浅谈如何加强基建工程档案管理

浅谈如何加强基建工程档案管理

赵欢

深圳市地铁集团有限公司518026

摘要：随着我国经济建设的不断发展，基建工程项目建设也得到了比较深入的发展。目前的基建工程更为复杂以及覆盖面更为广泛，因而加强基建工程档案资料管理工作是极其重要的。然而基建档案在管理中还存在很多问题，不能满足基建工程发展的实际需要。本文对如何加强基建工程档案管理进行浅谈，希望能为发展和谐社会和经济建设提供档案服务。

关键词：基建；工程；档案管理

1基建档案的作用

1.1基建档案涉及到多个部门的施工管理文件，其中包括文字、图表、图纸以及相关的音视频文件材料，还包括工程项目前期、勘察测绘、设备、设计、施工技术、监理、竣工验收等文件的内容。基建档案是施工过程记录的重要数据，对于工程项目的施工、检验、竣工验收以及日后的维修等具有重要的价值，更是相关部门管理的重要档案。基建工程建设是单位不断发展的一项基础工作，按照基建工程建设规律收集、整理、保存起来的齐全、完整、准确、成套系统的基建档案资料，可以为以后工程项目的发展以及过程中问题及时的解决起到不可忽视的作用。

1.2基建工程项目是根据统一的建设任务书以及总体设计进行的，整个项目作为几个单体项目的综合，在项目预算上进行统计评估，行政管理上具有独立的组织形式。由于不同的基建项目具有不同的特点，因而相应的基建档案本身的技术水平、技术要求以及档案管理的难度都有区别。基建档案为基建工程各阶段建设活动的决策、文件编报、施工、竣工、使用、等工作提供依据和凭证，是单位维权的依据，是工程项目的宝贵财富。在基建项目开建的初期，需要进行项目可行性研究、做好选址以及土地规划等工作。在工程竣工验收阶段，更是需要工程全部档案资料作为验收工程质量的必备条件。因此，加强基建档案的管理工作，对于基建工程建设有着重要的作用。

1.3基建档案作为基建工程最为完整详细的记录，真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌，对于工程后期的完善以及使用过程中的维修、改造具有重要的意义。加强基建档案的管理和归档，不仅仅有助于后期工程建设，更有助于促进对基建工程的监督。工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面。对于工程事故的处理，基建档案可以为事故问题的解决提供数据以及技术依据。通过基建档案质量管理，提高工程项目质量。

2基建档案管理存在的问题

2.1基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，使基建档案具有多样性、复杂性、成套性等特点。造成了基建档案工作滞后的主要原因是人们只重视工程本身，轻视工程档案，基建档案的收集、整理与归档工作等。而这些恰恰是影响整个工程的主要原因之一，在此情况下使得工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等，制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。

2.2档案管理意识不强，领导和档案人员对基建档案重要性的思想认识不够，各个参建单位受自身原因及传统观念的影响，工程结束了，对资料的归档还相对落后，部分单位存在资料后补现象。基建工程队伍流动性大，人员不稳定，使档案资料管理工作严重脱节，档案资料流向不清，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，档案管理职责没有落实到具体人员。对基建档案管理的观念和认识是做好基建档案工作的前提和保证，目前，随着经济和科技的发展，在适应基建档案管理新要求方面存在一定的问题。

2.3相关规章制度不健全。由于工程建设单位人员和经费的原因，许多单位没有建立基建档案管理部门，基建档案管理网络不健全，档案人员由其他管理人员兼职，没有设立专职档案人员，没有专门的档案工作场所，档案质量、安全得不到保障。基建档案管理工作程序不规范，没有履行监督、检查、指导等职能，基建档案管理措施不完善，对当前的改革形式和现代管理方法缺乏研究和思考。

3基建档案管理的对策

3.1强化档案意识，转变传统观念，树立科学理念基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化。加大对《档案法》的宣传力度，保证新时期档案管理人员充分理解基建档案管理的重要性。同时，提高基建工程建设各级领导以及相关档案管理人员的主动性，有效提高基建档案的管理水平。努力争取各部门和领导的重视和配合，通过档案利用事例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大利用者逐步认识到档案和档案工作的必要性和唯一性。

3.2完善基建档案管理体制，建立合适的工作标准以及管理制度，设计专门的基建档案管理档案，明确基建档案管理人员的工作职责，建立完善基建档案管理网络体系，促进各相关部门之间的合作和配合。实行基建档案现代化专业管理模式，把各项制度真正落实到基建工程各个部门和人员工作中，确保基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

3.3做好基建档案管理工作，建立基建档案管理机制基建档案业务工作是基建档案管理的基础工作之一，严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作。

3.4加强基建档案的收集工作档案资料收集不完整，可能影响其他阶段工作的开展，所以制定基建档案收集范围、归档质量要求、归档时间等，抓住工程关键阶段进行收集，档案部门要实行全过程跟踪服务，改进工作方法和态度，贯彻落实基建档案工作的规定和措施，基建档案管理工作纳入基建工程项目管理过程中，基建档案工作与工程建设进程同步，建设项目申请立项时，即开始基建文件的收集、整理、审查工作，建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制基建档案管理质量。

3.5基建档案管理工作纳入基建工程项目管理过程中，基建档案工作与工程建设进程同步，建设项目申请立项时，即开始基建文件的收集、立卷、审核工作，工程建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作。从工程建设前期开始控制基建档案管理质量。建立工程合同制、监理制等约束机制，在签订合同时，明确参建单位需移交的基建档案材料数量、质量，归档时间等事项，并规定工程款的百分之五作为基建档案归档的准备金，不提交齐全完整的基建档案不予付款，有效的控制、监督、检查基建档案的质量。保证基建档案归档工作顺利进行，从而保证了基建工程质量，提高基建档案管理效率。提高基建档案利用速度。

3.6基建档案质量的好坏，是基建档案管理和利用工作的保证，各参建单位应严格做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作，遵循基建档案的形成规律，保持档案资料有机联系，单项工程又相互独立，便于利用的原则，构成分类清晰、连续成套的一个整体。聘请有经验的档案专家现场演示、并进行业务指导，规范基建档案整理立卷工作，统一基建档案管理标准、整理规范。

3.7基建档案的保管设施，是基建档案资料的物质保证条件档案人员应根据库存档案数量及将来归档可能要接收的库存数量，提前向领导说明配置设备设施的必要性，争取各级领导的支持，做到有计划有目标的配备符合要求的档案库房和档案装具，改善基建档案工作环境条件。达到符合国家标准的专用库房。

3.8做好基建档案开发利用工作，积极探索档案服务机制基建档案利用工作是基建档案管理的最根本目的和归宿，要紧紧围绕企业发展的方针，编制档案检索工具和编研材料，提高档案在各个领域的利用率，发挥基建档案凭证依据作用，为企业和基建工程各部门提供高效的服务。

4结语

目前我国在基建档案工作上面还存在着很多问题，需要我们紧密联系改革、技术、发展的新要求，分析存在的问题，并做好基建档案管理工作，从而实现基建档案工作自身价值。我们要扎实工作，爱岗敬业，认真踏实地做好自己的本职工作，为企业发展尽自己的力量，为实现基建档案进一步规范而努力。

参考文献：

[1]张梅.如何做好基建档案管理工作[J].咸宁学院学报，2009，02

[2]方玉凤.浅谈如何加强基建工程档案管理[J].四川建材，2013，04

[3]田岳海.浅谈基建档案管理中存在的问题与对策[J].档案天地，2012（8）