事业单位办公室档案日常管理与应用

事业单位办公室档案日常管理与应用

黎银珍

钦州市建筑工程质量检测中心广西钦州535000

摘要：现阶段科学技术不断发展，带动着各个领域进入互联网时代，也改变了各领域传统的办公模式。互联网时代最大的特点为“大数据”，这一点对于档案管理的影响尤为明显，近些年事业单位档案管理工作的重要性逐渐为人们所了解，因此各个专家学者纷纷探讨事业单位办公室档案日常管理的改进策略，在这一背景下，笔者对其发展价值进行了分析，并且根据分析结果提出档案管理工作的创新策略，希望能够为事业单位办公室档案日常管理工作的顺利进行提供一定的参考。

关键词：事业单位；办公室；档案；日常管理

档案管理的终极目标是向使用者快速提供有效信息，在这个数据爆炸的时代，档案管理工作的意义与其传统意义存在着较大的不同，在发达国家互联网共享办公方式的影响下，我国对档案管理的作用进行了宣传和普及，虽然在档案管理工作重要性的宣传下，各个企业单位已经能够认识到进行办公室档案管理的重要性，但是由于刚刚起步，因此实际的工作过程当中依然存在着较大的不足，需要加以改进。

一、办公室档案日常管理的主要内容

（一）档案收集工作

档案整理的前提是档案的收集，传统的档案收集工作的进行主要是依靠基层档案工作人员的移交，但是现阶段企业的档案管理相关人员应当改变被动的工作方式，深入事业单位的一线进行档案信息的收集，并且结合相应的部门进行信息的捕捉和整理工作。与传统的档案管理工作不同，现阶段的档案管理利用大数据技术，可以进行档案信息的盘活，实行技术辅助人力的形式，充分发挥档案信息资源的利用与开发。

（二）档案整理工作

事业单位的档案管理工作之所以复杂，是因为其涉及到的档案类型过多，因此为管理工作带来困难，在这种情况下，档案管理的另一个工作内容便有所体现，即档案整理工作。由于现阶段档案数据存储格式多样，因此影响档案数字化建设的质量，档案管理工作的主要内容就是将各种零散状态的档案文件转变为系统状态。

（三）档案鉴定工作

档案分为多种类型，在不同的领域当中又有着不同的规定，因此鉴定档案的价值以及寿命也是档案管理人员一项重要的工作。

（四）档案保管工作

档案的保管工作是保护档案安全的一个工作环节。科学技术的发展为档案的管理工作提供了新的手段，传统的档案管理工作主要依靠人力进行，因此由于此方面人才的稀缺以及管理人员的专业素质不强等因素的存在，造成了档案信息开发工作的不到位。大数据时代的档案处理速度与传统传统档案工作处理速度相比，具有绝对的领先优势，原因为大数据时代可以依靠高超的科技手段和人工处理并行的处理方式，这种方式极大的提升了数据处理的速度。

二、事业单位办公室档案日常管理中存在的不足

（一）管理、工作人员对档案管理工作的重视程度不足

互联网的普及造就了信息处理方式的变化，因此企业的档案工作也较从前存在着较大的不同，但是就事业单位办公室档案管理的现状而言，大多数管理人员还抱着只要做到档案信息不泄露、档案不丢失，就算做好了档案日常管理的工作态度进行工作。

（二）档案管理相关规章制度不建全

使用计算机代替人工进行工作是一项极大的便利，但与此同时也带来其他问题，需要得到进一步的解决，比如人类使用互联网所制造的大量数据信息。据此现象，事业单位档案管理的范围再一次扩大，大量的重要信息包含在浩瀚的数据海洋当中，推动着我国事业单位档案管理工作的革新，继续使用传统的规章制度进行管理显然已经不能够满足如今的事业单位办公室档案管理工作的需要。

（三）档案管理人员素质能力不高

由于事业单位的办公室档案管理所涉及到的内容较多，因此要求相关管理人员具备专业素质与个人能力，但是现阶段我国的档案管理人才资源明显不足，这也就导致档案管理的专业性与科学性不能够得到保证。在这种情况下，办公室档案管理难免不遭遇混乱的状态，也无法有序的开展。除此之外，个别档案管理人员的思想态度不端正，对待档案管理工作不认真，也导致档案管理效果不高。

三、事业单位办公室档案的日常管理与应用策略

（一）提高工作人员对档案管理的重视

对于任何一个企业来说，一项工作得以圆满完成的基础都是员工思想上正确认识的结果，针对以“只要做到档案信息不泄露、档案不丢失，就算做好了档案日常管理的工作”的态度进行工作的员工，必须要对其进行思想教育，保证其充分的认识到档案管理的重要性。

（三）完善档案管理相关规章制度

对事业单位办公室档案日常管理相关规章制度进行改革十分具有必要性，这种必要性可以体现在两个不同的层面，其具体为：第一，事业单位档案管理的改革已经势在必行，这主要是由于档案管理在当今社会的作用愈发明显，而传统的档案管理模式已经不能够适应时代的发展，因此档案管理模式的改革已经处于“正在进行时”，相对而言，事业单位档案管理的相关规章制度就要随之做出改变；第二，任何一个领域在发展中达到平衡的最佳途径都是得到了法律层面的支持，想要营造一个紧跟时代步伐的档案管理模式，就必须进行档案管理模式与体制的改革。除此之外，还要加强对档案管理相关工作人员的管理与监督，以此避免其他的不规范管理行为的出现。

（四）对管理手段加以创新

想要实现档案管理的有序进行，要从企业档案管理的手段入手，探究其与社会发展之间的动态关系，只有针对企业自身情况进行制定针对化的创新管理手段，保证其科学合理，能够适应企业的未来长期稳定发展，才能够在市场竞争愈发激烈的今天，为事业单位的发展提供更好的服务。

（五）提升档案管理人员的专业素质

事业单位办公室档案日常管理的质量与相关工作人员的专业素质有着密切的联系，因此工作人员应当不断的提升自身的专业能力，具体进行专业素质提升的途径主要有以下两个：首先，从档案管理人员自身出发，应当通过自我学习等方式进行档案管理知识结构的完善，与此同时，从事业单位的角度来说，应当对工作人员进行合理的培训，在档案管理人员培养计划方面也应当予以重视，以此来促进办公室档案管理工作的有序进行。

结束语：现阶段，办公室档案管理工作在事业单位的发展过程当中所处的重要地位逐渐彰显，为了保证该项工作科学合理的进行，我国事业单位在这一形势下应更加注重该项能力的提升，从创新管理意识、提升工作人员专业素质以及完善相关法律法规等多方面入手提升自身的办公室档案管理水平。

参考文献：

[1]于兴珍.开展信息化建设强化事业单位档案管理[J].才智,2011年30期

[2]朱琳.基于信息技术视角下的事业单位档案管理分析[J].办公室业务,2011年10期

[3]穆欣.事业单位办公室档案日常管理与应用[J].价值工程,2010年07期