如何提升办公室档案管理工作效率

如何提升办公室档案管理工作效率

李玉清

中山市坦洲镇档案馆广东中山528467

摘要：社会的快速发展促进了档案管理工作的发展与成熟，并对档案管理工作提出了更高的要求。办公室档案是每个单位必要且重要的组成部分，为了更好地方便每个人的使用，办公室档案管理工作就需要做的更好，工作效率需要不断地提高。因为各种原因的存在，使得档案管理的工作效率停滞不前，本文通过分析问题的存在原因，并提出解决问题的措施，以期促进办公室档案管理工作效率有效地提高。

关键词：办公室档案；管理工作效率；存在问题；解决策略

随着信息化时代的到来，各行各业的发展都离不开互联网的联系与沟通，互联网在一定程度上更好地方便了人们的工作和交流。办公室档案是每个单位展开业务与洽谈的基础与保障，对办公室档案的有效管理对单位发展起着核心作用。为了方便各部门的工作人员更方便，更快捷地接触和交接档案，档案管理就变得尤为重要，那提高档案管理工作效率的问题更是亟待解决[1]。如何运用互联网管理和存储档案等的工作效率提高，中间存在很多的原因和问题，这需要我们深入探讨，寻找解决问题的途径和办法。

一.导致办公室档案管理工作效率低下的因素

1.缺乏专业的管理人员

现在的办公室档案管理工作虽说都有专门的负责人员，但是这些人员可能只是做着最基本的整理和检查工作，因为缺乏专业知识的因素，不会有太多创新的想法和意识，这就使得档案管理工作只得停留在最基本的管理方法和层面，无法得到提升，这就大大降低了办公室档案管理工作的效率。

2.单位对档案管理工作的重视程度不够

档案管理工作一直得不到单位管理者的重视，容易出现更注重效益，却忽视内部信息管理的现象。并且出现聘用非专业人士担任工作，更是有很多的单位雇佣兼职人员管理。这些人员可能不会具有高度的责任意识，无法将自身的工作和其他部门很好的联系与对接，使得需要用档案资料的人员不能及时地接触和使用，这些都是导致档案管理工作的效率的低下的原因。而且档案管理工作也未与其他部门实现有效的联系，这就大大降低了档案管理工作的价值。

3.不能很好地应用现代化信息技术

现代化信息的力量不容小觑，如果档案管理工作者只是停留在最基本的管理层面，管理工作的效率可能得不到提高，无法满足现代快节奏人群的步伐。办公室档案管理工作具有很强的综合性，这项工作需要管理工作者能够达到很好地专业知识水平，可以充分地利用互联网资源，熟练掌握应用软件的性能和优势，把软件很好的融入管理工作中，提高工作效率。如果管理工作者不能及时掌握现代化信息技术的应用，使得档案管理工作复杂而繁琐，也不利于查询和使用者[2]。

4.现代化应用设备的落后

除了离不开专业技术人员的管理，更重要的是管理设备的完善。档案管理工作如果不具备专业设备，专业技术再好的工作人员也无法施展。另外，一些设备的不完善，可能还会导致档案资料的缺失，这更是会导致损失。设备的完善是单位发展的根本，只有具备完善的设施，才有利于开展档案管理工作，效率才会有所提升。所以现代化应用设备的落后极大的阻碍了办公室档案管理工作效率的提高，解决这一问题至关重要。

5.档案管理制度不完善

档案的管理工作效率的低下除了不具备完善的设备，缺乏专业的工作人员等因素，还应该从根本上考虑。俗话说，没有规矩，不成方圆，档案的管理也应该需要制度化。不完善的管理制度，无法正确合理地约束工作人员，工作人员对自己本身可能也找不到合适的定位[3]。一个人最重要的就是找准自己的定位，如果无法明确，就会找不到自己的工作方向，无法明确工作的目标，工作也会一头雾水，这就对管理工作带来了极大的困扰，继而导致档案管理工作效率的低下。

二.提高办公室档案管理工作效率的办法

1.提高管理人员的专业水平

管理人员是办公室档案管理工作的核心力量，一个高能的管理队伍对档案管理工作至关重要。要保证管理队伍的管理水平，首先要确保管理队伍的稳定性，从选拔人才开始。严抓录用标准：首先录用人员要有踏实工作的心，其个人家庭条件要满足工作需要，由此减少人员变动。其次单位要着重提高档案管理人员的业务水平，锻炼员工的综合分析能力。管理人员的管理水平提高了，才会提高档案管理工作的效率。

2.提高对档案管理工作的重视程度

事业单位是我国社会发展的重要组成部分，单位发展效益的提升，对于促进社会发展具有重要意义。但发展效益固然重要，只有抓好内部管理，铺好基石，才会给单位和社会带来更大的效益。所以单位应该加强档案管理的工作意识，具体实施措施为：首先，聘用专业性强的人员开展档案管理工作，并加强对工作人员的思想政治教育，增强其工作责任心，为档案管理工作开展奠定基础。其次，让档案管理部门与单位其他相关部门构建合理的联系，相互辅助协作，使档案管理部门发挥其作用，还要确保管理人员的专业性与稳定性[4]。

3.应与时俱进，合理应用现代化信息技术

当代信息技术飞速发展，大数据时代早就来到我们的生活中，我们的档案管理工作也需应用信息技术，让科技创新为我们提供便利。我们应该利用信息技术建立档案管理数据库，把整理收集的档案信息录入系统，整理成一整个大的数据库，既方便管理，又方变查询。而且数据库里的信息组成了一个大数据，更方便分类和发现规律，更提高了档案的利用价值。这样的创新性建设，与档案信息紧密结合，使档案管理工作良性运作。并且运用网络，产生了开放式的数据库，面向大家，使档案信息发挥更大作用。

4.与时具进，引进现代化设备

创新一词无论对国家还是个人，意义都非常重大，对单位更是如此。单位的数据管理工作更是需要创新，不仅是管理方法的创新，更需要管理设备的创新，现代化应用设备的落后阻碍了档案管理工作的效率，所以单位引进现代化应用设备迫在眉睫。

5.建立完善的档案管理制度

档案管理工作复杂又繁重，只有建立完善条理的档案管理制度才能有效提高档案管理工作的效率。档案管理要做到专人专项，具体责任到人，做好人员管理，才会让员工负责，才会有工作效率。并且档案管理工作要有专门的档案储存空间，由此避免档案管理工作中一些不必要的差错，并且使得档案信息条理有序。还要做好档案信息的保密工作，让一批档案两人负责，互相监督工作，督促双方的工作责任心[5-6]。

结语

时代在进步，单位的内部结构的每一部分也面临着进一步优化，档案管理工作也是极其重要的一部分，代表了一个单位内在的管理能力，对于单位发展具有重要意义。针对这一重要问题，只有采取上述有效措施，才能进一步优办公室档案管理工作。所以应用创新，合理的管理办法，加强对档案管理的重视程度成了单位提升办公室档案管理工作效率的必然选择。提高了档案管理工作效率，才会推动单位发展，为社会发展奠定基础。

参考文献：

[1]黄雁.浅析办公室档案管理工作效率提升途径[J].现代国企研究，2018（06）：134.

[2]姚伟燕.办公室档案管理工作效率的提升途径分析与阐述[J].办公室业务，2017（09）：100.

[3]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人才资源开发，2015（24）：158.

[4]闫思明.实施档案规范化管理提升办公室档案管理效率[J].办公室业务，2015（05）：66.

[5]于宁宁.创新办公室档案管理工作提高单位内部工作效率——谈如何改进办公室档案管理工作[J].办公室业务，2013（13）：71.

[6]闫思明.实施档案规范化管理提升办公室档案管理效率[J].办公室业务，2015（05）：66.