电力档案管理工作中常见的问题及措施李瑛

电力档案管理工作中常见的问题及措施李瑛

李瑛

大唐云南发电有限公司云南省昆明市650011

摘要：作为电力企业信息系统的重要组成部门，电力档案在企业信息化建设中起着至关重要的作用。现如今由于企业办公自动化系统的启用，电力档案逐渐成为了企业文件的主导形式。电力档案能够真实的反映出企业的发展过程，同时对于企业的经营成果也有着决定性的影响。因此电力档案管理工作不容忽视，本文通过阐述电力档案管理的重要性，分析其存在的问题，并针对性地提出解决措施。

关键词：电力企业；电力档案管理；存在问题；解决措施

一、电力档案管理的意义

电力档案是电力企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。是电力工业历史发展的真实记录，它信息量大、门类多、涉及范围广，在电力企业生产经营中发挥着重要的作用，是其成长历程的真实写照，发展至今已经成为了电力事业中至关重要的组成部分，电力档案的管理作为捋顺和整理电力档案的关键，更是有着非同寻常的意义，可以说它经营的好坏直接影响电力企业在市场中的核心竞争力。所谓电力企业档案就是电力企业在生产经营活动中最原始的资料记录。一方面，它可以真实的反应出电力企业的发展历程，另一方面还涵盖了大量的科技资源和知识信息，能够达到推动电力企业经济的快速发展的目的，其重要意义可见一斑。基于我国电力企业档案管理的现状，必须秉承科学创新的理念，来推动企业档案管理信息化建设，建立同现代市场经济相适应的管理体制，不断拓展档案工作的新领域，为企业经济的持续发展提供有效的信息保障。

二、电力企业电力档案管理存在的问题

2.1电力档案管理无法实现信息化

实现信息化是目前档案管理工作中的发展终端，更是能够使档案管理效率发生质变的关键，但从目前来讲，电子档案管理的信息化发展相对比较缓慢，主要造成滞后的原因，一方面是档案管理的硬件设备设施配置不齐全，更新程度太慢，特别是计算机的配置，很多时候跟不上软件的更新速度。另一方面就是工程现场的人员，不能根据自己的需求，随时调阅档案的图纸信息。另外，数字化硬件设备的使用效率普遍较低，虽然有的企业有数字化设施的配备，但是档案数据的录入十分有限。档案信息资源没有得到充分地利用，虽然有的企业在档案数字化上作出了很大努力，但企业整体信息资源的网络共享还难以实现。

2.2硬件设施投入不够

在电力企业档案管理工作中，硬件设施起着十分重要的作用。而随着电力企业不断的发展壮大，企业原本的档案管理设备就显得有些陈旧，档案管理库也显得相对狭窄，逐渐不再符合档案保管的标准水平，而这些问题有可能给企业带来某些安全隐患，企业必须对其加以重视。我国电力企业档案管理工作普遍存在硬件设备落后，设备投入不足，例如使用不标准的档案柜，档案库相关安全措施不到位，档案室专用电脑，打印机等不能完全到位，这样一来，企业的档案管理无法达到相关的标准和要求，制约了档案管理工作的发展，也阻碍了档案管理信息化建设的进程。

2.3档案归档不够齐全、管理不够规范

在电力企业中，很多职工对于我国所颁布的《档案法》并不怎么了解，对于档案管理工作也不怎么重视，因此，很多电力企业在档案管理工作上并没有依据《档案法》进行，存在着管理不规范的现象，而档案归档不齐全的程度则随着企业改革的加深而不断加深，如一些企业在改革时由于进行资产重组，项目招标等工作而增加了许多新的档案资料，而对于这些档案资料，档案工作人员对于新型的档案资料并没有充分的了解，因此延缓了资料收集的时间，没有对其进行及时的整理归档，造成档案一楼，最终导致电力企业档案归档不齐全，间接的损害了企业的利益。

三、加强电力企业档案管理工作的有效对策

3.1树立积极进取的发展观念

电力企业不断发展过程中，档案工作在电力企业基础建设、财务管理、投资决策等工作中的运用更加频繁，重要性逐渐凸显。为了满足电力企业发展，满足企业对档案管理的需要，保证档案工作能够与市场经济接轨。在电力企业改革过程中，信息不断增多，档案工作面临严峻考验。所以，必须更新管理观念，采取有效的改革与创新，保证档案工作价值，发挥档案的社会与经济效益。在信息技术高速发展中，应该发挥信息资源优势，充分挖掘电力企业档案工作潜能，积极开拓进去，提升电力企业档案服务性能。

3.2不断提升自身素质

在现代化档案管理要求下，电力企业档案管理人员需要不断地接受培训，提升自己的专业能力，同时通过自学，挖掘自身的潜能。对档案管理人员的要求是：不仅具备丰富的理论知识，同时还应该具有扎实的管理经验，另外也需要具有前瞻性的服务意识。电力企业档案管理工作需要开放自己的思想，以便适应新的环境以及新的形势，对不断出现的问题进行研究、创新。另外，还应该引入先进的现代化管理设备，提升电力企业整体的档案管理水准，促进其向着现代化、智能化的方向发展。在档案管理工作中，必须树立严谨的科研意识，将科研理论及时的运用到实践中，提升整体的业务能力。

3.3增强意识的开放性，创新服务机制

作为电力企业的领导层，必须加强对档案管理工作的重视，同时要求档案工作者树立开放思想，采用多样化的形式，调整开放度，为档案使用者提供更加贴切的服务，为档案利用者创造更加完善的环境，让电力企业档案成为企业、乃至于整个地区的电力行业的档案信息中心。企业应该从创新管理体制，优化管理团队，提升管理服务质量入手，改变传统的管理模式，采用全开放型的科学管理模式，促进企业档案管理工作与企业各项工作有序进行。

3.4完善档案管理制度

建立完善的档案管理制度，是保证档案工作有序进行，确保档案管理工作发挥作用的重要基础。电力企业必须成立档案管理专门机构，同时组建档案鉴定销毁领导小组，建立包括档案立卷、查阅、借阅、保管等在内的管理制度，将档案管理工作纳入到电力企业管理中的日常工作日程中。同时，应该树立资源共享意识，摒弃传统的档案观念，为了满足社会各个行业、层次的需求，可以鼓励档案系统内部进行有效的信息合作，实行信息资源整体化、网络化，提升资源共享性，保证档案资源作用的发挥。

3.5加大软硬件设备的投入

在针对加快档案管理工作信息化进程的问题上：①要挣脱传统管理模式的桎梏，依托信息化平台，加强电子档案的应用于管理。在实际工作中，应结合企业自身情况，加强计算机软硬件的建设，及时更新设备，选择使用具有较强实力及丰富经验的计算机软件开发企业开发的电力档案管信息系统软件，加快档案信息的开发利用使电力档案管理的数字化得到广泛应用。②根据企业现有档案库房情况进行更新改造，构建一个宽敞、明亮的库房，严格按照相关规范要求做好库房的防火、防潮、防盗工作，选取标准的档案柜，确保档案安全。在现代化发展背景下，还应为档案管理工作配备先进的计算机设备，如：电脑、打印机、数码相机/摄像机、刻录机等等，以实现对各种形式的电子档案的管理，构建完善的信息库，供电力企业相关人员检索、翻阅。

结语

在明确档案管理工作重要性的基础上，只要尽力加强对于电子档案管理工作的重视程度，尽快完善相关的体制，将先进的现代化手段运用到档案管理中去，脚踏实地、求真务实，终有一天会在电子档案管理工作中得到回报。

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