试论电子化招投标及电子档案资料保管的问题2

试论电子化招投标及电子档案资料保管的问题2

周雄

随着电子技术的普及，国内很多公共资源管理中心和交易场所大量的推行电子化招投标，无纸化的运行简化了繁琐的程序，节省了许多的人力物力，招投标纸质档案的退出是时代进步的必然趋势，笔者所在单位，在没有实行电子招投标之前，所有的招投标都是纸质版的，采购类的还不算太多，遇到工程类的就有点让人头疼了，少的投标书要几个人来抬，工程大的或是标段多的，要扛几麻袋，量多不说、评标专家翻光看标书都要几个小时，加上打分、统计，更是增加了评标的难度和时间。就笔者以前从事过的招投标工作经历而言，办公室内是“纸满为患”，因为每个项目的纸质版招投标资料都厚如砖头，每家投标人都会抱厚厚一摞有半人高的投标资料来，除中标人的资料被收存外，非中标人的资料就只能束之高阁，档案室是存不下那么多资料的。现在用电子化招投标，不仅节省了人力物力，还极大的降低了招投标成本，减少纸张浪费节约了资源。但电子化的推行过程中，也存在一些管理当中的问题，主要体现在：

一、招投标档案资料保管归档要求不明确的问题。

电子化以后，招标、投标、开标、评标过程基本处于无纸化状态，并且各级管理部门更加注重过程管理，在事前、事中、事后强调的都是招投标各个环节的依规合法，对招投标档案资料归档管理要求并不明确，但招投标资料的归档和保存又是每个招投标项目必不可少的环节。

二、招投标资料收集整理操作不规范的问题。

有的中标人在实际工作中，对档案资料收集整理不够重视，开评标现场并未及时收集资料，将开评标的资料交由代理公司收集，在评标结束后一段时间内整理交接（笔者了解到的是30天），但由于各家代理公司对档案资料整理归档的理解不一致，导致后续档案资料收集不完整，除中标人资料得到收录外，很多未中标人的招投标资料就没有得到很好的保管和保存。

三、招投标档案资料保管归档没有专人进行的问题。

由于注重过程管理，招标人重心都在招投标环节，没有把招投标资料纳入档案管理系统，也没有专人对档案资料进行管理和收集。特别是电子档案，它是招投标业务形成的全部电子文件，记录的是开评标历史全过程，包括文字资料、照片声像和图纸等，也是后续还原当时招投标情况不可修改的备查资料，因此它要求不仅是专人，而且还须是专业才行。

四、招投标电子档案的安全防护问题

电子档案是指由计算机系统处理和存储的机读材料，它依靠于计算机和网络技术，相较纸质资料有许多优势，不仅能海量储存、还能跨区域的远距离传输，可以实时资源共享、并且具有携带和查阅方便的特点，但电子文件信息的安全与保护是不可回避的问题。大多数单位的电子档案管理技术还是比较薄弱的，黑客和病毒入侵是电子档案管理技术体系一个重要的难题，黑客的手段越来越多，病毒也越来越难以防范，一旦被入侵将导致档案信息被窃取。

根据以上招投标过程中反映出来的问题，建议采取以下方式来健全和完善档案资料的管理：

一、建立招标投标电子档案管理系统，在电子招标投标过程中同步收集资料，实现电子文件的同步归档功能，即在招标投标过程中及时、准确、全面地反映电子招投标文件，并按照对应的逻辑关系生成可同步归档的招标投标电子档案。通过招标投标电子档案管理系统与电子招标投标系统无缝衔接，确保每一个招投标项目从开始到结束全过程进入电子档案管理系统中，监管的同时也就形成档案。

二、健全和完善招标投标电子档案管理系统，在设计之初就把招投标电子档案管理系统纳入统筹规划，除了与电子招标投标系统实时联动、同步传输功能外，招标投标电子档案管理系统还应具备提供档案目录检索、档案资料查阅、档案信息检测、档案归档管理等功能。以便于今后在有需用时调阅、查询档案。

三、加强档案管理人员的培训学习，不断提高档案管理人员的素质和业务能力。

1、要求档案管理人员具有一定的计算机专业知识，参与招标投标电子档案管理系统的开发设计、实施过程和系统维护。并对收集到的电子文件的系统性、完整性、真实性和有用性进行甄别，从而判定电子文件资料是否达到归档标准。

2、按照招投标项目的立项为准，一个项目建立一份电子档案。即以电子招标投标项目为单位建档，归集项目从立项、招标、投标、到开评标的整个过程均作为一个电子档保存，除中标资料完整保存外，对非中标资料也应按照中标资料的标准进行管理。

3、档案管理人员通过招投标电子档案管理系统将归档后的招标投标电子档案拷贝至符合规范要求的储存介质上，分别交由招标人或招标代理机构保存，能实现异地保存的更好，这样不仅方便查阅使用、也为档案资料的保存多留了备份。并在每个储存介质包装盒上贴相应的标签，标注档案号、名称、保管期限等档案信息内容。

4、在签定合同后30日内完成招标投标电子档案物理归档。档案管理人员应对招标投标电子档案定期检查登记，发现问题应及时采取措施处理，确保电子档案的安全、完整。对符合移交档案馆的电子档案应及时造册移交。

四、加强内控制度建设，提高电子档案安全技术屏障

1、招聘专业人员从事专业工作，加强工作流程管理，每个环节环环相扣，防止人为的信息泄露。

2、加强安全技术屏障，设置防火墙、杀毒软件、数字印章、数据加密或者是存取权限等方式控制风险，防止技术上的信息泄露风险。

3、考虑到归档后电子档案保存介质的寿命期限，对档案保存期未满而介质保存寿命期限将至的电子文件进行相应的备份和复制，确保保存介质的延续。

招投标档案资料是招投标全过程原始资料的记录，也是对招投标过程监管情况的真实反映，档案是否全面系统、真实完整，直接体现了招投标项目的质量，其重要性是不言而喻的。只有建立健全一套完整的电子档案管理系统，通过电子档案管理系统中保存的档案资料，才能够最大程度和全面系统地还原当时招投标的真实过程，电子化档案逐步替代传统纸质档案的路也才能够长久走下去，真正让电子化发挥作用，适应大数据时代的需求。

参考文献：

（1）马英《电子档案管理工作中的风险与不安全因素分析及防范》科技展望2017/11新疆生产建设兵团第十师档案馆新疆北屯836099

（2）蔡立雯《招投标档案管理电子化探究》（国网陕西省电力公司检修公司710000）