新时期关于加强社会保险档案管理的几点思考

新时期关于加强社会保险档案管理的几点思考

张勃

菏泽市成武县企业社会保险事业处

摘要：社会保险业务档案是指社保经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录，它可以全面反映参保人履行缴费义务、享受社保待遇等真实情况。随着社会保障制度改革的不断深化，保障范围的越来越广，如何做好社会保险档案管理工作，已成为社保部门的一项重要任务。

关键词：社保档案;档案管理;社会保障

一、充分认识社保档案管理的重要作用

（一）加强社保档案管理，是完善社保体系的支撑条件。随着社保事业的全面发展，以及社保覆盖面的不断扩大，社保业务档案资料不断增加。习近平总书记在党的十九大报告中，强调要坚持全覆盖、保基本、多层次、可持续方针，加强城乡社会保障体系建设。这就需要将社会保障覆盖全部人群，由此产生的相应的业务档案资料数量将更加庞大。如果不对这些原始的数据资料加以归类整理，确保其完整准确，整个社会保障工作就会失去数据支撑，社保体系的完善将成为空中楼阁。

（二）加强社保档案管理，是搞好社保业务的内在需求。档案的规范有序是做好社保工作的前置条件。档案的管理，主要包括相关资料的收集、整理、归档和利用。这一系列的过程，实际上是对业务工作进行有序梳理和归纳，是对已完成的业务工作进行回顾和总结，是对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。而由此产生的图表和统计数据，既是反映社保事业发展的宝贵资料和重要的历史凭证，又可以为决策者科学决策提供及时准确的服务，反过来从更大的层面上推动社保业务的顺利开展。

（三）加强社保档案管理，是保障参保人权益的重要体现。社保档案作为一种重要的民生档案，是对参保单位和个人权益的真实记录，是确保参保者享受相应待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件。社保档案管理的好坏，档案资料的安全完整与否，直接关系到每个人的切身利益。随着市场经济的深入发展，人员流动尤其是跨区域流动日益频繁，给社保档案的衔接工作带来了新的难题和新的挑战，因此必须花更多气力，重视和加强对社保档案的管理。

二、当前社保档案管理工作存在的问题

（一）思想重视程度不够。由于社会保障档案数量巨大，工作环节繁琐，加之有关领导的不重视，对社会保障档案的管理缺少相应的软硬件投入，人员配备、经费不到位的情况在各地普遍存在，有些部门没有专门的档案室，保管条件差，该归档的没有归档，档案随意保存、丢失的情况比较突出。投入的不足，直接制约了档案管理手段的有效提升。

（二）标准规范存在缺位。与机关档案相比，社会保障档案管理最大的缺点在于缺乏国家统一标准。近年来，虽然各地在积极探索社保档案管理的路径和方法，并形成了一些好的做法和经验，如有的地市制定公布了医疗保险档案管理办法。但由于缺乏全国层面的社保業务档案管理规定，致使各地在业务档案管理方面没有标准和规范，管理水平也参差不齐，影响到社保事业的可持续发展。

（三）管理机制不够完善。社会保障档案涉及面宽泛，牵扯到多个职能部门，在缺乏统一的协调机制下，档案在事实上形成了多头管理问题，各部门之间信息沟通困难，且管理方法各异，没有一个完整的档案信息中心能够查询到一个人的全部社会保障档案信息，提供优质高效的服务也就无从谈起。

三、加强和完善社保档案管理的意见建议

（一）加强社保档案规范化管理。对社会保障档案的形成、整理、保管、利用各工作环节的研究，实现各环节的无缝衔接，制定操作性强、科学统一的社会保障档案管理规范，努力促进社会保障档案信息资源的整合与共享，提高社会保障档案的管理效率，使其成为开展社会保障工作的有力工具。进一步加大对社会保障档案工作的重视程度，积极争取各级党委政府对社会保障档案工作的支持，加大资金及人力投入，切实解决社会保障档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等实际问题，为建设和完善社会保障档案工作创造良好氛围和有利条件。

（二）加强社保档案人性化管理。紧贴放管服和“一次办好”改革的要求，坚持以人为本的服务理念，本着该管的管好管到位、该放的放足放到底的原则，最大限度地简化手续和档案材料，努力开创新的管理模式。理顺社保工作管理机制，尽可能将全部的社保业务，集中在一个职能单位完成，即实现各项社会保障工作档案的统一管理，推行一窗受理、一链办结、一条龙式的服务模式，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，给参保人正当权益的实现提供尽可能便利的通道。对必须提供的相关材料，更多采用邮寄、扫描、传真等便捷方式，用信息跑路代替群众跑腿，努力实现“办事之路越走越短，服务之路越走越远”的目标。

（三）加强社保档案信息化管理。充分利用计算机的网络优势和特点，实现所有社保缴费的网络征收、保费的网络支付，全面掌握社保工作状态，实现无纸化办公，提高工作效率。进一步健全社保信息网建设，让每一个参保人输入自己的社保号就可以查询到相关的社保缴费等情况，轻松完成缴费、支付等环节。引导社保经办机构消除“以前怎么办、规定怎么办”的思维定势，以企业和群众“希望怎么办、盼望怎么办”为出发点，推广“网上咨询、网上受理、网上审核、网上确认”等办理模式，加强电子证照、电子印章应用，畅通网上经办渠道，拓宽网上服务内容。加强与公安、民政等部门的信息资源共享，满足社会各方面对社保档案管理和利用的合理需求，共同推动社保体系建设。

[小结]加强新形势下社会保险档案管理有利于促进社保体系改革，同时也是社会保险事业发展的需求。总而言之，在完善社会保障体系中，社保档案管理必须加强科学规划，不断提高社会保险档案管理的合法性、规范性，充分发挥社会保险档案资源的作用，推动社保事业健康有序发展。

参考文献：

[1]沈加琴.浅谈新形势下如何做好社会养老保险业务档案管理工作[J].档案与建设，2013（8）：73

[2]王春红.浅析如何做好社会劳动保险业务档案管理工作[J].现代经济信息，2015（4）：117

[3]王庆悦.做好社会保险档案管理工作的思考[J].山东档案，2015（03）：20