建筑工程的资料归档和管理毛秀梅

建筑工程的资料归档和管理毛秀梅

毛秀梅

抚宁中石油昆仑燃气有限公司河北秦皇岛066000

摘要：在建筑工程中，档案管理是非常重要的一项内容，而且建筑工程中的档案包含建筑工程施工过程中的所有作业内容，对于建筑工程后期的施工有着重要的借鉴作用，而且建筑工程档案管理也是建筑工程项目管理中的重要一部分，档案的管理质量也会影响到建筑工程的施工质量。对于档案的管理需要不断完善管理的手段和技术。本文将从建筑工程档案管理的现状和存在的问题方面进行分析，提出相应的措施。

关键词：建筑资料；归档；管理

引言

随着社会的进步，国家对设施建设方面不断加大投入，对项目工程的质量要求更加规范严格。建筑工程资料的归档和管理是施工单位在项目开始、运作和结束过程中做好管理工作的基础，对于建筑工程质量有一定的保证作用，但是现在目前不少项目工程中忽视档案归档管理工作，对于建筑工程的开展有着不利作用，所以工程资料归档是建设施工单位必须正视并规范的问题。

1建筑工程资料管理的重要性

建筑工程资料是一个多方面的统筹概念，内容囊括了工程早期准备阶段有关的报验报审资料和审批资料；工程施工建设阶段现场的施工质量资料；工程建设完成步入竣工验收环节的竣工验收资料，因此其资料管理具有收集面广、工作量大的显著特点。施工资料应真实、实际地反映出最原始的设计图纸、施工纺织设计和专业工程专项施工方案，以确保建筑实物与设计图纸相符合，过程真实记录、现场切实反映，在建筑工程项目造价、施工建设质量安全、工程施工进度等管理中，施工资料管理是项目现场技术管理的重要组成部分，是施工质量及施工过程、现象状况的真实依据，贯穿于工程建设整个生命周期，工程管理人员应充分认识到其资料管理的重要性，进一步强化施工资料管理。

2建筑工程档案管理的现状

我国建设部下发了《建筑工程文件档案整理规划》等的行业标准，对施工企业的档案管理信息化建设提出了更高的要求，而且对于建筑工程档案管理提供了相应的参考规范，促进建筑工程档案管理的全面、协调发展，建立相应的档案管理工作体制，为档案管理提供一定的保障。当前随着项目工程建设的不断发展，建筑工程档案管理的数量越来越多，档案管理的信息化建设也在不断发展，档案管理工作也在探索新的管理方式，充分利用数据库技术，实现对工程建设档案的录入、浏览和检索，实现对档案的全过程管理，利用现代化的计算机技术实现对档案的管理，我国当前建筑工程信息化建设不断发展，建筑工程档案所需的数据库比较大，档案信息相对比较分散，很难实现规范化和统一化的管理，不能满足经济发展的需求，而且档案信息化管理过程中缺乏一定的目标，对档案管理的随意性比较大，导致档案发展缓慢。

3完善建筑工程资料管理的措施

3.1施工资料整理应认真仔细，确保工程资料的真实性和准确性

资料的整理必须实事求是、客观准确，真实性是做好工程技术资料的灵魂，准确性是做好工程技术资料的核心。必须坚决避免对原始记录采用后续造假的做法，不能为了取得较高的工程质量等级和更高利润而歪曲事实，一旦建筑工程出了质量问题，不仅不能作为技术资料使用，反而造成工程资料混乱，影响更加严重恶劣。

3.2施工现场资料及时记录、收集、整理、汇总

工程资料中施工现场资料是其重要组成部分，由于地域的局限性，一旦完成收集，应及时整理、归档，保证录入资料的时效性，避免资料丢失，为后期工程验收提供出可靠、准确的依据信息。而在分类施工管理资料时，为避免编号、汇总混乱等显著问题，现场工程资料应分门别类，有效分序，总结以往资料分类规范要求，一般分为A（施工设计、质量计划）、B（施工技术管理）、C（工程资料保证）、D（质量验收资料）4册，避免混乱造成重新划分、整理的现象。

3.3实行工程资料员专业化

目前，很多单位不重视资料的管理工作，特别是一些小建筑施工单位资质和“个人承包”、“挂靠”项目，由于资金不足或为节省开支，没有专职资料员，更多是其他工种兼职资料员这一岗位。由于没有专业资料员的知识水平，导致资料管理工作下降，不仅影响工程进度，还有可能给工程造成重大隐患，工程资料会出现不完整、不规范、不真实的情况，资料质量也随之下降。对于一些大型的工程项目，如城市地标大楼、特大型桥梁隧道等，生产周期长，涉及门类多，工程存在一包二包甚至多层承包的模式，资料管理工作更易出现差错。

3.4加强对建筑工程档案管理的质量

建筑工程中的档案对于建筑工程以后的发展有着重要的借鉴作用，建筑工程的档案管理需要严格按照工程建筑行业中档案管理的需求，注重对档案的收集、整理工作，要能够充分提升建筑工程档案管理的质量，为后期档案的归档奠定良好的基础。例如，建筑工程在竣工之后，都会有工程竣工图纸，竣工图也是对项目工程建设的实际反映，是工程项目建设中的重要内容，因此，对于竣工图的验收和整理也是档案管理中的重要一部分。就需要相关的资料管理人员及时做好对档案的归档收集和整理，做好对相关检测报告的盖章和整理。检验部门需要对竣工图纸的相关技术性资料进行整理归档，填写好归档的清单，资料管理人员进行编目保存。其中主要包括施工环节和后期工程竣工环节的档案管理，有工程建设过程中相关的文字、图纸等资料等。

3.5细化工程管理资料分类工作

在开展工程资料管理工作时，应该尽量细化工程资料分类，这样有利于工程资料的收集和管理，避免遗漏问题的发生。工程资料可按照基建文件、监理资料、施工资料和竣工图纸为区分，并进行资料的分类存放，避免工程资料的混淆，有利于日后资料文件的提取和工程数据的查看。此外，为了避免缺页少页现象，应及时装订存档。

3.6严格进行工程资料的填写和保管工作

工程资料的填写需要进行严格规范，要统一采用黑色碳素笔进行文件的填写，不得随意涂改，不得出现代签现象；对于质检资料、工程材料清单等重要文件，一定要保证资料签收的准确性，签字人员出示证件需用原件，从而确保日后工程项目检查和核算时不会出现任何问题。应设置单独的档案室，有专职档案员，及时做好组卷、归档工作。要有健全的资料保管制度和借阅制度，档案柜要有防尘、防潮、防高温的措施。使档案有更长的寿命，能够供我们更好的查阅。

3.7建立健全工程资料管理相关机制

工程资料编制是一个纷繁复杂的过程，一旦构建成会成为工程质量、施工质量的信息依据，为保障竣工资料质量，各企业各层次部门应建立健全资料管理制度和机制，明确资料员职责，改变其地位低的现状；根据项目特点构建起不同层次资料管理者的管理权限，形成科学、规范的资料管理流程；完善资料管理者晋升机制，以激发其工作积极性，更加重视日常工作；资料收集、汇总等工作形成标准的制度。

结语

综上所述，建筑工程档案管理是对建筑工程发展的重要记录，对于建筑工程以后的建造有着很大的借鉴作用，做好建筑工程的档案管理工作需要专业的人员进行管理。认识到档案管理的重要性，学习先进的信息技术管理手段，提高档案管理人员的责任意识，认识到档案管理的重要性，将各种先进的管理理念和管理方法应用到档案管理中，提高建筑工程档案管理的水平。

参考文献

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[4]王聪,臧迅.浅析建筑工程资料管理问题[J].商业文化月刊,2012(12).