建设项目工程档案管理信息化探析

建设项目工程档案管理信息化探析

卢健雯

卢健雯

天士力控股集团有限公司

摘要：建设项目工程档案信息化是项目档案管理发展的新方向，也是实现建设项目档案高效利用和信息资源共享的必由之路，更是项目整体信息化建设的重要组成部分。本文首先对建设项目档案做了概述，然后分析了建设项目工程档案信息化管理的必要性，最后详细阐述了建设项目工程档案管理信息化的路径。

关键词：建设项目；档案管理；信息化；安全；共享

一、建设项目档案概述

建设项目档案是从项目提出立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。建设项目档案主要包括基建文件、监理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是建设单位从立项申请并依法进行项目申报、审批、开工、竣工及备案全过程所形成的全部资料。按其性质可分为：立案决策、建设用地、勘察设计、招投标及合同、开工、商务、竣工验收及其他备案文件。监理文件主要是监理单位在工程建设监理过程中形成的监理管理资料、施工监理资料、竣工验收监理资料等向建设单位移交的档案。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料,包括施工技术文件、施工物资资料、施工测量监测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料、竣工图等向建设单位移交的档案。竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。

二、建设项目工程档案信息化管理的必要性

长期以来，受档案保管和利用环境的制约，许多建设单位的工程档案管理基本上处于封闭、半封闭状态，检索手段落后，馆藏逐年递增，但档案利用率却没有同步增长，大量的项目工程档案信息与档案利用率之间存在着巨大落差，可以反复利用的档案信息资源得不到有效的流通与共享，这种状况不但严重影响档案价值的发挥和对现实工作的支撑，而且严重影响了档案工作的作用和地位，不利于建设项目工程档案事业的可持续发展。其问题简单概括为以下两个方面：

（一）建档质量不高

有些档案管理人员对建设工程信息的来龙去脉认识不清，对收集到的材料不能及时进行整理、分类，往往简单装订、随意放置，这样不能保持文件材料的成套性、准确性、系统性，直接影响了档案的内在质量。

（二）纸质档案利用存在弊端

档案的利用是档案工作的最终目的，档案的价值也在一次次的利用中体现出来。一般来说，提供档案利用的方式有三种：第一，以档案原件提供利用；第二，以档案复制件提供利用；第三，根据档案内容编写参考资料提供利用。建设项目工程档案主要以前两种利用方式居多。从建设项目档案现存状况看，由于原件长期提供利用，许多图纸破损严重，且已无其他备份可供复制。有些档案管理人员在整理档案的过程中，考虑到档案的完整性及为避免日后利用过程中的遗失问题，通常把一栋楼的同种图纸用线装订在一起，这样虽然保证了完整性，但是利用起来很不方便，图纸又大又多，给复印带来极大的难度。

三、建设项目工程档案信息化管理的路径

（一）建立健全档案信息化管理行业标准

实现建设项目工程档案信息化、现代化管理要求档案的标准化建设。标准要建立在充分调查研究的基础上，要求具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强。实践证明，虽然文书处理工作的工作任务具有相对的独立性，与档案管理工作的工作任务截然不同，但由于文书是档案来源，所以文书处理人员必须保证公文制发中的标准化、规范化，为档案的标准化、规范化建设做好牢固可靠的基础保障。

做好文书处理工作，首先要使用高质量的公文用纸，统一、规范的幅面尺寸，符合国家的有关规定、标准的排版形式，符合审批要求的公文签发手续。其次，档案管理现代化的基础是先进的技术、严密的分工和广泛的协作。在信息时代，档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准规范，如各种档案交换数据、信息传递、资料共享等，都需要制定和建立各类档案管理标准从而形成档案管理标准体系，进而能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现，遵循标准，推进标准。就单个部门、单位而言,要着重加强档案管理，完善相应工作机构，贯彻工作责任制的落实，注重发挥档案工作的作用，创造有利于档案工作科学发展的条件。具体到建设项目工程档案管理部门，要提高责任意识、增强使命感，建立档案收集、整理、管理和应用等各个环节相应的管理制度，使整个工作制度化、规范化、标准化。

（二）建立有效的计算机信息系统，实现档案归档自动化、馆藏数字化，充分、合理、安全地使用电子档案

在电子档案使用过程中，还应注意到以下问题：

1、电子档案的安全性问题

因为目前电子档案涉及范围扩展迅速，数量也急剧增加，特别是由于计算机网络化的快速发展，随之而来的问题是如何在网络环境下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。

2、电子档案的真实性问题

在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理，相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。另外，数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入数据的完整和准确，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入前对数据进行审核，在数据输入后进行认真校对。

3、电子档案的法律效力是由与其相关的载体来确定的，然而电子档案由于没有固定的载体，因此制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

（三）加大人才培养，优化整体素质

我们要牢固树立“档案工作提高生产力，档案管理科学讲效率”的观念，坚持“人才是第一资源”的管理模式，着力通过培养和引进专业人才，建立一支具有较强学习能力、创新能力的档案管理队伍。只有工作人员具有较高的政治理论水平和政策水平，较强的业务能力，档案管理信息化才能得以顺利发展。

除此之外，一大批具有专业知识和技能，能够以科学的态度、方法和手段从事档案工作的档案人才也是建设项目工程档案管理信息化发展的重要基础。这要求档案管理部门要坚持以人为本，加快培养复合型人才，使人员终身学习的积极性得到充分调动。高素质的档案人才既要熟练掌握和灵活运用档案管理方面的知识，还要跟随时代的发展学习包括计算机基本操作、录入、网络、数据库使用、图像处理、网页制作等内容的计算机技术，有效的保障档案管理信息化水平的提高。

（四）开发辅助决策支持系统和开放档案共享信息

建设项目工程档案信息化的根本目的首先是对基建档案资源深入、广泛地进行开发利用，使建设工程档案利用价值最大限度地提高；其次是使建设工程项目档案管理的基础性地位和作用得以有效提升，在工程建设方面充分发挥基建档案信息带给决策者的辅助决策作用。所以，建立和开放建设项目工程档案共享信息系统，以及开发和应用辅助决策管理系统，是建设项目工程档案信息化的核心工作，但共享的同时必须高度重视授权管理和保密鉴定。

参考文献

[1]郑碧钗.加强档案信息化建设促进档案工作科学发展[J].城建档案，2011(08)

[2]陈莉.档案信息化及网络安全防护的研究[J].企业技术开发，2007(06)

[3]门伟丽.关于加强新形势下档案管理工作的思考[J].科技创业月刊，2010(08)