地质档案管理利用及信息化探讨

地质档案管理利用及信息化探讨

吴文丽

中石化胜利油田分公司东辛采油厂山东东营257094

摘要：在随着我国科学技术的快速发展，我国地质档案管理有了很大的提高和改进。地勘单位发展过程中，地质档案管理作为最为基础性的一项管理工作，其管理水平对地勘单位的发展发挥着重要作用。

关键词：地质档案管理；信息化

引言

我国整体经济的快速发展，使得我国各行业发展都非常迅速。我国的地质档案管理渐渐走向信息化，这样的趋势已经越来越明显。可是与此同时，在这样的发展趋势之下，也出现了许多的问题。一方面，档案信息化的建设更新换代太快。另一方面，档案信息化建设的关联性太高，而且一旦启动档案信息化管理，就在某种程度上涉及对人才的引进以及在科学技术上的不断创新等问题，所以，当务之急是解决好这些问题。

1地质档案管理信息化建设的基本内涵

地质行业的相关工作作为社会基础性工作之一，对地勘行业的发展建设具有重要意义。通过开展各类科学合理的地质工作能够为我国地勘领域的建设奠定良好的基础。地质档案真实记录着地质工作者的工作，是今后开展地质工作的重要参考，所以做好地质档案管理工作，对促进社会主义现代化建设具有重要作用。为更好地提升地质档案管理的整体效率，要进一步加强信息化建设。地质档案管理信息化建设就是通过信息化的技术手段完善地质档案的管理，提升管理效率，确保档案的完整性，从而更好地为地勘现代化建设服务。

2提升地质档案管理利用及信息化

2.1制度更新

新时代下的地质档案管理，不能仅仅开展信息化工作，伴随着现代科学技术的发展，对于档案信息资源的存储及传递提出了新的要求。我们需要建立健全地质档案接收、整理、保存、利用等各项规章制度，特别是跟上地质档案发展步伐，建设地质档案信息化规章制度，规范化管理地质档案。

2.2加强地勘单位档案信息化建设

随着当前信息技术的快速发展，地质档案管理工作也需要积极引入信息化技术，加快推进地勘单位地质档案信息化建设进程。在地质档案信息化建设过程中，需要构建网络环境下地质档案管理与服务的基本框架，推进信息的社会化服务。要加快对原有地质档案数字化建设，将原有纸质档案进行录入，通过实现地勘单位地质档案数字化，可以有效地提高地质档案信息利用率。同时还要建立地质档案数据库，利用地质档案信息快速的检索。全面提高地质档案管理工作的信息化和现代化水平，为地质档案信息的高效利用奠定良好的基础。

2.3提高档案管理软件的实用性

首先有关单位在对于档案管理软件开发的时候，要多注意它的实用性，首先要考虑，地质档案管理部门所使用的计算机模型是否相同，如果计算机模型不同，那么要想办法让它们在使用的过程当中，即便有不同规格，不同的软件开发系统也能够有一定的实用性，简单来说，就是让不同规格，不同开发系统的计算机模型在一定程度上能够相互融合，让它们在一定程度上可以通用，这样能够显著提高地质档案管理的录入进程，提高有关单位的工作效率。可以有效解决很多地质档案不能录入的问题，在一定程度上提高地质档案信息录入的效率。所以，如果有一个合适的平台，让这些档案信息管理软件可以相互通用，就能够在某种程度上解决档案管理软件在使用上的问题。

2.4建立档案管理数据库

新时期为了进一步提升地质档案的查阅效率，使各项地质工作有效开展，相关部门要不断推动档案管理数据库建设，要根据档案管理的基本规定和要求，通过基础性档案管理档案，对档案进行分类，建立明确的目录体系。根据不同的目录体系，建立相应的目录数据库，形成现代化的目录检索系统。这样，与地质相关的工作人员在查阅相关档案时就无需逐步去查找，只要通过关键词检索就能找到所需要的材料。这样不仅能够有效提升查阅的效率，还能进一步完善档案管理体系的信息化建设。

2.5提高档案管理的规范性

首先我们要明确一个概念，就是档案信息管理具有一定规范性的含义，是档案信息资源共享的一个过程，有关单位会通过基本文件的指示对信息管理过程当中可能涉及的细节进行规范化和标准化，使得档案信息管理有一定的标准。还有就是，要想实现档案信息的资源共享，那么我们就要在一定程度上把隐藏在文件当中的档案信息隐含价值寻找出来，使得这些隐含信息价值达到最大，这样在某种程度上，档案信息资源的隐含价值就会成为我们在无形之中积累的财富。而且我们都知道，地质档案信息一般都是由有关单位的技术部门来进行应用的，而且技术部门在一定程度上是一个有着非常统一的科学标准的部门，所以我们要确保他们的工作与档案信息进行有效的结合，与此同时，要求我们在档案信息方面进行规范化，这样才能够使他们的工作效果达到最佳。

2.6加快纸质档案数字化建设

在现代化的管理条件下，需要不断提升档案整体利用效率，扩大档案的实际使用范围，转变档案使用的基本方式，进一步推动纸质档案数字化建设。现阶段所提到的纸质档案数字化建设就是通过现代化的技术手段对档案中各类纸质文件将原有的保留方式转化成电子信息，这样能够更完整地保存各类文献档案，再通过现代化的互联网技术，使各类资源信息得到传递和共享。地质档案是由诸多文献共同组成的，内容繁多且复杂，因此加强纸质档案数字化建设是一项长期发展的工作。档案管理人员首先要加快档案目录的数字化建设，其次要对档案馆内文献的实际使用情况进行分析，最后要将各类文献档案实现数字化管理。对损坏较为严重的纸质文件要通过电子扫描以及人工录入的方式，使档案能够被刻录成光盘，从而实现长期的保存。

2.7提高档案管理人员的专业素质

做好地质档案管理工作，需要一支专业的档案管理人员队伍，对地质档案进行管理。要重视档案管理人员的培训工作，定期为档案管理人员提供专业化的培训，同时还要为档案管理人员提供继续教育的机会，全面提高档案管理人员的专业技能和职业素养。地勘单位也要注重档案管理专业人员的引进工作，选择具备地质勘查专业能力和档案管理专业知识的复合型人才，来对地质档案进行管理。

2.8建设数字档案馆

2017年，随着《国家档案局办公室关于印发〈企业数字档案馆（室）建设指南〉的通知》（档办发【2017】2号）的发布，适用于企业档案建设数字档案馆（室）的文件真正意义的落地。数字档案馆（室）建设是我们后来居上的一次机遇。作为档案管理者，我们应着力于传统档案馆向数字档案馆的转型建设。

结语

随着我国经济和科技的快速发展，地质档案信息化的趋势越来越明显，要想使得地质档案信息化在实践的过程当中越来越顺利，那么我们就要加强这方面人才的培养，使得档案信息管理具有一定的标准，而且在相关软件的开发上还要注重档案管理软件的的实用性。一方面，这样能够响应国家与时俱进的号召；另一方面，也能够提升相关单位的工作效率。

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