做好企业档案管理工作为企业发展增强后劲

做好企业档案管理工作为企业发展增强后劲

杨建冬

天津市河西区疾病预防控制中心

企业档案是企业在生产经营过程中形成的具有使用价值的文字材料，是企业生产、经营、管理等各项活动过程和结果的历史真实记录。企业档案由企业在各项经营、生产活动中形成的对社会、国家及本企业具有保存价值的文字、图标以及声像等形式原始记录组成，起着企业科技发展过程中催化剂的作用，特别是企业的科技档案是企业知识形态的生产力，是企业能够得以发展的支撑。

企业在深化改革、转换经营机制、提高经济效益的决策和实施中都离不开对企业的历史和现状的分析，需要对决策可行性的研究和预测，而档案是实现这种科学分析、研究、预测不可缺少的最真实、最重要的依据。因此，企业档案工作必定服务于企业的发展方向，服务于企业生产经营，这是企业档案工作的出发点和落脚点。

从企业的生存和发展来说，企业档案是企业用地、厂房、设备、产品等各种有形资产产权的凭证，又是企业专利、非专利技术、商标、著作、声誉、市场信息等无形资产产权的载体。所以，企业档案不仅可以为企业进行科学决策和有效管理提供依据，为企业的生产、科研、基本建设、技术改造、产品开发等工作提供条件，同时为维护企业正当权益、企业形象提供可靠的证据。在当下搞好企业档案工作，对企业参与市场竞争，实现自我发展和追求最大的经济效益，有着不可替代的作用。因此，企业档案工作是与企业经济利益直接相关的，它对企业和企业领导者、经营管理者以及企业员工都是非常重要的。这充分说明，搞好企业档案工作，应该成为企业法人和企业管理人员的自觉行为。

一、企业档案管理工作是企业经营发展的一项基础工作

知识经济和信息时代下，信息已成为比资产更为重要的战略资源。档案是一种重要信息资源，档案管理工作作为信息产业的组成部分，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。首先必须具备完整的硬件设施，严格按照《档案法》的明确规定，以本单位具体情况科学安排档案室的库房选址，合理分布好办公、阅览和库房三室的位置，并配备好成套必需的办公用具，为档案工作的顺利开展做好充分的准备工作。各级领导十分重视企业档案工作，档案管理人员积极负责、资料收集齐全、归档及时、严格实行数字化管理并注重档案资料的开发利用，这些都为企业档案工作的不断发展提供条件。

档案管理人员素质的高低直接影响着档案管理水平的高低及档案利用效果的好坏。一方面由于从事档案工作的人员少，相对又缺乏档案专业管理人员，相互学习、相互交流的机会较少，档案工作人员缺乏计算机、图像、情报、法律等复合型知识及运用能力，素质水平良莠不齐；另一方面档案工作岗位级别低、收入少使部分档案人员对本职工作缺乏热忱，工作积极性较低。上述原因致使档案管理人员素质提升比较缓慢，影响了企业档案的工作开展。因此，搞好企业档案工作，应该成为企业法人、企业管理人员、企业技术人员、企业档案人员乃至企业每个人的自我要求和自觉行为。

二、完善档案管理制度是做好企业档案工作的前提条件

档案信息是一种无形资产，也是企业的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作规范化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。一是将档案管理制度正式纳入企业管理制度，明确管理档案的部门或人员；二是建立健全公司档案工作各项制度，依据制度对有关部门进行档案目录汇集和使用调控。旨在提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全；三是办公室档案管理人员对档案管理的主要环节要照章管理，并纳入企业管理运行程序，有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行。而要将档案管理工作纳入企业管理程序，纳入企业各部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。即部门档案的管理工作做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

三、落实档案管理措施是加强企业档案工作的有效途径

建立档案管理现代化技术标准档案管理工作的规范化和标准化是企业信息化建设的前提和必要条件。企业档案管理部门必须要遵循档案标准化的原则，对收集、编目、整理、检索、防霉防虫、温湿度控制以及安全保护等基础性的工作，应该严格按照统一的标准法则进行规范整理。

提高企业档案管理工作者的素质。首先是较高的政治素质。其次是较高的职业道德素质。企业档案管理工作者要树立为档案利用者提供优质的服务为准则，来提高其服务质量。同时档案管理工作者还必须有严格的保密观念，来为档案信息的安全提供保证。再次，是较高的专业素质。企业档案管理工作者的专业素质包括：专业的理论基础、对档案工作的方法和规律的掌握、精通的档案业务以及基础的计算机知识，来使得档案管理工作由传统人工操作向现代化管理的转变得以实现。最后是创新意识。企业档案管理工作者在日常的工作当中应当具有开放性，用新的思维来对待新问题，用新的对策和思路来解决出现的问题，把档案的管理工作提高一个层次。

四、企业档案管理是企业文化建设的组成部分

企业档案管理对于企业文化建设有着十分重要的作用，表现在档案能够真实地记录企业文化以及企业发展过程中的点点滴滴和对企业文化的归纳、梳理。企业档案管理对于企业文化的记录不是简单的记录，而是通过分类与分析使员工和领导能更好地认清公司的文化建设成就与不足。同时，通过档案管理人员的梳理和价值判断，可以“留其精华，去其糟粕”，从而更好地服务企业文化建设和企业发展战略。

目前，企业档案管理普遍比较薄弱，甚至还存在不知档案为何物，更谈不上档案管理利用的情况。有的即便是利用档案也是很原始的，忽视了档案为企业文化、形象、企业精神等方面的深层开发。要改变这一状况，企业管理者必须树立知识管理思想和文化管理思想，企业应根据自身的需要建立科学的档案管理制度，包括对各类文件、材料的归档整理、档案保管、保密、借阅和销毁等内容，并对企业内外各种信息、知识进行有效识别、全面搜集、科学的加工和充分的运用，以此促进知识共享、鼓励知识创新，实现知识增值，它是利用企业集体智慧提高企业发展能力和创新能力的重要途径。

企业档案还必须逐年分类设置，归纳整理，经过活化才能有价值。要把档案管理与现代信息技术相结合，通过办公自动化、管理信息系统、客户关系管理、供应链管理、企业资源计划等应用系统，加快信息化进程，充分发挥档案的功能和作用。

在信息高速发展的今天，企业档案管理工作的内容和服务方式与传统的档案管理发生了很大的变化。企业档案管理工作人员应该树立信息服务的理念，在信息服务的方式上，要充分考虑档案利用者对信息的需求，提供面向利用者的信息利用平台。企业应该在对档案信息的需求进行充分调查的基础上，建立专题，收集和筛选，对相关信息进行深层加工，以先进的科学技术为支撑，为业务部门和企业领导和提供信息服务。

正确处理档案保密与其利用的关系。在企业档案管理的日常工作中，工作人员要十分重视档案的保密措施，工作中应尽心尽职。但要克服过于谨慎使大批档案得不到有效的利用，甚至有些价值很高的档案也被长期的束之高阁，造成了档案价值的严重浪费。

事实证明，档案在企业管理中有着不可忽视的作用。坚信在领导的重视和各部门齐心协力的配合下，企业档案工作不仅会成为领导和各部门的参谋助手，同时也会对提高公司工作效率和工作质量有很大的帮助。