信息化条件下的档案管理研究

信息化条件下的档案管理研究

翟英姿

关键词：档案管理；信息化；探究

随着科技的不断发展和信息化水平的不断提高，计算机技术逐渐成为各行业中的一个非常重要的组成部分。因此，在档案管理工作中，数字化和信息化也成了推广工作的重中之重。随着科技的进步与革新，计算机网络技术的应用范围也越来越大，这就使得传统的档案管理模式满足不了数字化档案管理模式的需要[1]。为了解决这些存在的问题，满足客户的需要，跟上时代发展的步伐，就必须将档案管理与现代信息技术相结合，把有用的信息准确、高效地提供给相关信息需求者。

一、转变传统管理模式，建立档案管理信息化体系

传统的档案管理，大多是以录音、录像、图片、文字等载体充当档案管理的实体，以人工操作为主体进行档案的收集整理，再进行鉴定、保管、分类统计、调用等方面的管理过程，工作量大且繁琐。由于档案文件过于繁杂，档案管理部门在管理过程中无法及时对已有的档案资料进行信息提炼与加工处理，这就使得部分档案信息资源遭受了很大程度上的闲置和浪费。随着现代化信息技术的发展，特别是计算机，多媒体等技术的出现，使得档案管理现代化成为可能，现代信息技术迫使传统的档案管理模式进行革新。目前，档案管理工作的重点应该适应数字化管理的需要，由对文字图片等实体的档案管理转变为信息管理，将信息作为管理对象，对各种文献档案进行加工，使其数字化，再用计算机技术对所加工出的信息进行管理。档案资源经信息化处理后能够实现多平台可持续利用，真正能够实现其作为档案资源信息的使用价值，能够更好地推动科技进步、经济发展、信息共享，为社会提供更加全面高效的服务[2]。

二、进行服务创新

（一）搭建查询网站

在我囯当前发展阶段，大多数单位、公司、学校都已经建设起来了自己的官网，用户也能够通过相对应的链接进入网站，从而全方位了解企业或者单位最新的动态，还可以了解学校的相关教学信息，这些信息需要相关团队进行维护和上传，才能展示对信息的相关功能。

（二）加强档案服务建设

随着人们对档案信息服务需求的不断增长，我国政府机关和相关部门也相继出台了一系列的政策，以完善我国档案管理发展中的各项规章制度，因此每年到档案馆查询档案的人员也越来越多。所以，档案管理机构为了满足人们日益增长的查询需求，就要加强档案服务建设，这就要求档案管理机构要根据时代发展的节奏，来更新自身的职能，从而全方面提高档案服务的效率。

（三）优化档案查询机制

人们使用档案信息的时候，重视的是其时效性。然而，我囯传统的档案查询机制存在着很多的弊端，比如相关人员想要到档案机构查找档案，就必须进入到档案机构内部去查找需要的档案，这就造成了极大的人力浪费。因此，传统的档案查询机制必定要进行一定的淘汰，只有改变档案信息的传递方式，才能更加便捷地对档案信息进行有效的查询，保证档案信息的时效性。

三、提升管理者素质，实现科学化管理

在当前信息化条件下，虽然档案管理工作结合了当代信息技术，实现了机械化和智能化，但对档案管理工作的管理者还是人，管理者的知识水平、决策能力、执行力度都对管理工作有重要影响。档案管理的智能化和机械化都对管理者提出了新的要求，智能化的管理设备需要管理者具有配套的操作技术和管理能力，每一个档案管理者必须要掌握多元的知识和相对应的专业技能，以此来适应时代发展。信息化条件下，档案管理工作所面临的问题大多是对管理者的挑战，因此档案管理者必须学习先进的科学文化知识，全面提高个人素质，以实现档案管理的规范化和现代化。对档案管理者来说，首先必须要具备高度的专业素养，熟练的专业技能，比如档案管理学，档案自动化，档案分类学，档案的收集、保存、管理、查找、使用等。其次，档案管理者还要学习相应的计算机知识，智能设备操控等信息化条件下管理者必须具备的技能和知识。而且，档案管理者还必须树立高度的安全意识和责任意识，工作中一定要脚踏实地，认真负责，切勿麻痹大意，违规操作。随着网络技术的普及和发展，网络安全问题也随之出现，网络安全问题成为全球性的问题，这就对档案管理提出了安全问题，必须把档案管理工作的安全问题放在档案管理工作的重要位置。在工作过程中必须规范操作，提高安全意识，以确保档案管理工作安全有序进行。

三、档案管理信息化的重要性

信息化建设能够促进档案管理现代化。事实表明，档案管理信息化是档案管理未来发展的趋势，应从日常工作着手，从纸质化发展到智能化。档案管理现代化能够反过来促进档案信息化的发展，档案管理现代化发展过程中无形中会促进档案管理信息化的发展。随着信息化步伐的跨越式发展，信息化所需的硬件设备和软件设备都已应用在档案管理工作中了。因此，我们要统筹协调各方面的关系，利用当前的发展形势，进行制度改革，借鉴发达国家的发展经验，规避有可能出现的错误。正确把握档案管理信息化和现代化的关系，档案管理信息化建设的最终目的是建立数字化档案体系，所以应该重视硬件的开发和团队的组建，还要重视其实用性，既能克服传统档案管理模式查询困难且效率低的问题，还要能突出自身特色，满足客户的需求。应站在客户的角度上去处理加工信息，引导档案信息管理更加有序。

总之，信息化条件下，电子档案已成为档案管理工作中的新秀。档案部门要转变观念，优化传统的档案管理模式，建立有效的文件档案管理电子档案系统，适应时代发展的要求。档案管理工作者也要革新思想，改进工作方法，创新管理模式，与现代信息技术相结合，引导档案管理工作向着智能化方向发展，来适应当前飞速发展的社会的需要。

参考文献：

[1]王钰娟.信息化条件下的档案管理与服务创新[J].环球市场,2016，3(18):42-42.

彭富玲.信息化条件下的档案管理现代化研究[J].环球市场信息导报,2017，2(14):113-113.