提升工程档案管理的措施分析邓见文

提升工程档案管理的措施分析邓见文

邓见文

肇庆市鼎兴建设服务有限公司526070

摘要：随着社会经济的迅速发展，我国基础建设工程投入越来越大，工程建设效率越来越快，如何在高速施工的情况下保证施工质量就显得尤为重要。作为与工程同步进行的工程档案因具有原始性、及时性、准确性,客观真实的反应了施工的全过程，对工程质量具有否决权，是对工程进行验收、支付工程款的重要依据。目前建筑工程市场竞争非常激烈，要想胜出，常常被施工企业忽视的工程档案起着关键作用。本文对工程档案管理在建设工程中的价值进行了分析，并且研究了加强工程档案管理的措施，希望对建设工程质量的提升有所帮助。

关键词：工程；档案管理；措施

1工程档案管理的内容

工程档案是管理是整个工程建设过程最基础的工作，主要是通过对工程建设的每一细节进行记录，并且收集确认工程建设过程中的重要资料。一般来说，在工程建设前要通过决策、设计、审批、确立等环节，随后是工程的施工、竣工、验收等部分，然而这些都需要进行准确、真实、详细的记录，为工程的预算等具体实施提供参考材料，例如在工程建设的设计中，记录其设计过程、设计结果会影响项目的预算。也就是说，在工程建设开始前就已经形成了大量的档案资料，并且这些大量的资料将会成为工程建设的基础，如果没有这些记录文件，整个工程的建设就会无从下手。

同样，对工程建设中的所使用的材料也需要详细的记录。例如工程建设中使用的电线、电缆等材料，要对其生产日期、合格说明等进行记录，这些记录将会成为最重要的依据。在建设施工时，根据指令依靠记录资料，如电线需要铺设的长远，载电的负荷，选择适合的要求的建设材料，并且要进行监督和记录，记录材料使用中的细节以及出现的问题，这样不仅能为以后的施工积累经验，而且还能对出现的问题进行及时的调整或变更。

总而言之，工程的建设离不开工程档案的管理，档案的管理是保证工程建设质量的必要前提，是工程安全实施的关键，并且在一定程度上提高了工程建设的效率和质量。

2工程档案在建筑工程中的作用分析

2.1工程档案是建筑工程的必要工作

工程档案作为建筑工程的重要组成部分，它记录了建设工程从立项到施工到验收到交付使用的全过程。并且它以文字、图标、声像等多种形式详尽的记录施工中的每一个工序的施工情况，包括记录工序所用的工艺、材料及施工所用时间等细节。可以说对工程档案的控制实际上就是对施工过程的控制。因此，在建筑工程中工程档案被称作是内业，在建筑工程施工过程中占有举足轻重的地位。

2.2工程档案代表了工程建设质量的好坏

现如今对工程项目的质量评价摒弃了传统的依靠现场检查和工作人员的个人经验这种方法。根据《建筑工程施工质量验收规范》中要求：工程质量验收合格必须满足工程档案验收合格及工程观感质量验收合格。由精确的数据与直观的图表所形成的工程档案直接反应了工程施工质量的高低，对评定工程的质量等级更具有科学性和说服力，从而取代了传统的方式。

2.3工程档案管理是保证建筑工程质量的重要手段

工程档案反应的是建筑工程施工的管理水平，而建设工程施工的管理水平最直接的体现就是建筑工程质量的好坏，也就是说工程档案管理是确保建设工程质量的重要手段。工程档案管理，能够时刻提醒要按照标准进行工程建设，不能存在糊弄、敷衍的情况，同时还可以作为一种监控手段对在建工程实行实时控制，保证建设工程质量。

2.4工程档案是建筑工程质量控制的关键环节

工程档案管理是工程项目施工质量的重要保障，在建设工程项目施工过程中，作为关键部分的工程档案管理则成为质量控制的关键环节。工程档案是一个文件资料体系，工程档案管理则是一个动态过程，最终目的是实现档案的完整化、标准化、系统化、真实化。工程档案对建设项目质量的监控主要表现在对现场的施工组织和原材料质量的控制。也就是通常所说的“人、材料、机械、方法、环境”五大因素。工程档案管理通过对这些因素的控制，保证了建设工程质量，成为工程项目质量控制的关键环节。

3提升工程档案管理的措施分析

3.1积极开展档案知识培训

工程档案管理涉及到安全、质量、技术、规范等与施工有关的全方面的知识。档案管理水平不再取决于档案管理人员业务素质的高低，还要依靠于企业全员的素质。对企业档案管理人员进行培训，使其成为掌握现代科技知识和现代管理知识的复合型档案管理人才。这批档案管理人员将所学到的知识结合企业的实际情况制定出适合企业的档案管理方法对企业全员进行培训，使其了解档案的重要性，将档案管理纳入日常工作中，使得档案管理标准化、常态化，才是提高企业档案管理水平的重要手段。

3.2严格推行持证上岗制度

应严格推行持证上岗制度，通过学习及检验，对符合要求的人员颁发证书，并给与一定的奖励，从而激发对档案管理的积极性、主动性。

3.3完善办法制度

办法制度是企业管理的一种机制，是加强企业管理的重要手段，对于加强工程档案管理也起着同样的作用。通过制定相关的办法制度，明确规定档案管理的组织机构、档案管理工作人员及相关人员的职责、哪些档案该归档、如何归档、什么时间归档、归档的质量以及相应的奖惩等。

3.4强化对档案的宣传和利用

档案人员中一直有这样一句话：档案用起来是宝，不用则是一堆废品。因此要想让档案充分发挥价值，档案的宣传和利用是必不可少的。一是档案管理部门要积极开展多种形式的宣传活动，如开设档案相关课程、办展览等，普及档案的重要性，宣传档案利用的优点，以直观的方式使企业领导认识到利用工程档案能够解决很多问题。二是建立阅览室，简化查阅手续，提供优质便捷的档案查询服务。三是充分利用现代化手段，建立方便快捷的数字档案，通过档案信息化达到资源共享。

3.5实现工程施工与档案管理的同步

进行在工程项目建设过程中，工程施工与档案管理的应同步进行。档案管理人员不应该只坐在办公室内等资料，而是要参与到项目建设的过程中，了解并掌握施工的进展情况，才能对收集到的工程档案进行质量鉴定，从而保证档案资料的准确性和可靠性。

3.6档案管理科学化增强

随着科技的发展，工程建设过程中，档案的形成不再是人工填写，而是依据现场的检测结果，利用计算机编制而成，提高了数据、图表的准确度及清晰度。通过扫描技术，形成数字档案，建立信息化档案。充分利用互联网实现档案资源共享，提高档案利用率，加强了对纸质档案的保护。更有利于工程档案对工程质量的监管作用。

3.7加强现场指导

企业档案的领导部门要加强对现场的检查指导工作。企业档案领导部门是制定档案管理办法、制度的部门，是一个企业档案管理工作的核心机构。通过不定期的到建筑施工现场对档案管理人员进行检查指导，及时发现问题，解决问题，有助于提高现场的档案管理水平。同时根据现场的实际情况及时修订完善企业的档案管理办法、制度，有助于提高企业档案管理的整体水平，一举两得。

4结束语

随着越来越多的建筑工程开始建设，对工程的质量、进度等方面的要求也越来越严格。工程档案的质量与工程的好坏息息相关。一旦出现质量问题，工程档案就是最好的答案。因此，在实际的施工过程当中，应确保高品质的工程档案管理，才能保证良好的工程项目施工质量。

参考文献：

[1]姜海军.试论加强工程档案管理的重要性[J].华章.2013(12).

[2]陈杨子,梁露莎.浅谈建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作[J].门窗.2017(01).