提高人口和计划生育档案管理水平分析

提高人口和计划生育档案管理水平分析

李莹莹

李莹莹

莱阳市城厢街道办事处梨园社区居委会山东莱阳265200

摘要：人口问题一直以来是国家长期面临的重大问题，随着社会制度的不断完善、法制建设的不断发展，我国对于人口和计划生育档案管理工作逐步走向规范化、科学化。但即便如此，对于人口和计划生育档案管理水平仍有一定的提升空间，在此项工作中仍存在着认识偏差、对工作内容存在谎报、工作人员素质不够、管理制度不完善等诸多问题。本文就提高人口和计划生育档案管理水平分析这一论题展开详细探讨。本文先阐释提高人口和计划生育档案管理水平的重要性，再分析当前档案管理所存在的问题，最后据以上所得为提高人口和计划生育档案管理水平提出相应的整改策略。

关键词：人口；计划生育；策略与分析

当前，我国人口的基数大且逐年处于不断上涨的趋势，且由于社会的稳定发展及科技的不断进步，人民生活水平得到显著的提高，国家对人口的管理也愈发重视，一个拥有庞大人口的国家离不开规范化、法制化及制度化的人口管理及计划生育档案管理，优秀的档案管理有利于国家领导人了解实情，以确保政策的实施，促进经济社会又快又好发展。

一、提高人口和计划生育档案管理水平的重要性

档案管理有利于领导知晓我国人口形势，为决策提供理论依据。例如，在建国以后，残酷的战争使人口大量流失，基于当时情形，国家领导人实施鼓励生育政策，以增加国家人口，因而老一辈有好几个子女。而后来，人口的急速增加，国家为避免此趋势，实施“计划生育”政策来缓解人口的增长，此项举措取得了很大的成果。而在近几年，我国老龄化严重，国家又开放了“二胎”政策。计划生育档案的有效管理还利于工作人员与群众的信息互相连接。在日常生活中，在某一段时间，村委或其他组织会通过家庭访问等形式了解已婚妇女的生育情况等信息以便相关人员工作的进行。另外，如今，由于经济的发展不平衡及交通的便捷，人口流动量增大，很多人背井离乡谋生，人口档案管理便为这样的流动人口提供更为准确的计算，来判断一座城市的人口是否趋于饱和，以便城市的管理。

二、人口计划生育档案管理工作中存在的问题

现今人口计划生育档案管理工作中，管理制度不够健全是亟需解决的问题。政府未对人口计划生育档案进行有效的管理使档案出现杂乱、缺漏等现象，更有甚者，一些档案存在弄虚作假的现象，这给人口档案的计算造成一定的阻碍。尤其是一些农村地区，由于重男轻女的思想严重，一些家庭以谎报家庭人口的方式或是贿赂政府来增加家庭中的男孩，政府对此也未采取相应的措施来对这样的现象进行整改，若监督仅停留于形式，那这将成为一个值得深思的问题。另外，人口计划生育档案管理的相关工作人员素质偏低，大部分管理者为年老的妇女，由于她们出生于上个世纪，受教育水平较为低，且思想较为落后，对档案的管理知识水平有所欠缺，而年龄较大也使工作状态缺乏积极性。况且计划生育工作管理人员多为兼职，单位内部未有具体的分工合作，这便导致计划生育档案管理缺乏稳定性及合理性，职务频繁调动也会在一定程度上造成档案的丢失。目前计生档案是以室藏为主，数量多且保存规格质量要求都有所区别，这又为人口计划生育档案管理造成一定的难度。

三、提高人口和计划生育档案管理水平的分析与策略

1.推进档案规范化、标准化、法制化的管理

在计划生育档案管理过程中，应建立规范合理的制度，在工作执行时也应按照标准的程序进行。档案工作人员应定时对档案进行检查确保档案的完整性，对于缺漏的档案应及时找到，对于冗长或多余的档案应做到及时删减。在档案保存删减过程中，工作人员应做到案卷的分类以及通过不同的分类号、内容、属性等进行相对应的整理。在人口计生档案整理过程中，切忌操之过急，应要有秩序有步骤地进行整理，做到循序渐进、主次有别，而且适当的分类实有必要。这样不但能相对减少工作量，更能大大提高工作效率。我国的人口庞大，人口问题和计划生育问题不容忽视，为了让我国人口计生档案管理走向规范化、标准化及法制化方向发展，政府等相关部门应不断完善管理制度，提出行之有效的管理策略，切实开展人口和计划生育管理工作，更快更好地促进我国经济的发展，增强我国发展的可持续力。

2.提高计生档案人员综合素质

在计划生育档案管理中，工作人员的素质的高低影响着人口计生的管理水平，如今信息时代的到来使计生档案的管理者需要有更高文化基础并且熟悉掌握计算机知识的专业人员，而非上了年纪的中年女同志亦或是兼职人员。因此，相关部门应不断加强对档案管理工作人员的综合素质测试与培训工作，在招聘之时，除考虑应聘人员需有专业的技术能力外，还需考虑其学历性格等是否适合从事此类工作。待工作人员入职后，还应对其进行相关的工作培训，相关部门想开设专门的培训机构以便工作人员的定期培训，而培训内容重点应是理论与实践相结合，与此同时，部门应鼓励工作人员进行在学习，不断提高自身业务能力水平。部门应通过各种途径提高计生档案管理人员综合能力，目的便是让工作人员能站在自身角度去分析应该为这个工作做出怎样的贡献，并能从一个较为高的角度去理解这份工作的重要性及核心理念。政府各部门应采取措施时员工能尽快融入集体，让每一个工作人员的力量能在集体中得到更大限度的发挥。

在档案管理人员不断提高自身专业技能和知识的同时，相关的领导人员也应该做出科学合理的决策，与时俱进，定时性对档案管理进行宣传教育，从各个角度提高工作环境的氛围。

3.加快计生档案现代化管理进程

随着社会的不断进步，科技的不断进步，计算机的已成为生活中必不可少的工具。于计生档案管理而言也同样适用，信息化的数据管理方式较传统的室藏档案更为便捷且不易丢失。但计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是室藏案卷多的，录入到电脑需要很大的工作量且复杂而繁琐。若没有一定规范的工作程序及指令，会使计算机因数据的准备不充分而无法执行。工作人员在著录档案工作时应据档案的重要程度、利用价值、利用频率及开放状况有高至低进行排队录入，一些核心档案可以优先整理，分轻重缓急的著录方式有利于加快计生档案现代化建设，提高档案在社会上的利用率。在著录过程选择分级著录，有利于节省工作人员的时间和精力。将著录文件分为三个层次进行注入，一些较为重要的文档优先著录，一卷内涉及同一内容的合并著录，这样不但能减少目录条方便查找，还有利于节约人力、物力、财力等，并在一定程度上提高了工作效率。另外，对人口计生档案进行分门别类，有利于充分利用原文档从而减少分类时间。对于那些完整的案卷可直接全引目录，而对于较为特殊形式的档案，如“病例”“案件”等可用计算机程序将案卷基本信息进行录入，然后用计算机统一分类。这样减少著录环节，大大提高著录速度。用关键词替代主题词有利于简化查找时间，而关键词的提炼靠档案的中心思想更有利于查找，待录入计算机后可用其批量处理的方式来进行处理。

四、总结

提高人口和计划生育档案管理水平对我国的人口管理至关重要。本文通过介绍提升人口和计划生育档案管理水平的重要性，分析了当前我国人口计划生育档案管理工作中存在的问题，并据此提出相应的策略，望给相关工作者及工作人员一些指导和实践建议。

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王广福.浅谈如何提高人口和计划生育档案管理水平[J].科技视界.2015(03)

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