浅谈中学档案的管理与服务

浅谈中学档案的管理与服务

李红梅

李红梅山东省齐河县第一中学251100

中学档案管理是学校管理的一个重要内容，学校在教学、教研、科研管理等各项活动中形成的大量档案资料已成为学校发展壮大的重要信息资源。随着社会的发展和时代的进步，学校档案资料的种类和数量也变得庞大起来，使得档案管理工作变得越来越复杂。如何管好用好学校档案信息资源，是学校未来发展的需要，更是学校档案管理亟待研究解决的重要课题。

一、加强法制观念，充分认识档案在学校发展中的重要性。

当今知识爆炸、市场竞争、信息大战等具有时代特征的各种社会现象比比皆是，学校的竞争说到底是人才的竞争、信息的竞争。学校档案作为一种重要的信息资源，在学校中必然会体现出极其重要的价值。因此作为档案管理部门和档案工作者就要增强法制意识，必须清醒地认识到学校档案管理和应用在学校发展中的重要性和必要性，依法进行管理和应用好学校档案，把做好档案管理工作和学校的教研、学校的发展有机地结合起来，从而更好地发挥档案信息资源的效能，为学校发展提供有效的服务，通过档案管理促进学校发展。为此，档案管理部门和档案工作者必须强化自身的档案法制意识和依法管理意识，并依据法律法规进行管理和试用，为档案事业发展营造良好的法制环境。《中华人民共和国档案法》第十六条规定：“集体所有制的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。”就是说凡对国家、社会和学校具有保存价值，关系到国家、民族和学校利益的档案材料，其所有者都有妥善保管的责任和义务。因此档案管理部门和人员有对这些档案进行执法监督和强化管理的权利，从而增强学校依法管理、合理利用各类档案的积极性和自觉性。

二、增强服务意识，不断提高档案在学校教学和发展过程中的运用。

档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的档案工作者既要有扎扎实实的业务功底又要有较强的管理能力和服务意识。学校档案的科学管理必须依照档案管理技术规范标准进行，档案管理部门和人员要改进工作作风，强化服务意识，提供有效服务，为学校的工作排忧解难。实践证明，学校档案只有科学规范地管理，才能为学校各项工作提供及时有效的服务。档案管理部门和人员提供有效服务要从实际出发，积极探索新路子、新方法，可以从以下几个方面入手：

1.根据学校档案管理工作的特点及时收集整理各类资料，作好建档工作。

2.增强学校员工的档案意识，普及档案知识。

3.积极与档案行政部门进行沟通联系，主动请教，主动进行档案业务咨询。

学校档案记载了教师、职工、学生各个不同层面的活动过程，内容涵盖了学校发展过程中教学、育人、科研、服务社会诸多方面的工作，是学校工作不可缺少的一个组成部分，也是学校基础性建设工作之一，档案工作要围绕学校的中心工作和学校需求，主动、及时地提供有效服务，在服务中求发展。要牢固树立建档为学校教育服务的宗旨，自觉把档案看成学校管理的重要组成部分，建立有利于学校发展的档案资料，通过学校档案的建立、规范和应用，更好地促进学校教学的发展，使学校档案逐步走上标准化、规范化的轨道。

三、强化档案管理，为学校科学健康发展服务。

学校档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，通过管理和提供档案信息为学校各项工作服务，为广大教职工服务，为学校发展服务。学校档案工作面广、量大、门类较多，人事档案、文书档案、会计档案、基建档案、教学教研档案、学生学籍档案等样样俱全。要作好这些档案的收集、整理、归档、利用工作，必须有一系列的规章制度做保障，要明确学校各个部门、各业务人员的责任和义务，明确各个不同时期档案工作的侧重点，明确档案材料收集归档的范围，才能建立起一个档案工作的良好基础。学校档案工作要跟上学校发展的步伐，档案工作者首先要从档案工作实际出发，更新服务观念，对以往传统的“你查我找”的单一模式的坐等服务方式进行改进，做到学校各项工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里、服务到哪里。只有不断拓展服务领域，创新服务机制，增强服务效果，档案工作才能始终保持旺盛的生机和活力。这就要求档案工作者始终坚持解放思想、实事求是、与时俱进，着眼新的实践和新的发展，不断提高开拓创新能力，以自己的不懈付出和档案工作独到的功能在学校各项工作中发挥越来越重要的作用。

总之，我们要围绕学校的中心工作服务，坚持以科学发展观为指导，转变观念，拓宽视野，不断提高服务能力，积极做好档案管理工作，使档案事业更好地为学校各项工作服务，为全面建设小康社会、培养高素质人才提供更多更好的智力支持。