品德等方面的记录。由于地勘单位的档案管理是人力资源管理与开发的重要依据，在保证档案的私密性的同时，还要维护人事档案的完整性，在保管中防止材料信息的损坏丢失；在人事档案收藏中要运用科学的方法，不仅要有益于保管还要方便档案的使用。这样才能为地勘单位的人事管理提供可靠的信息。

1.2人事档案管理制度的基本内容

人事档案管理制度的基本内容主要有材料归档制度、检查核对制度、传递制度、保卫保密制度和统计制度，在地勘单位的人事档案管理中也基本上包含了这些内容。材料归档制度要求对新形成的材料进行及时的归档，在归档的过程中首先要分析材料是否符合归档的要求，然后根据材料的内容分析其属性，确定归档的位置，然后在目录上补充材料的名称和内容，将新材料进行归档。检查核对制度主要目的就是保证档案的完整与安全，检查时不仅要检查材料的本身还要检查保管环境以及存放是否正确，检查是否霉变或者虫蛀以及在突发事件之后比如被盗、水灾、火灾之后的检查。传递制度是关于档案转移和投递，一般是因为工作的调动而引起的。在地勘单位的档案管理中运用到这些基本制度，能将人事档案管理工作提升一个档次。

2当前地勘单位人事档案管理存在的问题

2.1对档案管理工作重视不足

近年来，随着地勘单位的不断快速发展，各地勘单位均存在着生产工作任务繁重等问题。导致部分单位领导把工作重心全部放在了抓生产任务、抓成果质量上，对人事档案管理工作要求仅仅停留在不丢失、不泄密和应付检查的低标准上。因此而忽视了人事档案管理工作,档案工作自然做不好。

2.2档案管理人员配置不足

档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理,单独存放。但是由于事业单位人事管理人员编制不足,人事管理工作量大,人事档案管理大多数是由劳动人事管理工作人员兼职，属于非专职、专业人员管理,并且人员变动较频繁,管理水平不高,管理手段落后,除了完成档案管理工作，还需要完成大量其他事务工作，对档案工作精力投入不足,因此严重影响了档案管理水平。

2.3管理人员不能持续参加继续教育和相关培训

在地勘单位中很多档案管理人员均不是科班出生，也没有经过系统的专业知识培训,且身兼数职，对档案的重要性、管理档案的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,难以适应干部档案管理工作。从而也就形成了人事档案管理工作水平止步不前的现象。传统的计划经济在地勘单位中留下了很深的影响，部分档案管理人员缺少一定的创新进取精神，加上艰苦的劳动环境和长期的野外工作，使得地勘单位没有将加强管理人员的专业水平落到实处，管理人员不能持续参加继续教育和相关的培训。

2.4审查工作不够严谨，质量不高

真实性是人事档案中灵魂之所在，真实的人事档案才能发挥其作用，不真实的人事档案可能会耽误一系列的相关工作。部分职工对人事档案的认识不足，有的干部职工是为了达到某些个人目的，他们在填写像履历表、年度考核表、入党材料和学历证明等类似的材料时,有的人敷衍了事，有的人虚报瞒报错报，使单位人事档案存在内容失真、虚假档案的现象，需要进行认真严格的审查和准确的整理。

2.5信息更新不及时，缺乏规范

人事档案的动态性非常强，每时每刻都在发生着变化。地勘单位的大部分职工长期工作在野外一线，个人无法将本人的信息更新情况及时报告档案管理人员。档案管理人员如果不积极地根据不断更新的内容作出及时的补充，极易出现人事档案信息滞后的问题。在近两年的人事档案整理工作中，我发现各地勘单位均存在人事档案短缺,材料内容不完整现象:如履历表、年度考核表、学历、职称、工资、表彰、处分等材料不全,填写项目不完整。

3人事档案管理对所在行业的影响

人事档案的管理主要体现在管理人和控制人等方面，在地勘事业不断发展壮大的新形势下，一个单位发展的根本，最主要的是有一支强有力的技术人才队伍。完善的人事档案管理能很好的发挥出职工工作的积极性，有效的保证单位内部的平稳运，增强单位的科技与人才的竞争力，获得更好的社会经济效益；人事档案管理的混乱很可能会造成单位发展的混乱，阻碍单位的经济发展。

4完善人事档案管理的途径

4.1将审查工作落到实处，加强领导和全体职工的重视度

人事档案管理中之所以会存在诸多的问题一个根本的原因是领导和员工的重视程度不够，对档案的管理意识非常淡薄。很多地勘单位的领导只关注经济目标，没有真正的意识到这项工作的重要性。所以首先要向领导人宣传人事档案对单位的重要影响，让他们了解到这项工作的作用。其次要提高档案工作人员的专业素质，定期对档案管理人员进行培训提高档案工作的质量。只有完成了这一任务才能很好的开展人事档案管理工作，将档案的审查工作落到实处，提高人事档案的准确性。

4.2做好基础材料的收集并及时对人事信息档案进行更新

人事档案信息的准确性是一个非常重要的条件，收集材料是基础。不仅要对职工的过去情况和现在情况有一个明确的记录，还要能很好的预测职工的将来情况，能及时准确的发现人才、提拔培养人才。干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。如果人事信息没有及时的进行更新，档案信息和实际情况必将存在很大的偏差，档案管理人员要对人事信息进行及时的把握和更新。管档人员必须将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升、人员调动、获得的发明成果和表彰奖励等各种材料要及时收集齐并及时更新归档。遇有聘任、晋升需要查档、调档时要及时将抽出的材料归回原位，并按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订，方便单位能随时对相关信息进行参考。

4.3建立适应时代要求的人事档案管理体制

人事档案管理制度落后是很多地勘单位普遍存在的问题。人员的不稳定性使人事管理工作不断复杂，从工具上来说运用计算机软件技术的开发可以让我们的档案管理更加高效，在管理模式上还要加强管理的集中统一，对于内容大致相同的人事档案可以统一管理。为了方便对人事档案信息的开发和利用，可以对人事档案进行集中管理控制，形成一个系统完整的人力资源数据库，方便根据社会的需要及时的提供人事信息。

4.4提高档案管理人员的管理水平

加强对档案管理人员的政治素质和业务素质的培训,提高管理人员的政策水平和专业技术水平。培养档案管理人员具有爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神,加强业务学习、强化继续教育,坚持“学用结合、按需施教、重视实效”,全面系统的掌握档案管理工作的新知识、新技术,了解人事档案管理现代化的具体内容。各地勘单位要将档案人员的培养纳入单位人才培养计划,为他们系统的学习专业知识提供学习的机会,关心他们的职称晋升和工作业绩,充分发挥他们的积极性和创造性。

参考文献

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