分析提升企业工程档案管理水平的建议

分析提升企业工程档案管理水平的建议

张梦萦

克拉玛依市城市建设投资发展有限责任公司新疆克拉玛依834000

摘要：工程档案管理对建筑施工有着重要的意义，建筑单位应当提高对工程档案管理工作的高度重视，针对其中存在的问题要进行深入的分析和探讨，提高管理人员的管理意识，完善工程档案管理制度，提高档案汇总质量，对工程的前期准备阶段、施工阶段和验收阶段都要进行专业的档案管理，国家应该普及档案管理人才的培养，提高我国工程档案管理工作的质量，保证建筑施工的顺利进行，从而提高我国的建筑水平。

关键词：工程档案；管理工作；存在问题；提升建议

引言

企业工程管理档案属于企业的内部财富，科学地利用可以对企业今后的发展起到积极的促进作用。实践表明，越来越多的企业开始重视工程档案的作用，并从中为今后的工作发展找到了新的启发与思路。因此，建立完善的档案管理制度，加强档案管理队伍建设，提升对现代化技术手段的运用以不断提升企业工程档案管理水平是企业应该重点深思的课题。

1建设工程档案管理的重要性及其社会价值

建设工程档案资料形成主要发生在工程建设过程中，常以文字、图像、表格或声音等形式进行记录，极具存储价值。但随着建设项目的逐渐增加，有价值的工程资料也不断增多。工程施工前期的资料包含计划任务书、上级批准文件、实地勘察文件、招投标文件、设计文本及施工合同、施工图等；工程施工过程中所产生的资料主要有施工资料、质量监督材料与竣工验收资料；竣工后还会涉及项目验收材料、竣工图纸和工程结算材料等。这些工程档案中记载了项目建设整个过程的方方面面，是最具真实性的文献资料，其对确保工程质量与开展后期维护工作有着必不可少的作用。目前我国各个行业所进行的档案管理工作都有其自身固有的社会属性，并且已形成国家相关部门重要的管理制度。无论是企业还是个人，对工作核心资料进行归档管理都是十分重要的，档案管理工作能将社会价值完美展现，而相关工作人员也需从根本上对档案管理工作的社会价值给予充分重视。

2工程档案管理工作中存在的问题

2.1缺乏管理意识

虽然很多建筑单位设立了档案管理机构，拥有档案管理人员，但是工程档案管理人员的能力明显不足，不能够对建筑工程提出科学合理的有效意见。并且工程档案的类型本就多种多样，没有统一的标准，各部门只能将自己部门的资料进行汇总，十分不利于工程档案管理。建设施工单位对工程档案管理工作缺乏足够的重视，在施工中，环节多、任务重，需要处理的工作特别多，很多时候忽略了档案管理工作，只能在工程快要结束是去补充缺失的档案，这样的工程档案缺乏真实性并且不够完整，降低了工程档案管理的作用。

2.2缺乏完善的管理制度

完善的工程管理制度是工程顺利进行的保障，目前，大多数建筑单位没有合理的进行设置档案管理部门，管理制度也是十分的不完善，有一些建筑单位虽然设立了档案工程档案管理制度，但是得不到落实，实际施工中还是会出现工程档案整理的不够及时、档案缺失等问题，影响了档案的真实性和完整性，影响了工程档案管理的价值。

2.3工程档案汇总质量低

工程档案管理要求档案的记录要根据施工的节奏进行记录，将记录的资料按照工程档案管理人员的协调下进行汇总整理并归档。一定要在施工的过程中严格的进行资料整理，忽略了其中的某一个过程都会影响的资料的准确性，甚至导致资料的缺失。在以前的档案管理工作中，并没有专门的档案管理人员，建筑的资料由建筑单位的各个部门管理，如果中途进行人员调配，资料的交接工作如果做得不够好就会导致资料的缺失，这样的损失是无法补救的。虽然现在建筑单位已经开始意识到工程档案的重要性，但是在工作中有很大的缺点，很多时候都影响了工程档案的质量。

3提升企业工程档案管理水平的建议

3.1不断完善企业工程档案管理制度

完善的制度是提升工作管理水平的基础与保障，要想有效地提升企业工程档案管理工作水平就必须建立明确的工作制度。首先，要不断完善薪酬管理制度。企业工程档案管理是一项工作范围广且内容复杂的工作，故需要在一定程度上提升档案管理工作人员的薪资待遇，这样一方面可以提升档案管理工作者的工作积极性，另一方面也可以吸引更多优秀的高质量人才，最终避免档案管理工作人员的流失与频繁更换，从而为档案管理工作的顺利进行提供保障。其次，要建立明确的责任制度。很多企业对工程档案的管理比较松散，最终造成档案收集不全甚至流失等现象，最终对企业的发展造成不利的影响。因此，企业在档案管理方面应该加强管理力度，对每一个工作岗位制定明确的工作内容，一旦发展工作失误之后能够责任到人，进而提升档案管理工作者的工作意识，避免“混吃混喝”现象的发生，最终促使档案管理工作的不断提升。

3.2加强企业工程档案管理队伍建设

首先，提升工程档案管理工作者的工作意识，组织员工在职培训并让其深刻理解自身工作的重要性，进而不断提升其工作责任意识。加强对档案工作者的工作细节要求，例如在工程的施工图纸、技术细则以及工程效果图等方面的保存提出严格要求，为其树立“档案管理工作无小事”的工作意识，最终为企业培养出一支自我要求高、工作意识强的档案管理专业队伍。其次，提升档案管理者的专业素养。对于档案管理工作确立“专人专项”的制度，避免因临时需要而从其他部门调取人员兼职档案管理的现象。企业对档案管理提出明确的工作要求，要求其对不同类型的档案进行分类、整理、归档，以方便对以往档案的查阅，进而在必要的时候为企业发展提供必要的支持。企业还应该为档案管理工作者提供必要的学习机会，例如外派其到其他企业进行学习或者工作交流，借鉴其先进的工作经验来不断弥补自身的不足之处，最终促使自身专业素养的提升。

3.3提升企业工程档案管理的现代化手段

以往的档案管理单纯以纸为载体，不仅保存难度增加而且工作量也大，而现代科学技术的不断发展，为企业工程档案管理工作提供了极大的便利。首先，树立现代化档案管理理念。要想达到对企业档案的现代化管理，就必须实现管理理念方面的转变。相关档案管理人员在实际工作中应当紧跟时代的步伐，在立足于实际的基础上敢于突破并创新，不断引进科学、先进的管理理念，力求在工作中做到求新、求变。除此之外，档案管理人员还应当改变之前的工作观念，主动挖掘出档案中的有效价值，并发挥出其在促进企业发展过程中应有的作用，最终实现档案管理由被动服务向主动服务以及由消极服务向积极服务的转变。。只有这样，企业工程档案管理工作才算是真正做到现代化。其次，企业应该建立一体化的档案管理平台系统，能够实现通过对档案资料扫描而自动整理、归档。要做到这一点，除了引进不要的先进技术之外，企业还应该加强对自身档案管理者技术能力的培养，这样不仅可以降低档案管理工作人员的工作压力，同时利用计算机技术进行档案保存也能够节省大量的人力、物力进而提升档案管理工作的效率。第三，利用现代科技手段加强对档案的调取、传输。档案管理人员应该对保存的档案按照重要程度进行分级，根据档案的重要等级确立严格的审核制度，一旦审核通过就可以实现档案的在线传输，无需申请人亲自到场领取档案，进而在一定程度上提升了工作效率，这样也可以避免任何人都能够对档案进行随意查阅、调取的现象发生，最终也是为了保障企业财产向外流失。

结束语

综上所述，建筑工程档案管理的优劣与整体工程质量息息相关，二者相辅相成、互为依托。在实际工程建设中，企业应给予档案管理应有的重视，采取科学合理的管理模式，注重员工技能培训，使档案管理效率得到进一步提升。

参考文献

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[2]肖华.浅谈建设工程档案管理的重要性[J].城市建设理论研究（电子版），2015，（5）：1184-1185.

[3]张婷婷.建设工程档案资料管理的重要性[J].卷宗，2018，（9）：11