住房保障档案信息化管理工作及其完善措施探讨

住房保障档案信息化管理工作及其完善措施探讨

南连丽

平邑县住房保障中心山东省临沂市273300

摘要：住房保障档案是记录住房保障内容的重要原始材料，也是推进社会保障工作的重要内容。从我国社会保障体系的逐渐完善中，由于人口多、档案资料管理复杂，硬件投入不足、人力管理不到位，导致住房保障档案管理陷入低效狀态。规范化管理，从完善住房保障档案管理体系，确保档案信息准确、完整，实现动态化、实时化管理为目标，着力健全规范化管理机制，促进各类安居工程有序展开。

关键词：住房保障；档案信息化；管理；完善措施

1住房保障档案信息化管理的必要性

现在的住房保障管理范围是非常广的，因为在保障性住房的管理过程中，需要民政部门进行相关的协调工作，以此来保证保障性住房的规范性。在保障性住房的管理过程中，由于管理工作相对来说比较复杂，而且保障性住房的覆盖面比较广，因此我们在进行住房保障的管理过程中，一定要制定好相关的管理制度，一个行之有效的管理方法能够提高住房保障档案的管理力度。在保障性住房的管理过程中，相关的政府部门要对满足相关条件的居民进行审核，确保整个审核的过程符合相关的法律法规的要求。享受保障性住房对象的档案就成了审核过程中必要的审核手续。在以往的档案的管理过程中，都以纸质版的形式存在，这就给了不法分子对于档案进行篡改的机会。而且纸质档案在进行审核的过程中效率非常的低，审核的过程非常的长，因此我们在进行保障性住房的审核过程中应该加强对于审核平台的优化，提高审核的效率。

2住房保障档案管理现状及存在的问题

2.1对保障性住房信息的关注度不足

住房档案管理中的不足之一表现在重商品房档案轻住房保障档案。虽然住房保障档案信息的使用率以及对信息的投入效益比例，对社会的经济利益等均没有商品房产权信息多，但是对于城市中低收入家庭来说，住房保障档案信息却是影响整个家庭权益的重要依据。全面、充足的住房保障信息可以促进社会的和谐稳定，并且在城市的建设规划中，保障性住房资料也是影响决策的重要依据。但是目前我国很多地区对住房保障档案信息的社会意义认识不够，对保障性住房信息的关注和管理均处于初级的实物管理阶段。

2.2缺乏安全性和系统性

建立安全性住房档案信息化管理体系必须强化安全性，避免其软件系统和硬件遭受病毒侵害和人为破坏，对住房档案数据进行保密，确保系统的安全运行。并且住房档案管理部门应对不同用户使用权限进行严格控制，对于核心、机密的住房档案数据，采用分散使用、集中管理的方法，所有用户在访问住房档案信息管理系统时都需向管理部门申请。另外，我国住房行业快速发展，各个地区房产交易越来越火爆，这使得对于住房档案的查阅需求也不断增多。因此住房档案管理系统应实现易操作、方便、准确和快捷性，从而满足日常的住房档案资料查阅要求。

2.3住房保障档案管理体系有失健全

住房保障政策由国务院办公厅发布，而对于不同地区不同城市对此政策的落实还缺乏有效的衔接机制以及统一的管理体制。住房保障档案管理作为地区住房档案管理的重要组成部分，应该具有专门的组织机构。但是在实际的档案管理中，部分城市和部门并未设置专门的住房保障档案管理机构，而是选择其他部门代为管理此部分工作。这种混乱的管理模式不仅会降低工作效率，而且经常出现工作推脱、责任推诿现象，十分不利于住房保障部门的工作执行。

2.4住房保障档案管理制度不规范

住房保障档案管理制度上的不规范导致档案管理业务的薄弱。其主要表现为住房保障档案管理制度的建设与大规模保障性住房兴建的步调不一致。另一方面，对各类申请对象的建档缺乏具体化、系统化的分类和标准，从而导致空白档案以及死档的存在。档案信息缺乏整理而无法被高效运用，结果造成档案的积压或保存不当。

3推进住房保障档案信息化管理的措施

3.1实现住房保障档案建设数字化

住房保障档案建设数字化是实行档案信息化管理的首要前提，对档案管理各个过程中包含的相关材料、各项证明、各层审批及表格资料的管理也都进行数字化处理。还可以通过扫描条形码或者二维码的方法，让已经建档的资料迅速收录和查找，让已经入档的资料能够快速的在档案信息管理库中获得查找信息。此外，为规范住房保障档案工作过程的操作和流程，通过运用数字信息高科技手段实现住房保障业务和档案管理有效对接，缩短工作流程，实现可视化办公。最后，住房保障档案录入信息等各种材料提交，可以通过扫描方式将信息快速录入到档案管理信息管理系统中来，其中，申请对象的证明材料包括身份证、户口簿、婚姻证、房产证、收入财产证明等，各类申请材料包括申请表、初审审批表、复审审批表、经济状况核对报告、复核表等都能够迅速录入，不需要业务人员手动输入。大大提高了办事效率，并减少了错误机率。

3.2构建住房保障档案管理体系

从当前住房保障档案管理实际来看，由于归属地区管理，与专门的档案管理部门相比，面对复杂性、批量性档案数据，迫切需要构建完善的住房保障档案管理体系，来提升档案管理效率。同时，在人员管理上，虽然熟悉住房保障流程和业务，但对档案资料的查询、搜集、整合能力不足，特别是在推进国家公共福利事业上，如何在有限的资金供给下，提升住房保障档案的信息化建设水平，需要完善住房保障档案管理体系，为低收入人群提供有效帮助，减少住房冲突问题。

3.3优化业务管理流程

根据目前住房保障业务管理的需求，目前的业务流程进行了一定的调整。新型的档案管理和业务管理相结合的方式，不仅凸显了档案管理的重要性，更有助于档案管理融入到业务流程中来，更能有效地开展具体的业务管理，可以说整个业务管理流程离不开档案管理。住房保障部门是整个管理流程的源头，也是数据产生的开端，通过对材料的采集和录入，要对所有纸质版档案录入为电子信息然后传输到数据库中。档案数据库中的信息一般由档案条目数据库和影响数据库两个方面组成，这两类信息都是通过先进的信息化手段转化完成的，然后再通过住房保障管理系统进行调用，完成业务审核工作。

3.4提升档案管理人员的素质水平

档案管理人员是整个住房保障档案管理工作的执行主体，其素质水平的高低对住房保障档案管理工作的效率和质量有着极大影响。若是档案管理人对相关专业知识和技能的掌握不够熟练，就很难对住房保障档案管理工作中的问题进行正确判断和处理，继而影响到住房保障档案管理的顺利进行。因此，相关部门必须要加强对档案管理人员的培训教育，根据住房保障档案管理工作的特征、内容及重点确定培训内容，使档案管理人员能够以更好的状态面对工作问题，使住房保障档案管理更具有实效性。

3.5住房保障档案信息化管理的综合管理系统

数据管理是一个复杂的过程，不仅要求对各项数据进行有效性管理，还要将档案管理和业务流程联系结合起来。为了更好地对住房保障档案进行管理，科学的先进信息技术首选是必不可少的，网络技术的应用尤其是GIS技术的使用使管理体系更加完善，住房档案信息化管理也更完美。由于档案管理信息系统的广泛性特点，高效地提升了住房保障档案信息化管理水平，能够让各项数据得到有效管理，大大缩减办事流程。

4结语

住房保障档案规范化管理，是落实国家保障性住房政策，服务住房保障档案管理工作的有效路径。各地区住房保障档案管理机构，要以住房档案为管理核心，优化管理手段，创新管理方式，狠抓档案管理效率，促进档案工作科学化发展。

参考文献：

[1]马建林.住房保障档案信息化管理工作的探讨[J].赤子（上中旬），2016（16）：185.

[2]邓婉文.住房保障档案管理工作现状与改进策略分析[J].人才资源开发，2016（12）：175-176.

[3]余嘉.住房保障档案管理的问题及对策研究[J].大众科技，2013，15（06）：328-329+233.