企业档案管理功能服务模式创新研究

企业档案管理功能服务模式创新研究

张乃敏

中国铁路设计集团有限公司档案馆天津300142

摘要：现代企业管理中档案管理占据重要地位，伴随信息化、科技化及智能化进程不断推进，传统企业档案管理服务模式现已无法满足现代企业发展需求，建设信息化档案管理服务模式迫在眉睫，不止是企业档案工作的发展中心，更是企业档案工作顺应时代发展的体现。本文阐述档案管理概念分析企业档案管理服务现状，就提出创新性建设措施进行深入探究。

关键词：企业档案；管理功能；服务模式

近年来，随着我国经济不断发展，城市规模不断扩大，企业数量不断增多，企业档案管理服务水平已取得一定进步与发展。同时，为了顺应时代发展潮流，满足日益严格的管理服务要求，企业档案管理服务的工作重心逐步向分析管理服务现状及提出创新建设措施转变。其中，档案工作又称档案管理，指档案管理机构采取档案管理措施有效提取档案信息面向社会大众提供检索服务的工作过程，包括档案提供、档案编辑、档案统计、档案检索、档案编目、档案保管、档案检定、档案整理及档案收集等环节，属于我国档案事业的基本组成部分[1]。鉴于此，本文针对企业档案管理功能服务模式创新的研究具有重要意义。

1.企业档案管理服务现状

1.1管理手段落后

为了顺应时代发展潮流，满足日益严格的档案管理服务要求，增强档案管理服务水平加快档案管理服务模式的变革速度，建设档案管理服务创新模式具备显著价值作用[2]。然而，从现阶段我国企业档案管理服务水平来看，受成本投入因素影响较为严重，档案管理信息化基础薄弱，档案管理技术引进及档案管理设备更替的速度过于缓慢，一旦档案管理服务手段落后、或档案管理服务方法单一、或档案管理服务效率低下，造成企业档案管理服务模式无法发挥其预期效果，直接影响档案管理服务质量。

1.2缺乏健全机制

从现阶段我国企业档案管理服务水平来看，仍停留于粗放型阶段，一部分企业对于档案管理服务工作的重视程度有待提高，管理部门存在工作力度不足及工作职责划分不明确的问题，尤其是工作职责划分不明确忽视档案管理安全性，一味靠感觉、凭经验直接影响工作效率及工作进度，少部分企业缺乏健全的档案管理服务工作机制，尚未建设档案管理服务模式，不止无法发挥档案资源作用，更无法提供档案检索查询的服务，与企业发展方向不相符，存在埋下安全隐患的可能性造成不可预估性损失。

1.3素质水平不齐

受档案管理行业劳动强度大且薪资待遇差的限制，缺乏企业档案管理复合型人才，或企业档案管理复合型人才流转速度快，或企业档案管理复合型人才从业意愿不足，无法形成具有企业特色的档案管理人才队伍，是造成企业档案管理服务工作人员整体素质水平参差不齐的主要原因[3]。同时。档案管理工作流程复杂，档案管理工作量庞大，涉及多个部门有机协调与配合，存在着一定的管理难度及管理风险，一旦管理人员工作水平不足、或缺乏工作经验、或知识领域狭窄均存在影响档案管理服务质量的可能性。

2.企业档案管理服务创新模式建设措施

2.1转变思想观念

在实际建设的过程中，企业主动转变传统工作理念，坚持实事求是的工作原则，加大对于建设档案管理服务创新模式的重视程度，特别是领导干部必须统一思想观念，摒弃错误认识，端正自身态度，从根源上认识到建设档案管理服务创新模式的重要性，形成高效全面、踏实肯干的工作作风，积极引进科学的建设方法及建设手段，将建设档案管理服务创新模式视为提高档案管理服务效率及保证档案工作安全性的唯一途径，纳入建设新型档案工作体系的战略高度[4]。同时，广大工作人员做到“解放思想、转变理念、统一认识、增强水平”，意识到建设档案管理服务创新模式的必要性及紧迫性。

2.2归纳电子文档

在实际建设的过程中，企业主动转变传统工作理念，坚持具体问题具体分析的工作原则，加大对于建设档案管理服务创新模式的重视程度，集中归档各部门电子文档，通过建立档案网站为用户提供限制性及非限制性检索查询等服务，充分发挥信息公开场所及信息中心作用，实现电子文档整理、收集及上传自动化，以达到电子文档信息共享的目标，并且与传统档案管理模式相比，电子文档中心具有覆盖面广泛、档案内容丰富及档案利用率高等鲜明特点，能帮助中小企业由于资金不足购买档案管理软件所产生的经济压力[5]。同时，企业不断完善档案网站功能，尤其是大型企业可自行开展网页制作、数据传输及信息组织等工作。

2.3突显服务功能

在信息技术蓬勃发展的大背景下，将信息技术与档案管理服务工作相结合，组建具有企业特色的档案管理服务平台，是不可逆转的发展趋势。因此在实际建设的过程中，企业主动转变传统工作理念，坚持以人为本的工作原则，着重强调突显档案管理模式的服务功能，做好信息技术的引进、应用及融合工作，利用信息技术、互联网技术及多媒体技术组建与档案管理服务工作相对应的模型，常态化模拟档案管理服务工作流程，制定档案管理服务工作风险预防方案，为构建数字化档案服务管理体系奠定夯实基础，促使档案管理服务模式向智能化转变。同时，数字档案存储风险高且经济价值大，着重强调平台内部防护工作。

2.4深化编辑层次

档案资料编研作为企业档案管理工作的核心内容，涉及企业日常生产、运营及管理等方面数据。因此在实际建设的过程中，企业主动转变传统工作理念，坚持可持续性发展的工作原则，优化档案原始信息整理系统原始数据，着重强调汇总分类处理价值信息，以保证档案资料编研工作顺利开展为前提条件，帮助企业最大化获取经济效益符合企业发展方向，并且由于档案资料具有种类繁多、内容丰富及数量庞大等鲜明特点，通过优先级方法进行档案资料编研处理深化档案资料编辑层次。同时，综合考虑企业档案管理风险因素，明确企业档案资料与企业切身利益存在着密切联系，尽量聘请经验丰富档案专家协同作业。

2.5增强素质水平

在实际建设的过程中，企业主动转变传统工作理念，加大对于人才引进及队伍建设的重视程度，着重强调改变工作环境改善工作条件，积极创造实践锻炼机会，做到“压担子、交任务”，充分发扬艰苦卓绝精神，进一步增强工作人员整体素质水平以达到提高工作效率的目标，并且管理人员以档案管理服务工作任务为中心，紧密团结广大职工推动档案管理服务工作开展，以党的群众路线为指导强化工作队伍的战斗力及凝聚力。同时，将实践锻炼与岗位培训相结合，组织一系列岗位培训，有目的性、有针对性及有计划性举办工作研讨、业务讲座及短期集训等活动。

3.结语

通过本文探究，认识到在企业开展信息化建设的大背景下，以信息化管理及知识管理目标为出发点建设企业档案管理服务创新模式，提倡管理人员增强自身工作水平，突显档案管理功能，不断提高问题处理水平定期更新工作方法完善工作机制，构建具有企业特色的档案工作体系，促使档案管理工作符合企业发展方向，为实现企业跨越式发展总体战略目标奠定夯实基础，进一步为管理人员积累更多管理经验。

参考文献：

[1]张慧玉.企业档案管理创新与服务模式研究——太钢档案管理为例[J].民营科技，2014，10：121.

[2]杨明青.企业档案管理创新与服务模式研究[J].赤子（中旬），2014，18：125-126.

[3]李林，曲金玲.企业档案管理创新与服务模式研究[J].山东农业工程学院学报，2016，33：117-118.

[4]李旭华，张巧巧.企业档案管理创新与服务模式研究[J].经营管理者，2014，11：268.

[5]史文梅，李晓艳.企业档案管理创新与服务模式研究[J].门窗，2014，06：367.