基于办公环境下的文书档案管理探究

基于办公环境下的文书档案管理探究

魏峰

魏峰

西安市固体废弃物管理处陕西西安710065

摘要：改革开放以来，随着改革开放的深入，我国的经济，科技，军事，政治，文化水平都得到了显著的提升，综合管理水平不断的增加。随着我国社会经济，科学技术水平的高速发展，21世纪的中国正在进入大数据时代，在大数据时代背景下，人们的生活和工作都离不开一些高科技的智能产品，网络技术和信息技术在人们的生活和工作中发展起来。虽然办公自动化环境下文书管理的发展已经有一定的基础，但是再文书管理过程中还存在许多不足。本文主要通过办公自动化环境为基础，找出在办公环境下的文书档案管理中存在的一些问题，并进行简要的分析和研究，给出合理的解决建议，希望对相关的工作部门及人员有帮助，总体上提升办公环境下的文书档案管理工作水平。

关键词：办公环境，文书档案，管理探究，存在问题，解决方法

对于办公室的自动化来说，其主要的方法就是在计算机技术和通信技术的同时支持下结合办公设备的一种新型的办公模式。办公的自动化对于文书档案管理有着非常重要的作用，同时也对传统的文书档案的管理做出了鲜明的对比，是一次非常成功的改革。通过利用办公自动化技术，给公司的文书档案管理带来了很多方便之处，在很大程度上提升了文书档案管理的工作效率。但是，在文书档案管理的过程中，由于存在着管理脱离自动化，工作重点有待转移，文档保密性过低等问题，导致我国的办公自动化中文书档案的管理还有待提高。本文主要针对在文书档案管理中存在的一些不足之处进行简要的分析，给出合理的解决措施，希望对相关部门及工作人员有帮助。

一、办公环境下文书档案管理中存在的一些问题

1.1有些文档管理脱离了自动化系统

在实际的生产工作中，一些中小型事业单位甚至是事业单位在文档管理这一部分，至今还没有纳入办公自动化的系统管理中。由于文档管理没有纳入办公自动化的系统中，文件管理和档案管理是有两个部门分别进行支配和运行，由于有两个部门分别进行管理，造成文书管理和档案管理两者之间缺乏紧密的联系，有些档案的信息质量受到了严重的影响，在一定程度上也不能保证档案信息的真实性和准确性，严重影响了文书档案一体化管理的发展，不仅降低了文档管理的工作效率，而且还降低了整个部门的工作效率。

1.2办公环境下的文书档案的工作重点有待转移

我们都知道，传统的文书档案管理工作主要是以纸质管理为主要的管理方向，在传统的文书档案管理工作中，需要将所有文件的编号，文件的类型进行分析和整理，然后将文件进行归类和归档。和传统的文书档案管理来说，办公自动化的文书档案管理很好的解决了这些繁杂的过程，但是，相关的自动化文书档案管理人员并没有调整好工作的重心，没有将工作的精力完全放在文档内容的检查和真实性的鉴定中，造成文档管理的工作效率值下滑。

1.3文档保密性过低

和传统的文书档案管理相比，自动化的电子文档信息管理可以让文档信息处于持续的动态更新中，因此，就非常容易造成文件无痕迹的修改问题，电子文档的安全性受到了很大危险。由于文档一直处于更新的状态，让文档的稳定性受到了影响。在大数据时代背景下的21世纪，信息技术十分高效和发达，电子文档非常容易被网络的非法技术盗取，面对如此复杂的网络环境，电子文档的信息安全需要我们加以考虑。

1.4信息建设不全面

21世纪的中国正在进入大数据时代，在大数据时代背景下，人们的生活和工作都离不开一些高科技的智能产品，网络技术和信息技术在人们的生活和工作中发展起来。但是，在文书档案管理方面，许多事业单位的文书档案管理依然按照传统的法子进行管理，管理过程繁杂，而且常常出现纰漏。为了更加适应社会的发展趋势，必须加强办公环境下的文书档案信息化建设。

二、办公环境下的文书档案管理策略

2.1文件与档案的统一化管理

在传统的文书档案管理中，文件管理和档案管理分别在两个部门进行管理，造成了一定的局限性和缺点，因此，笔者认为在信息化非常发达的今天，建议文书档案进行统一化的管理。因为文件和档案还有着密不可分的联系，从某个角度来说，档案就是由一份份的文件组成的，文件是组长档案的一部分，档案是文件的归属。但是，两者存在联系的同时也有一定的区别，文件是根据时间的顺序进行整理的，除了有时间规律之外，并没有其他明显的优势和规律，整体来说比较乱。而文档除了有一定的时间顺序之外，还有很好的规整性。在自动化文件档案管理中，文件和档案之间的界限不是很明显，自动化的系统中文件和档案为一体，都是经过有序的排列在整理再保存，不再像传统的管理模式那么复杂，方便相关人员的查找和阅览。

2.2多部门的有机结合

在自动化环境下的文件档案管理中，每一个文件都是单独存在的个体，档案也不再是以整卷为单位，由一个个文件为单位组成。每个文件都有明确的作者，日期，编号，通过将编辑好的文件直接存入档案中，从而不会再对文件进行重新分类和整理，在保存之前就整理出所有的顺序和目录，保存时按照以上的顺序进行管理即可。这种全新的管理模式，叫做电子文件。电子文件的管理工作需要多方面的协调才能完成，不仅需要文档管理部门的配合，还需要文档生产部门和信息技术部门进行协助才能完成工作。

2.3文档更加规范化和标准化

文件档案管理主要包括三个部分，分别是文件的产生，文件的运转处理以及文件的归档。在办公的环境下，电子文件的归档还分为网络归档和纸质文件归档。通过对文书档案进行网络化的管理，可以将文件管理落实到每一个细节当中，让我国档案的管理工作更加的规范化和标准化。

2.4加强档案方面的信息化建设

为了更好的让事业单位进行文书档案管理工作，需要与时俱进，通过紧跟时代步伐，加强档案方面的信息化建设来加强档案的管理工作。在当今的信息化的社会，需要加强事业单位的信息建设的进程，进而建立一种较为科学完备的信息方面的系统以及便捷的信息交流方式使得事业单位在经济方面的发展、科技方面的进步以及事业方面的战略举措的更为科学的制定。随着当前事业单位当中的办公自动化系统以及事业单位管理的信息系统的进一步应用，档案方面的管理系统作为整个系统当中的子模块，它也迈上了一个崭新的台阶。数字化的这一方式的转变向传统的档案方面的管理模式以及理论提出了一系列的挑战，档案方面的信息服务所呈现的作用也日益突显。档案管理作为事业单位的基础管理工作中的组成部分，也应当跟上时代发展进步的步伐，做到与时俱进，并且进一步加强以及不断完善事业单位的档案方面的管理工作，建立信息化形式的档案方面的意识，通过这种方式的采用，制定出更为高效合理的战略规划。

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