试论如何加强城建纸质档案和电子档案的并行管理

试论如何加强城建纸质档案和电子档案的并行管理

张建华

华润置地（深圳）有限公司广东省深圳市518000

摘要：近些年电子信息网络技术迅猛发展，而城建管理档案更是因为其无与伦比的重要性得到了越来越多人的关注。在电子信息网络技术的不断推动下，如何把电子和纸质档案开展合理的档案并行管理举措已经变成了目前人们亟待处理的一个问题。

关键词：城建；纸质档案；电子档案；并行管理

1纸质档案与电子档案

《档案著录规则》中明确提出：档案是国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等实践活动中直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。

1.1纸质档案的概念及优劣势

纸质档案是一种以纸张作为载体的档案，包括公文图纸、电报、账册、证书、书稿等。纸质档案最先产生于中国，由于历史原因，当前主要的档案文献资料都是采用纸质材料作为载体进行保存的，特别是一些机密性较高的机关文件，大多也采用纸质文件存档。

纸质档案的优势在于其具有稳定性、安全性、真实性和完整性。首先，纸质档案相对于电子档案来说具有稳定性和安全性，档案一经形成，其记录的信息就会变为原始记录，被更改的风险更小，安全性更高。其次，纸质档案客观地记录了事件发生的过程和结果，其上有签名或盖有印章，这就保证了纸质档案是具有法律效力的，是真实有效的。纸质档案的不足则在于其保存具有局限性，查阅速度不如电子档案快。大量的纸质文件在存储过程中需占用一定的空间，且还要做好防霉、防潮、防虫等措施。在借阅过程中也要注意文档的保护，避免出现文档损坏现象。

1.2电子档案的概念及其优劣势

电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，且可以被计算机识别的档案。其主要的内容形式多样，如图片、表格、声音、文字等。

电子档案的优势在于其具有存储量大、共享性、实时性、快捷性等特点。电子档案由于使用计算机磁盘等设备作为介质进行存储，因此不会占用很多实际的空间就能存储大量的档案。同时，电子档案以数字化形式存在，突破了时间和空间的限制，扩大了资源的共享范围，使得异地使用成为现实，提高了档案的利用率。同时，档案的查阅变得更为便捷，只需要在电脑上进行操作，需要的档案便可以快速实时地传送到用户手中。电子档案的不足则在于随着信息技术的发展，一些不法分子利用网络漏洞能够远程窃取计算机设备中的机密文件，造成信息的泄露。此外，电子档案较纸质档案更容易被篡改和删除，其安全性和真实性有一定风险。

2纸质档案和电子档案并行管理的必然性

电子档案和纸质档案各有优劣，两者相辅相成，缺一不可。无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化后制成的两套档案，虽然两者在内容方面完全相同，但其载体形式和功能、效力却有较大差异。以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体质小、信息量大、检索迅捷的优势，但其局限性也很明显。如，不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无墨迹书写的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子版可以打印出来盖上章，扫描成pdf，解决了容易被篡改的可能，电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大，寿命短，其影像记录的稳定期限不长。纸质档案虽具有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但有信息容量小、占据空间大、管理检索不便等弱点。因此说，电子文件的原始性成了转化为电子档案的主要障碍，而实行“双套制”收集归档后正好融合了电子文件与纸质文件的优势，既可发挥高效存取和快速检索的功能，又可保证归档文件的原始性和凭证作用。

3城建纸质档案与电子档案并行管理举措

3.1改善基础档案管理体制，创建纸质档案与电子档案通道

目前，城建档案管理机制使用频率较高的是传统档案管理机制，这种情况导致档案管理工作无法顺利进行。为了有效改善该情况，应当从档案管理体制上进行合理的调节。在现实的档案管理机制内容里面，需要健全的是：基础统计标准与信息储存标准、计算机数据库管理等。由于在现代社会发展过程中，电子档案管理自身有着很多的不足，所以在现实使用的时候，电子档案的明确性与真实性统统需要在对应的体制中显示出来。再者，应当建立电子与纸质档案通道，把电子与纸质档案通过文本的形式储存于光盘上。接着借助软件与数据库索引把电子档案和纸质档案相融合，达到档案自动管理与检索的目的。对库存纸质档案，需要把利用率较高的档案变成电子档案，有利于用户使用。

3.2创建新的档案管理模式，同步归档纸质和电子档案同一内容

在信息科学技术发展的时代背景下，城建档案管理应紧跟时代发展的角度，对档案管理进行有效创新及吸收，主动制定出全新的电子档案管理体系，与此同时把纸张当成基本载体，档案管理模式可进行长时间的累积持续拓展。相关工作人员在对管理方式进行优化的时候，大部分管理步骤均可以通过合理使用计算机来展开管理工作，打个比方，整理电子档案，只需要采用计算机就可以进行有效分档了，这样做无需转移文件载体。在现实管理内容方面，电子档案同样需要构成较好的规律，同时开展各个方面的文件组合工作，从而健全电子档案。其次，电子档案因为其本身的不足，对应的法律效力也未能明确，虽一些地方制定了电子档案制度，可是由于工作实况，对同一内容的纸质与电子档案，都需要同步归档，如此做不但可以实现档案的真实性与完整性，还能够解决用户使用网络资源共享的问题，使纸质档案与电子档案互补。

3.3转变档案管理观念，把纸质档案编制成电子档案

现如今很多城建档案管理岗位仍然采用以往的工作者。这部分档案管理工作者已经完全适应了纸质档案管理模式，对于刚刚发展起来的电子档案管理知之甚少，对其的技巧掌握更是微乎其微，如此便使得档案管理工作效率始终停滞不前。要想改变这种现象，城建档案管理部门需要组织档案管理工作人员参加相关培训活动，从而掌握新的档案管理知识与技能，将档案管理工作人员职业素养提高，转变传统档案管理观念，从而树立新的档案管理意识，并且把现代电子档案管理当成是城建档案管理的关键内容。再者，相关档案管理工作者应当在空闲时间学习与电子设备有关的知识和技能，借此将自身的工作能力提高。除此以外，电子档案涉及到了各个方面，所以需要档案管理工作人员有着扎实的基础，充分掌握计算机基础知识。因此，档案管理工作人员应当不断开拓自身的综合素养，从而快速适应新时代档案管理。再来，把已经存在的纸质档案，依据储存与使用等因素的需要构成对应的电子档案，即纸质档案变成电子档案的数字化过程。数字化过程一般有：1）单位接收外来档案以后，对其开展数字化的管理。2）对已经归档的纸质档案应当实行数字化管理，让电子与纸质档案并行。

结束语

总而言之，进行城建档案管理的过程中，我们可以了解到，传统纸质档案的管理与现代化电子档案管理均有着各自的作用和意义。因此，在城建档案管理发展的阶段，应当制定出科学且合理的方案，如此才可以促进城建纸质与电子档案并行管理及发展，进而将档案管理效益大幅度提升。

参考文献

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